Wniosek o wydanie odpisu aktu zgonu

Kiedy odchodzi ktoś bliski, urzędy nie czekają. Zebraliśmy więc w jednym miejscu wszystko, czego potrzebujesz, żeby załatwić odpis aktu zgonu raz, a dobrze. Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy potrzebujesz odpisu aktu zgonu

Sam akt zgonu zostaje w rejestrze stanu cywilnego. Na zewnątrz pokazujesz jego odpis i to o odpis wnioskujesz.

Rodzaje są trzy i warto od razu poprosić o właściwy, bo zła wersja oznacza kolejną wizytę w urzędzie.

Odpis skrócony to wersja codzienna. Wystarcza bankowi, ZUS-owi, ubezpieczycielowi, pracodawcy, administracji budynku.

Odpis zupełny powtarza treść aktu dosłownie, razem ze wzmiankami dodatkowymi (art. 44 Prawa o aktach stanu cywilnego). Proszą o niego sądy i notariusze w sprawach spadkowych, a także urzędy, gdy w akcie coś prostowano lub uzupełniano.

Odpis skrócony na druku wielojęzycznym przyda się, gdy dokument ma trafić za granicę. Nie trzeba go tłumaczyć przysięgle, a w wersji papierowej kosztuje tyle samo co zwykły skrócony.

Ile egzemplarzy zamówić? Policz instytucje. Bank, ZUS, ubezpieczyciel, notariusz, czasem pracodawca i wynajmujący: każdy chce swój. Po zarejestrowaniu zgonu urząd wydaje z urzędu bezpłatnie jeden odpis skrócony osobie, która zgon zgłosiła (art. 47 ust. 1). Jeden. Za każdy kolejny płacisz osobno, więc taniej i spokojniej jest zamówić kilka od razu, niż wracać po jednym.

Kto może dostać odpis

Krąg osób jest zamknięty. Odpis wydaje się małżonkowi zmarłego, wstępnemu (rodzicom, dziadkom), zstępnemu (dzieciom, wnukom), rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu i opiekunowi, a poza tym każdemu, kto wykaże w tym interes prawny, oraz sądowi, prokuratorowi i organom administracji publicznej (art. 45 ust. 1 Prawa o aktach stanu cywilnego).

Partner bez ślubu, kuzyn, teściowa, przyjaciel czy sąsiad na tej liście się nie mieszczą. Odpis dostaną tylko wtedy, gdy wykażą interes prawny, czyli pokażą konkretną sprawę wynikającą z przepisów, do której dokument jest im potrzebny: wierzyciel dochodzący długu, osoba wskazana w testamencie, ubezpieczony z polisy zmarłego. Sama bliskość, choćby największa, nie wystarczy. Lepiej wiedzieć o tym wcześniej niż przy okienku.

Gdzie i jak złożyć wniosek

Nie musisz jechać do miasta, w którym bliski zmarł. Wniosek złożysz w dowolnym urzędzie stanu cywilnego w Polsce: osobiście, pocztą albo przez internet.

Drogą elektroniczną sprawę załatwisz na moj.gov.pl, logując się profilem zaufanym lub e-dowodem. Tu jest jednak haczyk, o którym mało kto uprzedza: z e-usługi mogą korzystać wyłącznie osoba, której akt dotyczy, jej małżonek, dzieci oraz rodzice (art. 45 ust. 2). Rodzeństwo, wnuki i dziadkowie składają wniosek w urzędzie albo wysyłają go pocztą.

Odpis odbierzesz osobiście, listem na wskazany adres albo na skrzynkę do e-Doręczeń. Od 1 stycznia 2026 r. korespondencję elektroniczną w tej sprawie prowadzi się właśnie przez e-Doręczenia. Odpis w postaci elektronicznej jest pełnoprawnym dokumentem, ale przekazuj go dalej elektronicznie, bo wydruk nie ma mocy prawnej.

Terminy zależą od tego, gdzie akt się znajduje. Jeżeli jest już w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego, a tak jest przy zgonach zarejestrowanych po 2015 roku, odpis wydaje się w ciągu 7 dni kalendarzowych i zwykle dostajesz go od ręki. Starszy akt trzeba najpierw przenieść z papierowej księgi: do 7 dni roboczych, gdy księgę ma ten sam urząd, i do 10 dni roboczych, gdy leży w innym (art. 125 Prawa o aktach stanu cywilnego).

Opłata i zwolnienia

Opłata skarbowa to 22 zł za odpis skrócony (także za wielojęzyczny w wersji papierowej) i 33 zł za odpis zupełny.

Czasem nie płacisz nic. Zwolnione są sprawy z zakresu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, świadczeń socjalnych i pomocy społecznej, alimentów, opieki i przysposobienia oraz zatrudnienia (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej). W praktyce odpis potrzebny do wniosku o zasiłek pogrzebowy z ZUS jest bezpłatny. Powiedz w urzędzie, do czego dokument służy, i wpisz cel we wniosku.

Co powinien zawierać wniosek

• Twoje dane: imię, nazwisko, adres, PESEL, telefon lub e-mail.
• Dane zmarłego: imię i nazwisko, data i miejsce zgonu, PESEL albo data urodzenia.
• Rodzaj odpisu (skrócony, zupełny, wielojęzyczny) i liczba egzemplarzy.
• Twoje pokrewieństwo ze zmarłym albo wskazanie interesu prawnego.
• Cel, w jakim odpis jest potrzebny, zwłaszcza gdy ubiegasz się o zwolnienie z opłaty.
• Sposób odbioru.
• Data i podpis.

Przygotuj wniosek, wydrukuj i zanieś do najbliższego USC.

Najczęstsze błędy

Jeden odpis zamiast kilku. Bezpłatny egzemplarz jest tylko jeden, a chętnych na dokument co najmniej czterech. Każdy powrót do urzędu to kolejne 22 zł.

Skrócony tam, gdzie potrzebny jest zupełny. Notariusz i sąd spadkowy proszą o odpis zupełny. Zamów go od razu razem ze skróconymi.

Milczenie o celu. Jeżeli nie napiszesz, że odpis idzie do ZUS w sprawie zasiłku pogrzebowego, urząd naliczy opłatę.

Próba złożenia wniosku online przez rodzeństwo lub wnuka. E-usługa jest dostępna węższemu kręgowi niż samo prawo do odpisu. Wniosek odbije się bez rozpoznania.

Drukowanie odpisu elektronicznego. Wydruk z e-Doręczeń nie ma mocy prawnej i instytucja może go nie przyjąć.

Zwlekanie. Wniosek o zasiłek pogrzebowy składasz w ZUS w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci, a odpis jest do niego potrzebny.

Kolejne kroki po pogrzebie opisujemy przy zawiadomieniu o śmierci, a spadkiem zajmuje się wniosek o stwierdzenie nabycia spadku. Pozostałe wzory wniosków znajdziesz w jednym dziale.