Zawiadomienie o zakończeniu pracy przez cudzoziemca

Połowa poradników w sieci wciąż odsyła tutaj do ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Ta ustawa została uchylona 1 czerwca 2025 r. Powiadomienie o zakończeniu pracy przez cudzoziemca stoi dziś na ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, a w jednym z trzech torów na ustawie o cudzoziemcach.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Przygotuj powiadomienie o zakończeniu pracy

Kiedy piszesz to pismo i którym torem

Pismo składa pracodawca, w języku ustawy podmiot powierzający pracę. O adresacie decyduje tytuł, na podstawie którego cudzoziemiec u Ciebie pracował. Nie decyduje o nim miasto, wielkość firmy ani rodzaj umowy.

• Zezwolenie na pracę wydane przez wojewodę: tor A.
• Oświadczenie o powierzeniu pracy wpisane do ewidencji u starosty: tor B, opisany szerzej przy oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.
• Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, w którym Twoja firma jest wymieniona: tor C.

Ustal to przed napisaniem pierwszego zdania. Pismo do niewłaściwego organu nie wykonuje obowiązku, a termin biegnie dalej.

Podstawa prawna i termin w każdym z torów

Tor A. Zezwolenie na pracę. Powiadamiasz organ, który wydał zezwolenie, jeżeli cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia (art. 19 pkt 3). Tym organem jest wojewoda właściwy ze względu na siedzibę albo miejsce pobytu stałego Twojej firmy (art. 26 ust. 1). Masz 7 dni od dnia wystąpienia okoliczności (art. 20 ust. 1). Ten sam artykuł dotyczy też dwóch sąsiednich sytuacji: cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia albo przerwał pracę na dłużej niż 2 miesiące (art. 19 pkt 1 i 2). Przy zezwoleniu na pracę sezonową art. 19 w ogóle nie działa (art. 57).

Tor B. Oświadczenie wpisane do ewidencji. Powiadamiasz starostę, który dokonał wpisu, że cudzoziemiec nie podejmie pracy albo zakończył ją przed dniem zakończenia wskazanym w oświadczeniu (art. 70 ust. 2). Ten ustęp nie ma własnego terminu: siedem i czternaście dni z ustępu 1 dotyczą podjęcia i niepodjęcia pracy, więc nie przenoś ich na zakończenie. Skutek jest za to natychmiastowy, bo wpis oświadczenia ulega unieważnieniu z mocy prawa (art. 70 ust. 5). Jeżeli chcesz tę osobę zatrzymać, a przed dniem zakończenia złożyłeś dla niej wniosek o zezwolenie na pracę na tym samym stanowisku, po co najmniej 3 miesiącach pracy na umowę o pracę, jej praca pozostaje legalna aż do rozstrzygnięcia wniosku (art. 71 ust. 1).

Tor C. Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Zawiadamiasz pisemnie wojewodę, który udzielił zezwolenia, o utracie pracy u Ciebie przez cudzoziemca, w terminie 15 dni od tego zdarzenia (art. 121 ust. 4 ustawy o cudzoziemcach). Gdy zezwolenia udzielił w drugiej instancji Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców, pismo idzie do wojewody, który orzekał w pierwszej instancji. Cudzoziemiec ma tu obowiązek bliźniaczy i wykonuje go sam.

Gdzie i jak złożyć

Dla torów A i B ustawa przewiduje system teleinformatyczny publicznych służb zatrudnienia (art. 20 ust. 1 oraz art. 70 ust. 3). Działa jednak przepis przejściowy: do czasu dostosowania systemów czynności wykonuje się w sposób zgodny z przepisami dotychczasowymi (art. 109 ust. 1), a minister właściwy do spraw pracy ogłasza komunikat o terminie wdrożenia co najmniej 30 dni wcześniej. Kanał potwierdź więc u organu, zamiast zakładać, że wszystko idzie już wyłącznie elektronicznie. Urząd ma obowiązek zapewnić w swoim lokalu pomoc przy założeniu konta i złożeniu powiadomienia (art. 72 ust. 5). Gdy system działa nieprawidłowo, powiadomienie składasz najpóźniej pierwszego dnia roboczego po usunięciu awarii (art. 20 ust. 2 i art. 70 ust. 4). W torze C przepis mówi wprost o formie pisemnej.

Co wpisać do pisma

Przepisy nie ustalają ani urzędowego druku, ani katalogu elementów tego powiadomienia. Organ musi je jednak połączyć z konkretną sprawą, więc podaj pełne dane firmy z numerem NIP, dane cudzoziemca wraz z dokumentem podróży, numer i datę zezwolenia albo numer wpisu oświadczenia do ewidencji, stanowisko, faktyczną datę zakończenia pracy i podstawę prawną powiadomienia. Podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji. Potwierdzenie wysyłki trzymaj przy aktach, bo przy kontroli to ono dowodzi terminu.

Najczęstsze błędy i kary

• Oparcie pisma na ustawie o promocji zatrudnienia z 2004 r., nieobowiązującej od 1 czerwca 2025 r.
• Wysyłka do wojewódzkiego urzędu pracy. W żadnym z trzech torów ten urząd nie jest adresatem.
• Doklejenie terminu siedmiu dni do zakończenia pracy w torze oświadczeniowym.
• Odruchowe wysłanie powiadomienia z art. 70 ust. 2 przy zwykłej przerwie w pracy, choć jego skutkiem jest unieważnienie wpisu z mocy prawa.
• Cisza przy zmianach, które nie wymagają nowego dokumentu: zmiana nazwy, siedziby, formy prawnej i przejście zakładu pracy mają własne obowiązki powiadomieniowe (art. 18 ust. 2 oraz art. 119 ust. 2 ustawy o cudzoziemcach).

Grzywna za niedopełnienie obowiązku z art. 19 nie może być niższa niż 500 zł (art. 84 ust. 7). W torze oświadczeniowym ustawa przewiduje od 500 do 5000 zł, a ten sam przepis obejmuje nieprawdziwą informację o zakończeniu pracy (art. 84 ust. 10). Resztę pism po zakończeniu współpracy znajdziesz wśród zawiadomień.