Wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy

Papierowy oryginał sprzed lat gdzieś przepadł, a właśnie teraz ZUS liczy Ci kapitał początkowy albo rekruter prosi o potwierdzenie stażu. Dobra wiadomość: nie musisz odtwarzać dokumentu od zera. Świadectwo raz wydane zostaje w Twoich aktach osobowych u byłego pracodawcy, a on ma obowiązek wydać Ci jego kopię. To inna procedura niż pierwsze wydanie świadectwa - z inną podstawą prawną i innym terminem.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy składasz wniosek o kopię świadectwa pracy

Po kopię sięgasz wtedy, gdy oryginał świadectwa już kiedyś dostałeś, ale go nie masz - zaginął przy przeprowadzce, zniszczył się, spłonął albo zwyczajnie przepadł w papierach. Dokument bywa potrzebny nagle: do ustalenia kapitału początkowego lub stażu w ZUS, przy rekrutacji, do wniosku kredytowego albo do potwierdzenia okresów pracy w innej sprawie urzędowej.

To coś innego niż wniosek o wydanie świadectwa pracy, który składasz, gdy pracodawca w ogóle nie wystawił dokumentu po zakończeniu umowy. Tutaj świadectwo istnieje - potrzebujesz jedynie jego wiernej kopii z akt.

Podstawa prawna i termin

Kopię świadectwa pracy dostajesz w ramach szerszego prawa do kopii dokumentacji pracowniczej. Podstawą jest art. 94(12) Kodeksu pracy: na wniosek pracownika lub byłego pracownika pracodawca wydaje kopię całości albo części dokumentacji pracowniczej, a świadectwo pracy jest jej częścią. Pracodawca ma obowiązek te akta przechowywać (art. 94(9b) KP): 10 lat dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. i nawet 50 lat dla wcześniejszych okresów.

Termin jest tu kluczowy i różni się od tego, co pamiętasz z pierwszego świadectwa. Pracodawca wydaje kopię w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku - wynika to z § 18 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Te 30 dni to nie pomyłka: 7-dniowy termin z art. 97 KP dotyczy pierwszego wydania świadectwa, a nie jego kopii.

Warto znać jeszcze jedną zmianę. Do 2019 r. przepisy mówiły o odpisie i duplikacie świadectwa - dziś tych pojęć już nie ma. Otrzymujesz kopię z akt, opatrzoną podpisem lub adnotacją potwierdzającą jej zgodność z dokumentacją pracowniczą (wersja elektroniczna to plik PDF z pieczęcią lub podpisem kwalifikowanym). Dla urzędu czy ZUS taka kopia ma tę samą moc co zgubiony oryginał.

Gdzie i jak złożyć wniosek

Pismo kierujesz do byłego pracodawcy, najlepiej do działu kadr, a złożyć je możesz na papierze albo w postaci elektronicznej. Nie musisz się tłumaczyć z powodu - wystarczy, że wskażesz okres zatrudnienia i poprosisz o kopię. Dla własnej wygody dołącz jednak PESEL i lata pracy, bo to skraca poszukiwania w firmowym archiwum.

Schody zaczynają się, gdy firmy już nie ma. Wtedy dokumentacja nie znika - przejmuje ją ktoś inny. Jeśli zakład został przejęty przez innego pracodawcę w okresie przechowywania akt, po kopię idziesz do następcy. Gdy firmę zlikwidowano, akta trafiają do przechowawcy: składnicy akt, archiwum lub wyspecjalizowanej firmy przechowującej dokumentację, a wykaz takich podmiotów prowadzi ZUS. Dokumentację po zlikwidowanych zakładach państwowych i samorządowych przejmują archiwa państwowe. W ostateczności, gdy nikt akt nie przechowuje, pozostaje droga sądowa - wystąpienie do sądu pracy o ustalenie uprawnienia do świadectwa. Jeśli szukasz dokumentów po nieistniejącym pracodawcy, pomocny bywa wniosek o wydanie świadectwa pracy z archiwum.

Całego pisma nie musisz układać od zera - wygeneruj wniosek z Prawomatem i uzupełnij gotowy szablon swoimi danymi.

Co powinien zawierać wniosek

1. Dane wnioskodawcy - imię, nazwisko, adres do korespondencji, kontakt, a najlepiej też PESEL.
2. Adresat - nazwa i adres byłego pracodawcy (albo przechowawcy lub archiwum, jeśli firma nie istnieje).
3. Okres zatrudnienia - daty od-do i stanowisko, których świadectwo dotyczy.
4. Żądanie - wydanie kopii świadectwa pracy z dokumentacji pracowniczej, z powołaniem art. 94(12) KP.
5. Krótkie wyjaśnienie - że oryginał zaginął lub uległ zniszczeniu; to ułatwia rozpatrzenie sprawy.
6. Forma kopii i odbiór - papierowa czy elektroniczna, osobiście czy pocztą.
7. Data i podpis.

Najczęstsze błędy

• Mylenie kopii z pierwszym wydaniem świadectwa - jeśli pracodawca nigdy nie wystawił dokumentu, właściwy jest wniosek o wydanie świadectwa pracy, nie o kopię.
• Oczekiwanie kopii w 7 dni - na kopię z akt pracodawca ma 30 dni, a nie 7.
• Pisanie o „duplikat” albo „odpis” - tych pojęć przepisy już nie znają; poproś wprost o kopię dokumentacji pracowniczej.
• Brak okresu zatrudnienia i PESEL - bez nich trudniej odnaleźć akta, zwłaszcza w dużej firmie czy archiwum.
• Poddawanie się po likwidacji firmy - akta ma następca, przechowawca albo archiwum; jest gdzie szukać.
• Kierowanie pisma do ZUS zamiast do przechowawcy - ZUS nie wydaje świadectw, prowadzi jedynie wykaz podmiotów przechowujących dokumentację.