Wniosek o zwrot kosztów sądowych

Koszty sądowe potrafią urosnąć do kilku tysięcy złotych, a po zakończonej sprawie zwykle część da się odzyskać. Kłopot w tym, że pod jednym hasłem kryją się dwa różne pisma do dwóch różnych adresatów. Zanim usiądziesz do wniosku, ustal, czego dotyczy Twój zwrot.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy piszesz wniosek o zwrot kosztów sądowych

Hasło “zwrot kosztów sądowych” łączy dwie sprawy, które warto od siebie oddzielić:

• Zwrot kosztów procesu od strony, która przegrała. Wygrałeś sprawę i chcesz, żeby przeciwnik oddał Ci opłatę od pozwu, wydatki na biegłych czy wynagrodzenie adwokata. To pieniądze od drugiej strony, a nie od sądu.
• Zwrot opłaty sądowej z kasy sądu. Wpłaciłeś opłatę, ale sprawa potoczyła się inaczej, niż zakładałeś: cofnąłeś pozew, pismo zwrócono albo zapłaciłeś za dużo. Tę opłatę oddaje sąd, a szczegóły opisuje osobny wniosek o zwrot opłaty sądowej.

Od tego, który przypadek jest Twój, zależy podstawa prawna, termin i adresat pisma.

Kto oddaje pieniądze: przeciwnik czy kasa sądu

To jest sedno całej sprawy. Przy kosztach procesu płatnikiem jest strona przegrywająca, a nie Skarb Państwa. Sąd nie przelewa Ci pieniędzy ze swojego budżetu, tylko w wyroku zasądza je od przeciwnika, który następnie ma je zwrócić. Jeśli zwleka, wchodzisz na drogę egzekucji komorniczej.

Przy zwrocie opłaty jest odwrotnie. Pieniądze wracają z kasy sądu, bo to sąd je pobrał, a zdarzenie, za które zapłaciłeś, ostatecznie nie doszło do skutku w pełnym zakresie. Pomylenie tych dwóch dróg to najczęstszy powód, dla którego pismo trafia w próżnię.

Podstawa prawna i termin

Koszty procesu (od przeciwnika). Rządzi nimi zasada odpowiedzialności za wynik sprawy: strona przegrywająca zwraca przeciwnikowi koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony, w tym opłaty oraz koszty zastępstwa procesowego (art. 98 Kodeksu postępowania cywilnego). Sąd rozstrzyga o kosztach w każdym orzeczeniu kończącym sprawę w danej instancji (art. 108 KPC). Kluczowy jest termin: wniosek o zasądzenie kosztów albo spis kosztów trzeba zgłosić najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie wyroku (art. 109 KPC). Spóźnisz się, a roszczenie o ich zwrot wygasa. Wyjątek dotyczy strony działającej bez pełnomocnika: jej koszty sąd liczy z urzędu. Wysokość kosztów zastępstwa nie jest dowolna, wyznaczają ją stawki minimalne z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności adwokackie (dla radców prawnych obowiązuje bliźniacze rozporządzenie).

Zwrot opłaty (z kasy sądu). Tu działa ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Sąd z urzędu zwraca całą opłatę między innymi od pisma zwróconego z powodu braków formalnych oraz od pisma cofniętego, zanim wysłano jego odpis drugiej stronie (art. 79 ust. 1 pkt 1). Zwraca połowę opłaty od pisma cofniętego przed rozpoczęciem posiedzenia, na które sprawę skierowano, oraz trzy czwarte, jeśli ugodę zawarto przed mediatorem już po rozpoczęciu rozprawy. Osobno sąd oddaje nadpłatę, czyli różnicę między opłatą pobraną a należną (art. 80). Pilnuj granicy czasu: roszczenie o zwrot opłaty przedawnia się po 3 latach od dnia jego powstania (art. 81).

Gdzie i jak złożyć

Wniosek o zasądzenie kosztów procesu zgłaszasz w tej samej sprawie, w której jesteś stroną. Najprościej dołączyć spis kosztów do akt albo złożyć go ustnie do protokołu na ostatniej rozprawie. Kierujesz go do sądu, który rozpoznaje sprawę, i podajesz sygnaturę akt.

Wniosek o zwrot opłaty składasz do sądu, który tę opłatę pobrał, czyli zwykle do sądu pierwszej instancji. Możesz go wysłać pocztą, złożyć w biurze podawczym albo przez system teleinformatyczny, jeśli sprawa toczyła się elektronicznie. Zawsze wskaż numer rachunku bankowego do zwrotu.

Nie musisz znać przepisów na pamięć. Opisz sytuację, a Prawomat dobierze właściwe pismo i podstawę prawną.

Napisz pismo

Co powinno zawierać wniosek

• Oznaczenie sądu i sygnaturę akt sprawy, bez niej pisma nie da się powiązać z Twoją sprawą.
• Twoje dane jako strony: imię, nazwisko, adres, a przy firmie również pozostałe dane identyfikacyjne.
• Żądanie dopasowane do sytuacji: zasądzenie kosztów procesu od przeciwnika albo zwrot opłaty sądowej.
• Spis kosztów przy kosztach procesu: opłata od pozwu, koszty zastępstwa, wydatki na biegłych, opłaty kancelaryjne, każda pozycja z kwotą.
• Podstawę prawną właściwą dla przypadku (art. 98 i 109 KPC albo art. 79-80 ustawy o kosztach sądowych).
• Numer rachunku do zwrotu i załączniki: potwierdzenia wpłat, faktury, dowód uiszczenia opłaty.
• Datę i podpis.

Najczęstsze błędy

• Żądanie od sądu tego, co ma oddać przeciwnik - kosztów procesu dochodzisz od strony przegrywającej, a nie z kasy sądu.
• Spóźniony wniosek o koszty - po zamknięciu rozprawy roszczenie o ich zwrot wygasa (art. 109 KPC).
• Brak spisu kosztów - bez wyliczenia poszczególnych pozycji trudno o zasądzenie pełnej kwoty.
• Przekroczenie 3-letniego terminu na żądanie zwrotu opłaty (art. 81 ustawy o kosztach sądowych).
• Pominięcie sygnatury akt albo numeru rachunku - to najczęstsza przyczyna zwłoki w zwrocie.
• Liczenie na zwrot opłaty w każdej sytuacji - po przegranej i pełnym rozpoznaniu sprawy opłata od pozwu przepada, odzyskasz ją tylko od przeciwnika, jeśli wygrasz.