Zawiadomienie o zakończeniu postępowania administracyjnego

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Pisma o takiej nazwie kodeks nie zna

Zacznijmy od sprostowania, bo zmienia ono całą lekturę tego pisma. W Kodeksie postępowania administracyjnego zwrot „o zakończeniu postępowania” nie pada ani razu. Urzędy tytułują tę korespondencję różnie: „zawiadomienie o zakończeniu postępowania dowodowego”, „zawiadomienie o zebraniu materiału dowodowego”, czasem „zawiadomienie przed wydaniem decyzji”. Nazwa pochodzi z praktyki urzędniczej. Obowiązek, który organ w ten sposób wykonuje, jest jeden: art. 10 § 1 KPA.

Ta różnica ma praktyczny ciężar. Tytuł mówi o zamknięciu sprawy, a przepis daje Ci ostatni moment, w którym możesz jeszcze wpłynąć na treść decyzji bez jej zaskarżania.

Co mówi art. 10 § 1 KPA

W brzmieniu ustawy: „Organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.”

Jedno zdanie, dwa osobne uprawnienia. Czynny udział trwa przez cały czas sprawy; opisujemy go przy zawiadomieniu o wszczęciu postępowania. Wypowiedzenie się co do zebranych dowodów przychodzi raz, na końcu. Pismo, które trzymasz w ręce, otwiera ten drugi etap.

Wagę tego etapu widać w innym przepisie: okoliczność faktyczną można uznać za udowodnioną, jeżeli strona miała możność wypowiedzenia się co do przeprowadzonych dowodów (art. 81 KPA). Gdy z tej możliwości nie skorzystasz, organ pójdzie dalej z tym, co ma w aktach.

Sprawa z Twojego wniosku: organ musi powiedzieć więcej

Jeżeli postępowanie ruszyło na Twoje żądanie, samo zaproszenie do wypowiedzenia się nie wystarczy. Informując o takiej możliwości, organ jest obowiązany wskazać przesłanki zależne od strony, które nie zostały spełnione lub wykazane, a które mogą skutkować decyzją niezgodną z żądaniem (art. 79a § 1 KPA). W wyznaczonym terminie możesz przedłożyć dodatkowe dowody (art. 79a § 2 KPA).

W praktyce pismo powinno nazwać konkretny brak: nie wykazano tytułu prawnego do nieruchomości, brakuje zgody współwłaściciela, nie przedstawiono dokumentu o dochodzie. Gdy takiego wskazania w zawiadomieniu nie ma, warto o nie poprosić przed odpowiedzią merytoryczną.

Ile masz czasu i co napisać

Sztywnej liczby dni kodeks tu nie podaje. Termin wyznacza organ w treści zawiadomienia. Datę odbioru pisma warto sobie od razu zapisać.

Odpowiedź nie musi być długa. Powinna:

• powoływać znak sprawy z otrzymanego zawiadomienia,
• odnosić się do konkretnych ustaleń z akt, a nie do sprawy w ogóle,
• wskazywać, z którym ustaleniem się nie zgadzasz i dlaczego,
• zgłaszać dowody, których w aktach brakuje, wraz z tym, co mają wykazać.

Wygeneruj takie pismo na podstawie danych z otrzymanego zawiadomienia.

Czym sprawa naprawdę się kończy

Po tym etapie organ załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej; decyzja rozstrzyga sprawę co do istoty albo w inny sposób kończy ją w danej instancji (art. 104 § 1 i § 2 KPA). Gdy postępowanie stało się bezprzedmiotowe, zapada decyzja o umorzeniu (art. 105 § 1 KPA). Sposób i czas zaskarżenia znajdziesz w pouczeniu pod samą decyzją.

Osobno stoi milczenie urzędu. Sprawę można załatwić milcząco tylko wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi (art. 122a § 1 KPA), a wtedy tego zawiadomienia nie dostaniesz w ogóle: do spraw załatwianych milcząco art. 10 i art. 79a KPA się nie stosuje (art. 122d § 1 KPA). Jeżeli potrzebujesz dokumentu potwierdzającego taki wynik, na wniosek strony organ wydaje postanowieniem zaświadczenie o milczącym załatwieniu sprawy albo odmawia jego wydania, a na to postanowienie służy zażalenie (art. 122f § 1 i § 2 KPA).

Najczęstsze błędy

• Szukanie wzoru zawiadomienia zamiast wzoru odpowiedzi. To pismo redaguje organ. Twoim dokumentem jest wypowiedzenie się co do zebranego materiału.
• Odpuszczenie, bo „i tak już zdecydowali”. Dopóki decyzji nie ma, dowód złożony w wyznaczonym terminie trafia do akt (art. 79a § 2 KPA). Po jej wydaniu ta droga jest zamknięta.
• Założenie, że urząd pominie ten etap, kiedy mu się spieszy. Odstąpienie jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną, a przyczyny organ utrwala w aktach w drodze adnotacji (art. 10 § 2 i § 3 KPA).
• Pisanie odpowiedzi bez zajrzenia w akta. Wypowiadasz się wtedy o materiale, którego nie znasz. Wgląd w akta i kopie z nich są częścią czynnego udziału.
• Mylenie tego pisma z rozstrzygnięciem. Zawiadomienie niczego nie przesądza; przesądza dopiero decyzja, która zapadnie po tym etapie. Pozostałe rodzaje zawiadomień zebraliśmy w dziale zawiadomień.