Zawiadomienie o ustanowieniu pełnomocnika

Zawiadomienie o ustanowieniu pełnomocnika wygląda na czystą formalność. W praktyce jest przekierowaniem całej korespondencji w sprawie. Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy zawiadamiasz o ustanowieniu pełnomocnika

Piszesz to pismo, gdy w konkretnej, toczącej się sprawie ktoś ma działać za Ciebie.

Typowe sytuacje: leżysz w szpitalu i prosisz siostrę, żeby odbierała pisma z wydziału architektury; prowadzisz sprawę o warunki zabudowy w gminie oddalonej o 300 kilometrów i wolisz, by zajął się nią miejscowy radca prawny; wyjeżdżasz na pół roku i nie chcesz, żeby decyzja czekała w skrzynce.

Oddziel dwie rzeczy. Pełnomocnictwo to dokument, w którym upoważniasz kogoś do działania. Zawiadomienie to pismo, którym mówisz o tym urzędowi albo sądowi. Dopóki organ nie wie o pełnomocniku, dla niego on nie istnieje. Przygotuj zawiadomienie i dołącz do niego pełnomocnictwo.

Podstawa prawna i skutek, o którym mało kto wie

W sprawie administracyjnej pełnomocnictwo udziela się na piśmie albo zgłasza do protokołu (art. 33 § 2 KPA). Pełnomocnik dołącza do akt oryginał albo urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa, przy czym adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy i doradca podatkowy mogą uwierzytelnić odpis sami; w razie wątpliwości organ może zażądać urzędowego poświadczenia Twojego podpisu (art. 33 § 3 KPA). W sprawach mniejszej wagi organ może w ogóle nie żądać pełnomocnictwa od członka najbliższej rodziny albo domownika (art. 33 § 4 KPA).

Sedno leży jednak gdzie indziej. Art. 40 § 2 KPA brzmi: „Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Jeżeli ustanowiono kilku pełnomocników, doręcza się pisma tylko jednemu pełnomocnikowi. Strona może wskazać takiego pełnomocnika.”

Od tej chwili wezwania, zawiadomienia i decyzje idą pod adres pełnomocnika, a termin na odwołanie od decyzji biegnie od doręczenia jemu. Nie dowiesz się o decyzji z własnej skrzynki. Dowiesz się od pełnomocnika, jeżeli o tym pamięta.

Dla porządku: pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela, temu przedstawicielowi (art. 40 § 1 KPA). Gdy podanie złożyło kilka osób, organ doręcza wszystkim, chyba że wskazały jedną upoważnioną do odbioru (art. 40 § 3 KPA).

Urząd i sąd: dwa różne momenty

W postępowaniu administracyjnym liczy się chwila, w której organ dowiaduje się o pełnomocniku. W sądzie cywilnym moment jest z góry ustalony: pełnomocnik dołącza pełnomocnictwo przy pierwszej czynności procesowej, razem z odpisem dla strony przeciwnej (art. 89 § 1 KPC). Złożenie dokumentu nie jest potrzebne, gdy sąd może sprawdzić umocowanie w wykazie albo rejestrze dostępnym drogą elektroniczną.

Pełnomocnictwo w postaci elektronicznej opatruje się podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym (art. 89 § 1(2) KPC). W toku sprawy można je udzielić ustnie na posiedzeniu sądu, przez oświadczenie wciągnięte do protokołu (art. 89 § 2 KPC).

Odwrotna sytuacja, czyli cofnięcie pełnomocnictwa procesowego i jego skutek wobec sądu z art. 94 § 1 KPC, ma osobną stronę: wypowiedzenie umowy z kancelarią prawną.

Co powinno zawierać zawiadomienie

• Oznaczenie organu albo sądu i sygnaturę sprawy, żeby pismo trafiło do akt.
• Twoje dane jako mocodawcy: imię, nazwisko, adres, PESEL lub NIP.
• Dane pełnomocnika wraz z adresem do doręczeń, bo to on decyduje, dokąd pójdzie korespondencja.
• Zakres umocowania: cała sprawa czy sam odbiór pism.
• Wyraźny wniosek o doręczanie pism pełnomocnikowi z powołaniem art. 40 § 2 KPA.
• Przy kilku pełnomocnikach: wskazanie tego jednego, do którego mają iść pisma.
• Załącznik, czyli pełnomocnictwo w oryginale albo urzędowo poświadczonym odpisie.

Najczęstsze błędy

Ustanowienie pełnomocnika bez świadomości skutku doręczeniowego. Po zawiadomieniu pisma idą do niego, a przy kilku pełnomocnikach tylko do jednego (art. 40 § 2 KPA). Uzgodnij z nim, jak i kiedy przekazuje Ci pocztę.

Przekonanie, że pełnomocnictwo dla sądu zawsze musi mieć formę pisemną. W toku sprawy wystarczy oświadczenie do protokołu na posiedzeniu (art. 89 § 2 KPC).

Brak adresu do doręczeń pełnomocnika. Bez niego organ dalej pisze na Twój adres i cała operacja traci sens.

Wysłanie samego pełnomocnictwa bez zawiadomienia i bez sygnatury. Dokument potrafi wtedy krążyć po urzędzie tygodniami, a terminy biegną.

Mylenie pełnomocnictwa ogólnego z upoważnieniem do jednej sprawy. Zakres opisz wprost, żeby urząd nie musiał go zgadywać.

Inne pisma tego typu znajdziesz w dziale zawiadomienia.