Zawiadomienie o śmierci

Kiedy odchodzi ktoś bliski, na formalności trudno znaleźć siłę. Dlatego zebraliśmy je w jednym miejscu i ułożyliśmy w kolejności, w jakiej zwykle się je załatwia. Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy piszesz zawiadomienie o śmierci

Hasło „zawiadomienie o śmierci” obejmuje kilka różnych spraw i warto je od siebie oddzielić, żeby nic nie umknęło.

Najczęściej chodzi o pisemne powiadomienie instytucji, z którymi zmarły miał umowy: banku, ubezpieczyciela, wynajmującego, dostawcy prądu czy gazu, a także pracodawcy. To właśnie ten dokument przygotujesz tutaj. Załączasz do niego odpis aktu zgonu i prosisz o zamknięcie rachunku, rozwiązanie umowy albo wskazanie dalszych kroków.

Osobną sprawą jest zgłoszenie zgonu w urzędzie stanu cywilnego. Tego nie robi się listem, tylko osobiście lub przez zakład pogrzebowy, a jego efektem jest akt zgonu. Jeszcze czym innym jest zawiadomienie rodziny i znajomych, czyli nekrolog albo klepsydra, które są prywatną wiadomością, a nie pismem urzędowym.

Kolejność zwykle wygląda tak: karta zgonu od lekarza, zgłoszenie zgonu w USC, akt zgonu, powiadomienie instytucji, a na końcu sprawy spadkowe. Akt zgonu jest dokumentem, od którego zależy cała reszta.

Podstawa prawna i termin

Zgon stwierdza lekarz i to on wystawia kartę zgonu. Z nią idziesz do urzędu stanu cywilnego, który sporządza akt zgonu (art. 92 Prawa o aktach stanu cywilnego).

Zgłoszenie ma swój termin. Masz na nie 3 dni od dnia sporządzenia karty zgonu, a jeśli śmierć nastąpiła na skutek choroby zakaźnej, termin skraca się do 24 godzin od zgonu (art. 93 tej ustawy). Kierownik USC rejestruje zgon w dniu zgłoszenia i wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu. W praktyce ten krok bierze na siebie zakład pogrzebowy, jeśli rodzina go upoważni.

Dwa dalsze terminy są łatwe do przeoczenia, a ważą najwięcej.

Pierwszy dotyczy ZUS. Wniosek o zasiłek pogrzebowy złóż w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci, bo po tym czasie prawo do niego wygasa (art. 81 ustawy o emeryturach i rentach z FUS). Aktualną kwotę i listę dokumentów znajdziesz na stronie ZUS.

Drugi to spadek. Oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku możesz złożyć w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedziałeś się o tytule swojego powołania do spadku, zwykle od momentu, w którym dowiadujesz się o śmierci i o tym, że dziedziczysz (art. 1015 Kodeksu cywilnego). Gdy nie zrobisz nic, spadek uznaje się za przyjęty z dobrodziejstwem inwentarza. To decyzja o realnych konsekwencjach, więc jeśli w spadku mogą być długi, warto porozmawiać z prawnikiem lub notariuszem, zanim upłynie pół roku.

Gdzie i jak zgłosić

Zgłoszenie zgonu składasz w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca śmierci, osobiście albo przez zakład pogrzebowy z upoważnienia rodziny.

Instytucje powiadamiasz już po odebraniu aktu zgonu. Do każdej kierujesz osobne pismo z załączonym odpisem skróconym aktu zgonu. Zwykle chodzi o ZUS, pracodawcę zmarłego, banki, wynajmującego, ubezpieczycieli oraz dostawców mediów. Przygotuj takie pismo dla każdej z nich, podając numer umowy lub rachunku.

Sprawy spadkowe prowadzi sąd spadku albo notariusz. Oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku możesz złożyć przed jednym z nich, pamiętając o sześciomiesięcznym terminie.

Co powinno zawierać

Pisemne zawiadomienie o śmierci kierowane do instytucji jest krótkie i rzeczowe. Warto, by znalazły się w nim:

• Twoje dane oraz relacja do zmarłego (małżonek, dziecko, pełnomocnik).
• Dane zmarłego: imię, nazwisko, PESEL lub data urodzenia, ostatni adres.
• Data zgonu.
• Adresat i numer umowy, rachunku lub polisy, jeśli go znasz.
• Prośba: zamknięcie rachunku, rozwiązanie umowy albo wskazanie dalszego postępowania.
• Załącznik: odpis skrócony aktu zgonu.
• Data i podpis.

Poproś też o pisemne potwierdzenie przyjęcia zawiadomienia. Ułatwia to późniejsze rozliczenia, zwłaszcza gdy z umowy pozostały nieopłacone należności.

Najczęstsze błędy

Przekroczenie terminu na zasiłek pogrzebowy. Wniosek do ZUS trzeba złożyć w ciągu 12 miesięcy od śmierci. To termin, który najłatwiej przegapić w natłoku spraw.

Przeoczenie terminu spadkowego. Sześć miesięcy na oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku biegnie niezależnie od pozostałych formalności. Milczenie oznacza przyjęcie spadku, także z ewentualnymi długami.

Zamówienie tylko jednego odpisu aktu zgonu. Osobnego odpisu zwykle wymagają bank, ZUS, ubezpieczyciel i sąd. Warto od razu poprosić o kilka egzemplarzy.

Mylenie pism. Prywatne zawiadomienie dla rodziny to nie to samo co formalne powiadomienie instytucji ani zgłoszenie zgonu w USC. Każde z nich trafia gdzie indziej.

Zwłoka ze zgłoszeniem zgonu. Trzydniowy termin bywa lekceważony, a jego przekroczenie to wykroczenie i przeszkoda w organizacji pogrzebu.

Podobne pismo przy innym wydarzeniu rodzinnym opisujemy przy okazji zawiadomienia o ślubie do pracy. Wszystkie wzory zawiadomień zebraliśmy w jednym dziale.