Oświadczenie członka zarządu o adresie do doręczeń

Spółka zgłasza ten adres za swoich ludzi, a rachunek za nieaktualny wpis płaci konkretna osoba.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz oświadczenie o adresie do doręczeń

Kiedy trzeba je złożyć

Przy wpisie do rejestru osoby reprezentującej podmiot, likwidatora albo prokurenta. Do wniosku dołącza się oświadczenie takiej osoby ze zgodą na powołanie i jej adresem do doręczeń (art. 19a ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).

Drugi moment łatwo przegapić: każda późniejsza zmiana adresu. Prezes wyprowadza się z mieszkania podanego trzy lata temu i to wystarczy. Potrzebne jest nowe oświadczenie, a nie zmiana umowy spółki.

Trzeci przypadek to powołanie osoby mieszkającej poza Unią, na przykład w Londynie. Dochodzi wtedy pełnomocnik do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej (art. 19a ust. 5a ustawy o KRS).

Spółka kapitałowa dokłada jeszcze listę adresów do doręczeń członków organów i osób uprawnionych do powołania zarządu (art. 19a ust. 5d).

Podstawa prawna i termin

Obowiązek nie wynika z Kodeksu cywilnego ani z Kodeksu spółek handlowych. Siedzi w art. 19a ust. 5-5d ustawy o KRS.

Zgłoszenia dokonuje spółka albo sama osoba, której adres dotyczy (art. 19a ust. 5b). Liczby dni ustawa tu nie podaje. Termin siedmiu dni od zdarzenia dotyczy wniosku o wpis (art. 22 ust. 1 ustawy o KRS), więc wiąże, gdy oświadczenie idzie razem z wpisem nowej osoby. Przy samej zmianie liczy się dalsza część tego przepisu: do chwili zgłoszenia doręczeń dokonuje się na adres dotychczasowy.

Czym grozi stary adres

Jeżeli pisma dla osoby reprezentującej podmiot wpisany do KRS, dla likwidatora, prokurenta lub członka organu nie da się doręczyć, bo nie zgłoszono oświadczenia o zmianie adresu, sąd pozostawia je w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia (art. 139 § 3(1) Kodeksu postępowania cywilnego). Wyjątkiem jest inny adres do doręczeń albo miejsce zamieszkania znane sądowi. Terminy biegną wtedy od pisma, którego nikt nie widział.

Pouczenie o tym dostaje spółka przy doręczeniu postanowienia o wpisie osób reprezentujących i liczy się ono jak pouczenie tych osób (art. 139 § 4(1) k.p.c.). Analogiczny mechanizm działa wobec samej spółki, gdy w rejestrze nie ujawniono zmiany jej adresu (art. 139 § 3 k.p.c.).

Gdzie i jak złożyć

Zgłoszenie idzie do sądu rejestrowego przez system teleinformatyczny. Wnioski dotyczące podmiotu z rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie tą drogą (art. 19 ust. 2 ustawy o KRS): przez Portal Rejestrów Sądowych, a w spółkach z wzorca umowy przez S24.

Podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki albo ta, której adres się zmienia. Pismo wnoszone przez system opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 126 § 5 k.p.c.), i tak samo podpisuje się elektroniczne załączniki (art. 694(4) § 2 k.p.c.).

Samo zgłoszenie zmiany adresu jest wolne od opłaty sądowej (art. 19a ust. 5c ustawy o KRS). Gdy adres zmienia się przy okazji zwykłej zmiany wpisu, płaci się 250 zł, a 200 zł przy zmianie dokonanej na wzorcu uchwały w S24 (art. 55 ust. 1 i 2 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).

Co powinno zawierać

• Miejscowość, datę i oznaczenie sądu rejestrowego.
• Imię, nazwisko, PESEL i funkcję: członek zarządu, prokurent, likwidator.
• Firmę spółki, jej siedzibę i numer KRS.
• Adres do doręczeń: ulica, numer lokalu, kod, miejscowość, państwo.
• Informację, czy to pierwsze zgłoszenie, czy zmiana.
• Pełnomocnika do doręczeń w Polsce, gdy adres leży poza Unią.

Zgoda na powołanie to odrębne oświadczenie z tego samego przepisu, zbędne wtedy, gdy wniosek podpisuje osoba wpisywana albo gdy zgoda wynika z protokołu organu powołującego lub z umowy spółki. Zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego biegnie inną ścieżką, opisaną w oświadczeniu o beneficjencie rzeczywistym. Pozostałe pisma znajdziesz wśród oświadczeń.

Najczęstsze błędy

• Adres biura, do którego po odejściu z funkcji nie masz już dostępu.
• Milczenie po przeprowadzce. Adres w aktach rejestrowych zmienia się dopiero z chwilą zgłoszenia.
• Uchwała zarządu albo aneks do umowy spółki w miejsce oświadczenia.
• Adres w państwie spoza Unii bez pełnomocnika do doręczeń w Polsce.
• Skan papierowego pisma wysłany mailem do sądu rejestrowego.