Reklamacja faktury

Sklep wpisał na fakturze literówkę w NIP Twojej firmy. Hurtownia policzyła 12 palet, choć przyjechało 10. Serwis doliczył dojazd spoza zlecenia. Fakturę poprawia wtedy jej wystawca, a Twoje pismo ma go do tego skłonić i odzyskać nadpłatę.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy reklamujesz fakturę

Reklamujesz fakturę, gdy rozmija się z tym, co ustaliłeś ze sprzedawcą albo co faktycznie dostałeś. Najczęściej chodzi o:

• kwotę: złą cenę jednostkową, ilość albo stawkę VAT, pominięty rabat, nieodliczoną zaliczkę,
• dane nabywcy: nazwę, adres albo NIP,
• pozycję bez podstawy: towar spoza zamówienia, usługę niewykonaną, opłatę spoza umowy albo drugą fakturę za tę samą dostawę.

Ta strona dotyczy faktur od sklepów, hurtowni, wykonawców i usługodawców, gdy reklamacji nie reguluje przepis branżowy. Media i łączność mają własne tryby, opisane na stronach o reklamacji rachunku za prąd, rachunku za gaz na przykładzie PGNiG, faktury za wodę i usługi telekomunikacyjnej. Ta ostatnia podlega Prawu komunikacji elektronicznej.

Faktura korygująca: jak poprawia się błąd

Błąd poprawia sprzedawca fakturą korygującą. Obowiązek wynika z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT: podatnik wystawia korektę, gdy po wystawieniu faktury zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota podatku, gdy przyjął zwrot towaru, gdy oddał zaliczkę albo gdy stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Korekta podaje swój numer i datę, dane faktury pierwotnej oraz kwotę korekty podstawy i podatku albo prawidłową treść pozycji (art. 106j ust. 2). Gdy fakturę pierwotną wystawiono w Krajowym Systemie e-Faktur, korekta musi wskazać nadany tam numer (art. 106j ust. 2 pkt 2a), więc numer KSeF podaj już w reklamacji. Ustawa nie wyznacza terminu na wystawienie korekty, dlatego datę zaproponuj sam.

Nota korygująca i KSeF: co zmieniło się w 2026 r.

Do 31 stycznia 2026 r. nabywca mógł sam poprawić drobną pomyłkę notą korygującą (dawny art. 106k). Nota nie mogła dotyczyć ilości, cen, rabatów, wartości, stawki ani kwot podatku i wymagała akceptacji wystawcy faktury. Z dniem 1 lutego 2026 r. art. 106k uchylono (art. 1 pkt 15 ustawy z 16 czerwca 2023 r.). Ministerstwo Finansów potwierdza, że not korygujących nie wystawia się już ani w KSeF, ani poza nim.

Czy Twoja faktura ma numer KSeF, zależy od sprzedawcy. Firmy z ponad 200 mln zł sprzedaży z VAT w 2024 r. wystawiają faktury w systemie od 1 lutego 2026 r., pozostałe od 1 kwietnia 2026 r. (art. 145l i 145m ustawy o VAT). Do końca 2026 r. bez numeru może jeszcze przyjść faktura od sprzedawcy, który fakturuje najwyżej 10 000 zł z VAT miesięcznie, albo faktura z kasy rejestrującej (art. 145m i 145n). Faktura dla osoby prywatnej ma numer tylko wtedy, gdy sprzedawca dobrowolnie wystawił ją w KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Przekazana poza systemem nosi wtedy kod QR z tym numerem (art. 106gb ust. 5).

Termin odpowiedzi i zwrot nadpłaty

Jeśli kupowałeś jako konsument, umowę obejmuje ustawa o prawach konsumenta, a przepis szczególny nie wyznacza innego terminu, firma ma 14 dni od otrzymania reklamacji na odpowiedź na papierze lub innym trwałym nośniku (art. 7a ust. 1 i 3). Milczenie oznacza uznanie reklamacji (art. 7a ust. 2). Przy fakturze na firmę, także na jednoosobową działalność, tej ochrony nie ma. Art. 7aa przenosi na przedsiębiorcę tylko część uprawnień konsumenta, a 14 dni na odpowiedź wśród nich nie ma.

Kwota zapłacona ponad to, co należało się według umowy, jest świadczeniem nienależnym (art. 410 § 2 KC) i podlega zwrotowi (art. 405 w związku z art. 410 § 1 KC).

Jest tu jedna pułapka: kto płaci, wiedząc, że nie jest do tego zobowiązany, nie może żądać zwrotu, chyba że zapłacił z zastrzeżeniem zwrotu albo dla uniknięcia przymusu (art. 411 pkt 1 KC). Płacąc sporną kwotę, wpisz to zastrzeżenie w tytule przelewu i powtórz je w piśmie.

Gdy sporną część wstrzymasz, a reklamacja okaże się chybiona, sprzedawca może żądać odsetek za opóźnienie (art. 481 § 1 KC). Między firmami dochodzą wyższe odsetki w transakcjach handlowych i rekompensata 40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty (art. 7 ust. 1 i art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).

Roszczenie o zwrot przedawnia się po sześciu latach, a związane z prowadzeniem działalności gospodarczej po trzech. Koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC).

Jak złożyć reklamację faktury i co w niej wpisać

Pismo kierujesz do sprzedawcy wskazanego na fakturze, na adres z faktury albo podany do reklamacji w regulaminie lub umowie. Wybierz kanał, który zostawi datę doręczenia: e-mail, formularz albo list polecony. Wpisz:

• numer i datę faktury oraz numer KSeF, jeśli go nadano,
• każdą błędną pozycję osobno: co jest na fakturze, co powinno być i na jakim dokumencie to opierasz,
• żądanie faktury korygującej oraz zwrotu nadpłaty albo jej zaliczenia na przyszłe należności,
• załączniki: kopię faktury, zamówienie lub umowę, potwierdzenie przelewu.

Gdy firma uzna reklamację, ale pieniędzy nie odda, następnym pismem jest przedsądowe wezwanie do zwrotu pieniędzy. Konsumentom bezpłatnie pomaga też miejski lub powiatowy rzecznik konsumentów.

Najczęstsze błędy

• Nota korygująca po 1 lutego 2026 r. Nie ma już podstawy prawnej, więc sprzedawca nie ma czego akceptować.
• Ogólnik zamiast pozycji. Numer pozycji i prawidłowa wartość pozwalają księgowości od razu wystawić korektę.
• Zapłata spornej kwoty bez zastrzeżenia zwrotu. Przy świadomej zapłacie art. 411 pkt 1 KC zamyka drogę do odzyskania pieniędzy.

Generator Prawomatu zapyta o fakturę, błędne pozycje i nadpłatę, a potem ułoży gotową reklamację z żądaniem korekty.

Napisz reklamację