Wniosek o urlop

Zacznij od nazwy uprawnienia. Kadry rozliczają każdy dzień wolny z konkretnego przepisu, więc pismo bez wskazanej podstawy wraca do Ciebie z pytaniem, o co właściwie wnosisz. Zasada jest prosta: wolnego udziela pracodawca, a Ty o nie wnioskujesz. Wyjątek to siła wyższa, którą zgłaszasz.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Który urlop Ci przysługuje: mapa uprawnień

• Wypoczynkowy: 20 albo 26 dni rocznie, płatny, art. 152 i 154: wniosek urlopowy, tam też urlop na żądanie.
• Macierzyński i rodzicielski: 20 oraz 41 tygodni na jedno dziecko, z zasiłkiem z ZUS: osobna strona.
• Ojcowski: 2 tygodnie do 12 miesiąca życia dziecka, art. 182(3): wniosek o urlop ojcowski.
• Wychowawczy: do 36 miesięcy, bezpłatny, po 6 miesiącach stażu, art. 186: wniosek o urlop wychowawczy.
• Bezpłatny: za zgodą pracodawcy, bez wynagrodzenia, art. 174: wniosek o urlop bezpłatny.
• Dni na dziecko do 14 lat: 2 dni albo 16 godzin rocznie, płatne, art. 188: wniosek o opiekę nad dzieckiem.
• Na poszukiwanie pracy: 2 albo 3 dni robocze w wypowiedzeniu od pracodawcy, płatne, art. 37: wniosek o urlop na szukanie pracy.

Zostają cztery uprawnienia, które mylą się najczęściej. Dwa weszły do Kodeksu pracy dopiero w 2023 roku, więc starsze poradniki ich nie znają.

Urlop okolicznościowy: ślub, narodziny, pogrzeb

Nazwa myli, bo w Kodeksie pracy takiego urlopu nie znajdziesz. Reguluje go § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Pracodawca jest obowiązany zwolnić Cię od pracy:

• na 2 dni, gdy bierzesz ślub, gdy urodzi Ci się dziecko albo w razie zgonu i pogrzebu małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
• na 1 dzień, gdy ślub bierze Twoje dziecko albo w razie zgonu i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na Twoim utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką.

Te dni są płatne: za czas zwolnienia z § 15 zachowujesz prawo do wynagrodzenia (§ 16 rozporządzenia). Lista jest zamknięta, więc pogrzeb wujka, cioci czy szwagra się w niej nie mieści, chyba że była to osoba na Twoim utrzymaniu. Wolne w takiej sytuacji zależy od dobrej woli pracodawcy.

Urlop opiekuńczy: 5 dni, za które nikt nie zapłaci

Uprawnienie weszło w życie 26 kwietnia 2023 r. razem z ustawą wdrażającą unijną dyrektywę work-life balance (Dz.U. 2023 poz. 641). Art. 173(1) Kodeksu pracy daje Ci 5 dni w roku kalendarzowym na osobistą opiekę lub wsparcie osoby, która potrzebuje ich z poważnych względów medycznych: członka rodziny (syn, córka, matka, ojciec, małżonek) albo osoby mieszkającej z Tobą w tym samym gospodarstwie domowym.

Rzecz przeoczana najczęściej: to wolne jest bezpłatne. Żaden przepis nie przyznaje za nie wynagrodzenia ani zasiłku, co wprost potwierdza Państwowa Inspekcja Pracy. Okres urlopu wlicza się za to do stażu pracy. Wniosek składasz papierowo albo elektronicznie, najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem urlopu, i wskazujesz w nim osobę, którą się zaopiekujesz, powód oraz stopień pokrewieństwa. Dni niewykorzystane do 31 grudnia przepadają.

Siła wyższa: 2 dni albo 16 godzin za połowę stawki

Druga nowość z tej samej reformy to zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148(1) Kodeksu pracy). Przysługują 2 dni albo 16 godzin rocznie w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeśli Twoja natychmiastowa obecność jest niezbędna. Za ten czas zachowujesz prawo do połowy wynagrodzenia.

Zgłoszenie składasz najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia, a o rozliczeniu w dniach albo w godzinach decydujesz pierwszym wnioskiem w danym roku. Telefon ze szkoły, że dziecko zemdlało, albo wiadomość o wypadku rodzica mieszczą się właśnie tutaj. Urlop opiekuńczy planujesz z wyprzedzeniem, więc na nagły wypadek się nie nadaje.

Urlop szkoleniowy: 6 albo 21 dni

Podnoszenie kwalifikacji z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103(1) Kodeksu pracy) daje prawo do płatnego urlopu szkoleniowego:

• 6 dni dla przystępującego do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego albo zawodowego;
• 21 dni w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego (art. 103(2)).

Urlopu udziela się w dni, które są dla Ciebie dniami pracy. Zgoda pracodawcy na naukę jest warunkiem wejściowym: bez niej ten urlop Ci nie przysługuje.

Co powinien zawierać wniosek i gdzie go złożyć

Urzędowego formularza nie ma dla żadnego z tych urlopów. Pismo trafia do pracodawcy, w praktyce do przełożonego i do kadr, papierowo, mailem albo przez system kadrowy. Umieść w nim:

• miejscowość, datę, swoje dane i dane pracodawcy;
• nazwę uprawnienia razem z przepisem, na przykład urlop opiekuńczy, art. 173(1) Kodeksu pracy;
• wymiar i termin, czyli konkretne daty albo godziny;
• dane osoby lub opis zdarzenia, jeśli przepis tego wymaga;
• podpis i miejsce na adnotację pracodawcy.

Zostaw sobie ślad złożenia: kopię z datą wpływu, e-mail albo wpis w systemie.

Najczęstsze błędy

• Liczenie na wypłatę za urlop opiekuńczy. Pięć dni z art. 173(1) jest bezpłatnych.
• Mylenie siły wyższej z opiekuńczym. Nagły wypadek to 2 dni albo 16 godzin za połowę stawki, planowana opieka to 5 dni bez wynagrodzenia.
• Szukanie urlopu okolicznościowego w Kodeksie pracy. Powołaj § 15 rozporządzenia z 1996 r.
• Rozciąganie listy z § 15. Pogrzeb dalszego krewnego prawa do wolnego dnia nie daje.
• Traktowanie pisma jak zawiadomienia. Poza siłą wyższą wolnego udziela pracodawca, a wyjście z pracy przed zatwierdzeniem bywa uznawane za nieobecność nieusprawiedliwioną.
• Zwlekanie z urlopem szkoleniowym. Te 21 dni wykorzystujesz na ostatnim roku studiów; po obronie uprawnienie wygasa.

Nie musisz zgadywać, który przepis powołać. Wygeneruj wniosek o urlop w Prawomacie: wskazujesz rodzaj wolnego, a narzędzie dobierze podstawę prawną i ułoży pismo do kadr. Więcej pism dla pracowników zebraliśmy w dziale wniosek.