Oświadczenie o zagubieniu dokumentu: paszport, prawo jazdy, legitymacja, świadectwo

Zguba uruchamia procedurę z tej ustawy, która reguluje właśnie ten dokument. Paszport, prawo jazdy, legitymacja i świadectwo idą czterema różnymi drogami, a Twoje oświadczenie waży na nich zupełnie inaczej.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz oświadczenie

Najpierw ustal, co dokładnie zginęło

Legitymacja studencka wypadła z plecaka w środku sesji. Albo dzień przed wyjazdem okazuje się, że paszport nie leży tam, gdzie zawsze. Pierwsza sprawa kończy się w dziekanacie, druga u wojewody, i żadnej z nich nie załatwisz pismem napisanym z głowy.

Jedna reguła obowiązuje wszędzie. Oświadczenie o zagubieniu rzadko bywa samodzielnym pismem. Zwykle jest załącznikiem do wniosku o wtórnik albo o duplikat, czasem rubryką w urzędowym formularzu, a bywa, że ustawa nie żąda go wcale.

Trzy dokumenty mają u nas własne strony, bo ich procedury odbiegają od reszty: dowód osobisty wraz z zastrzeżeniem numeru PESEL, dowód rejestracyjny oraz tablice rejestracyjne.

Paszport: zgłoszenie kończy żywot dokumentu

Utratę paszportu zgłaszasz niezwłocznie dowolnemu wojewodzie albo konsulowi (art. 62 ust. 1 ustawy o dokumentach paszportowych). Dróg jest cztery: osobiście przed organem paszportowym, pismem elektronicznym z podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym, przez usługę elektroniczną ministra do spraw informatyzacji, wreszcie na papierze z podpisem poświadczonym notarialnie (art. 63 ust. 1). Zgłoszenia nie powtarzasz, jeżeli zgubę przyjęła Straż Graniczna na odprawie granicznej albo Policja po przestępstwie (art. 63 ust. 2).

Formularz zawiera oświadczenie o prawdziwości danych z klauzulą o odpowiedzialności karnej, a ustawa przesądza, że klauzula ta zastępuje pouczenie organu (art. 65 ust. 1 pkt 4 i ust. 2). Dokument zostaje unieważniony z dniem zgłoszenia (art. 70 ust. 2 pkt 4 oraz art. 74 pkt 1). O nowy paszport występujesz osobno i płacisz zwykłą stawkę: obowiązująca ustawa paszportowa nie zna podwyższonej opłaty za dokument zgubiony.

Prawo jazdy: 30 dni i wtórnik u starosty

Utratę prawa jazdy zgłasza się staroście w terminie 30 dni od dnia zdarzenia (art. 18 ust. 1 ustawy o kierujących pojazdami). Sam wtórnik ustawa wiąże z jednym warunkiem:

Na wniosek osoby uprawnionej […] starosta wydaje, za opłatą […] wtórnik dokumentu pod warunkiem złożenia oświadczenia o utracie dokumentu, pod rygorem odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 233 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (art. 18 ust. 2 pkt 1 lit. a).

Rygor karny ma tu pokrycie: wynika z przepisu rangi ustawowej, więc formuła pod podpisem realnie działa. Gdy dokument odnajdzie się już po wydaniu wtórnika, oddajesz go staroście (art. 18 ust. 6). Za wtórnik płacisz tyle, co za wydanie prawa jazdy (art. 18 ust. 2 w związku z art. 10 ust. 1).

Legitymacje, świadectwa i dyplomy: liczy się wniosek

W szkole rygoru karnego nie ma. Po utracie świadectwa, dyplomu, certyfikatu albo zaświadczenia występujesz o duplikat do tego podmiotu, który wydał oryginał: do szkoły, okręgowej komisji egzaminacyjnej albo kuratora oświaty (§ 61 ust. 1 rozporządzenia o świadectwach i dyplomach państwowych). Duplikat powstaje z dokumentacji, którą ta instytucja u siebie przechowuje (§ 61 ust. 3), więc opis okoliczności zguby ma znaczenie porządkowe.

Opłatę rozporządzenie liczy przez odesłanie do opłaty skarbowej: duplikat dokumentu kosztuje tyle, co legalizacja dokumentu, czyli 26 zł, a duplikat legitymacji szkolnej tyle, co poświadczenie własnoręczności podpisu, czyli 9 zł (§ 67 ust. 1).

Uczelnia ma własny cennik. Elektroniczna legitymacja studencka kosztuje 22 zł, a jej duplikat o połowę więcej (§ 36 ust. 1 pkt 3 i ust. 2 rozporządzenia w sprawie studiów). Duplikat dyplomu ukończenia studiów albo suplementu to 20 zł (§ 36 ust. 1 pkt 2 lit. b), a do duplikatu legitymacji przygotuj aktualne zdjęcie (§ 24 ust. 2).

Co powinno zawierać takie pismo

• Datę, miejscowość, Twoje dane oraz numer PESEL albo numer albumu.
• Nazwę organu lub instytucji, która wydała utracony dokument.
• Oznaczenie zguby: rodzaj dokumentu, serię i numer, organ wydający, datę wydania.
• Datę stwierdzenia utraty i krótki opis okoliczności.
• Wskazanie żądania: wtórnik, duplikat albo samo odnotowanie zgłoszenia.
• Podpis. Klauzulę karną dopisujesz wyłącznie tam, gdzie żąda jej przepis.

Najczęstsze błędy

• Klauzula karna doklejana na wszelki wypadek. Rygor bierze się z przepisu rangi ustawowej oraz z uprzedzenia przez odbierającego, działającego w granicach swoich uprawnień (art. 233 § 2 i § 6 KK). Pod wnioskiem o duplikat świadectwa taka formuła jest ozdobą.
• Wysłanie samego oświadczenia. Kartka bez wniosku nie uruchomi wydania wtórnika ani duplikatu.
• Zwlekanie z prawem jazdy. Trzydzieści dni biegnie od dnia zdarzenia, niezależnie od tego, kiedy dokument stanie się potrzebny.
• Używanie dokumentu, który się odnalazł. Zgłoszony paszport pozostaje unieważniony i podlega zwrotowi (art. 66 ust. 1 ustawy paszportowej).
• Szukanie jednego wzoru na wszystko. Instytucja przyjmująca pismo zwykle ma własny formularz i to on wygrywa.

Generator dopasuje pismo do dokumentu

Wskaż, co zginęło i do kogo piszesz, a dostaniesz gotowe pismo z właściwą podstawą prawną. Napisz oświadczenie. Pozostałe wzory czekają w katalogu oświadczeń.