Oświadczenie o zachowaniu tajemnicy służbowej

Nazwa jest myląca na tyle, że warto zacząć od rozpoznania, co właściwie masz podpisać. Czym innym jest zobowiązanie wobec prywatnej firmy, czym innym obowiązek, który i tak masz z Kodeksu pracy, a czym jeszcze innym dopuszczenie do informacji niejawnych.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz oświadczenie o poufności

Kiedy podpisujesz takie oświadczenie

Prośba pada zwykle wtedy, gdy ktoś ma Ci otworzyć dostęp do czegoś, czego nie pokazuje wszystkim. Przechodzisz do działu handlowego i dostajesz cennik zakupowy razem z marżami na każdym kontrahencie. Idziesz do pracy w urzędzie, słyszysz o tajemnicy służbowej, a na dokumencie widnieje klauzula „zastrzeżone”. Każda z tych sytuacji rządzi się inną ustawą, więc wśród innych oświadczeń to jest strona o rozdzieleniu trzech tropów.

Trzy tajemnice, trzy ustawy

Tajemnica przedsiębiorstwa. Najczęstszy przypadek u prywatnego pracodawcy. Art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w skrócie u.z.n.k., wymaga trzech rzeczy naraz: informacja ma wartość gospodarczą, nie jest powszechnie znana ani łatwo dostępna osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji, a uprawniony przy zachowaniu należytej staranności podjął działania, żeby utrzymać ją w poufności. Ostatni warunek obciąża pracodawcę: firma, która niczego nie chroni, nie ma czego chronić.

Obowiązek pracowniczy. Art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy każe pracownikowi dbać o dobro zakładu pracy i zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ten obowiązek działa z mocy ustawy, bez żadnego podpisu. Punkt 5 dokłada tajemnice określone w odrębnych przepisach, na przykład bankową czy lekarską.

Informacje niejawne. Tu jest sedno nieporozumienia. Kategorię tajemnicy służbowej znała ustawa z 22 stycznia 1999 r., którą obowiązująca ustawa z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych uchyliła w całości (art. 190). Dzisiejszy stan to cztery klauzule: „zastrzeżone”, „poufne”, „tajne” i „ściśle tajne” (art. 5). Dostęp do klauzuli „poufne” i wyższej wymaga poświadczenia bezpieczeństwa oraz szkolenia (art. 21 ust. 1), a przy „zastrzeżonych” wystarcza pisemne upoważnienie kierownika jednostki (art. 21 ust. 4). Poświadczenie ma termin ważności, od 5 do 10 lat zależnie od klauzuli (art. 29 ust. 3).

Jak długo wiąże, także po odejściu z pracy

Wzory krążące po internecie wpisują trzy lata od zakończenia zatrudnienia. Obowiązujący art. 11 u.z.n.k. takiego terminu nie zawiera. Ochrona trwa tak długo, jak długo informacja spełnia warunki z art. 11 ust. 2, czyli do ustania stanu tajemnicy, i nie jest przywiązana do trwania umowy o pracę.

Ustawa sama wskazuje granice tej ochrony. Nie jest czynem nieuczciwej konkurencji pozyskanie informacji przez niezależne odkrycie albo przez zbadanie i rozłożenie na części przedmiotu dostępnego publicznie (art. 11 ust. 7), ani ujawnienie nieprawidłowości lub działania z naruszeniem prawa dla ochrony interesu publicznego (art. 11 ust. 8).

Osobna sprawa to praca u konkurenta. Samo zobowiązanie do poufności jej nie blokuje, bo zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia wymaga odrębnej umowy na piśmie pod rygorem nieważności (art. 101(3) KP), z określonym okresem i odszkodowaniem nie niższym niż 25 procent wynagrodzenia (art. 101(2) § 3 KP).

Co powinno zawierać

• Twoje dane i oznaczenie podmiotu, wobec którego się zobowiązujesz.
• Wskazanie reżimu: tajemnica przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 u.z.n.k. albo informacje niejawne z konkretną klauzulą.
• Kategorie informacji, opisane konkretnie zamiast formuły o wszystkim, czego się dowiesz.
• Czas obowiązywania, powiązany ze stanem tajemnicy zamiast z datą odejścia.
• Zastrzeżenie, że dokument nie jest umową o zakazie konkurencji.
• Datę, własnoręczny podpis i jeden egzemplarz dla Ciebie.

Co grozi za ujawnienie

Na gruncie u.z.n.k. przedsiębiorca może żądać zaniechania, usunięcia skutków, złożenia oświadczenia odpowiedniej treści, naprawienia szkody i wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści (art. 18 ust. 1); roszczenia przedawniają się po trzech latach, osobno co do każdego naruszenia (art. 20 ust. 1). Ujawnienie wbrew ciążącemu obowiązkowi, jeżeli wyrządza przedsiębiorcy poważną szkodę, jest przestępstwem zagrożonym grzywną, ograniczeniem wolności albo pozbawieniem wolności do lat 2 (art. 23 ust. 1), ściganym na wniosek pokrzywdzonego (art. 27 ust. 1).

Podpis ma tu znaczenie na innym poziomie. Art. 266 § 1 Kodeksu karnego karze tego, kto ujawnia informację poznaną w związku z wykonywaną pracą wbrew przepisom ustawy lub przyjętemu na siebie zobowiązaniu, a Twoje oświadczenie jest właśnie takim przyjętym zobowiązaniem. Przy informacjach niejawnych ujawnienie klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne” zagrożone jest pozbawieniem wolności od 3 miesięcy do lat 5 (art. 265 § 1 KK). W relacji z pracodawcą dochodzi odpowiedzialność materialna: przy winie nieumyślnej odszkodowanie nie przekracza trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 119 KP), przy szkodzie umyślnej naprawia się ją w pełnej wysokości (art. 122 KP).

Najczęstsze błędy

• Przepisanie trzyletniego terminu z cudzego wzoru. W obowiązującym art. 11 u.z.n.k. nie ma go od lat.
• Mylenie tego dokumentu ze zgodą na przetwarzanie danych, którą opisuje osobne oświadczenie RODO. Tam chodzi o Twoje dane osobowe, tutaj o informacje firmy.
• Zakres zapisany jako wszystko, o czym się dowiesz. Taka formuła utrudnia później wykazanie, co konkretnie chroniono.
• Traktowanie klauzuli poufności jak zakazu konkurencji, za który nikt nie płaci odszkodowania.
• Przekonanie, że bez podpisu nic nie obowiązuje. Art. 100 § 2 pkt 4 KP działa niezależnie od tego, czy coś podpisałeś.

Generator ułoży to za Ciebie

Odpowiedz w Prawomacie na kilka pytań, a dostaniesz oświadczenie z opisanym zakresem informacji, powołaną podstawą i czasem obowiązywania dopasowanym do reżimu. Inne pisma składane w zatrudnieniu zbiera oświadczenie pracownika.