Wniosek o wydanie świadectwa pracy z archiwum

Zamykasz sprawę emerytury albo szukasz papierów do nowej pracy i nagle okazuje się, że firma sprzed lat już nie działa. Od tego, czy pracodawca wciąż istnieje, zależy, do kogo piszesz i co realnie dostaniesz.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy i po co składasz taki wniosek

Po dokumentację z dawnego zakładu sięgasz zwykle w jednej z trzech sytuacji: kompletujesz dowody stażu i zarobków do emerytury, renty albo kapitału początkowego w ZUS; potrzebujesz świadectwa pracy do nowego pracodawcy lub urzędu; albo załatwiasz sprawy po zmarłym bliskim. Punktem wyjścia zawsze jest jedno pytanie - czy Twój dawny pracodawca nadal istnieje.

Pracodawca istnieje czy został zlikwidowany

Jeśli firma wciąż działa (albo ma następcę prawnego, który przejął akta), to ona jest adresatem wniosku. Świadectwo pracy wydaje pracodawca na podstawie art. 97 Kodeksu pracy, a kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej - na Twój wniosek - w terminie 30 dni (art. 94(12) Kodeksu pracy oraz rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej). Akta pracownicze przechowuje się 10 lat dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. albo 50 lat dla wcześniejszych, z możliwością skrócenia do 10 lat dla zatrudnionych w latach 1999-2018 po złożeniu w ZUS raportu ZUS RIA (art. 94(9b) Kodeksu pracy).

Jeśli pracodawca został zlikwidowany, jego dokumentacja osobowa i płacowa trafia do przechowawcy lub do archiwum, na zasadach ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 51 i nast.). I tu jest sedno, które łatwo przeoczyć: archiwum ani przechowawca nie wydają świadectwa pracy - to może zrobić tylko pracodawca. Z archiwum dostaniesz uwierzytelnione kopie i odpisy dokumentacji oraz zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ERP-7 (dawniej Rp-7), którego ZUS używa do ustalenia emerytury, renty i kapitału początkowego.

Gdzie szukać akt i jak złożyć wniosek

Nie wiesz, kto przejął dokumenty? Zacznij od ogólnopolskiej bazy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (ewidencja.archiwa.gov.pl) oraz od wyszukiwarki ZUS - obie prowadzą po nazwie zakładu pracy. Pomaga też Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. Wniosek składasz pisemnie do wskazanego przechowawcy lub archiwum, podając pełną nazwę i adres byłego pracodawcy oraz dokładny okres zatrudnienia - wiele firm nosiło identyczne nazwy, więc szczegóły przyspieszają odnalezienie akt. Za wydanie kopii i odpisów przechowawca pobiera opłatę według swojego cennika. To jeden z częstszych wniosków do urzędu lub instytucji; jeśli Twój pracodawca nadal działa, prostsze będzie sięgnięcie po wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy.

Co powinien zawierać wniosek

1. Twoje dane - imię, nazwisko, adres, PESEL (a w sprawach po zmarłym - także pokrewieństwo).
2. Dane byłego pracodawcy - pełna nazwa i adres siedziby.
3. Okres zatrudnienia i zajmowane stanowisko.
4. Czego żądasz - uwierzytelnionej kopii lub odpisu dokumentacji osobowej i płacowej oraz zaświadczenia ERP-7.
5. Cel - np. ustalenie prawa do emerytury lub kapitału początkowego w ZUS.
6. Sposób odbioru i własnoręczny podpis.

Najczęstsze błędy

• Żądanie od archiwum świadectwa pracy - archiwum go nie wystawia; poproś o kopie dokumentacji i druk ERP-7.
• Mylenie ERP-7 ze świadectwem pracy - to dwa różne dokumenty o różnym przeznaczeniu.
• Brak pełnej nazwy i adresu pracodawcy - utrudnia lub wręcz uniemożliwia odnalezienie akt.
• Szukanie na oślep - najpierw sprawdź bazy NDAP i ZUS, zanim napiszesz na chybił trafił.
• Pominięcie celu - bez wskazania, po co Ci dokumenty, przechowawca nie wie, czy przygotować zaświadczenie ERP-7.

Nie chcesz układać pisma od zera? Wygeneruj wniosek z Prawomatem i uzupełnij gotowy szablon swoimi danymi.