Wniosek o wydanie certyfikatu rezydencji podatkowej

Po certyfikat rezydencji sięgasz wtedy, gdy ktoś poza Polską chce urzędowego dowodu na to, w którym państwie płacisz podatki. Ordynacja podatkowa poświęca mu jedno zdanie, art. 306l, i z tego zdania wynika, kto go wydaje, komu i czego dotyczy.

Jedno rozróżnienie na wstępie. Ta strona opisuje certyfikat, który polski organ podatkowy wydaje polskiemu podatnikowi. Tym samym słowem ustawy o PIT i o CIT nazywają dokument wystawiany przez zagraniczną administrację podatkową zagranicznemu podatnikowi (art. 5a pkt 21 ustawy o PIT, art. 4a pkt 12 ustawy o CIT). Tego drugiego dokumentu dotyczy powtarzana wszędzie reguła 12 miesięcy, do której wracamy niżej.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy potrzebujesz certyfikatu rezydencji

Zwykle chodzi o pieniądze, które mają przyjść do Ciebie z zagranicy, a ten, kto je wypłaca, musi wiedzieć, gdzie jesteś opodatkowany. Zagraniczny kontrahent prosi o dokument przed pierwszą wypłatą honorarium. Platforma z należnościami licencyjnymi wstrzymuje przelew do czasu jego dostarczenia. Bank albo spółka z innego państwa pyta o niego przed wypłatą odsetek albo dywidendy. Bywa też odwrotnie: dowodu chce zagraniczna administracja podatkowa przy rozliczeniu za dany rok.

Wniosek składa sam podatnik i dotyczy on jego własnej rezydencji, bo art. 306l mówi o zaświadczeniu o jego miejscu zamieszkania lub siedzibie. Występują o nie osoby fizyczne i spółki. Kto jest polskim rezydentem, rozstrzygają odrębne przepisy, opisane przy oświadczeniu o miejscu zamieszkania.

Podstawa prawna: jedno zdanie art. 306l

Cały przepis brzmi tak:

„Organ podatkowy na wniosek podatnika wydaje zaświadczenie o jego miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (certyfikat rezydencji).”

Zwróć uwagę na czasownik. Przepis mówi, że organ „wydaje”, w trybie oznajmującym. Tam, gdzie organ ma swobodę oceny, ustawy piszą „może”, i na tym polega ustrojowa różnica między certyfikatem a pismami uznaniowymi. Potwierdza to art. 306b § 1: gdy zaświadczenie ma potwierdzić fakty albo stan prawny wynikające z ewidencji, rejestrów lub innych danych organu, organ jest obowiązany je wydać. Przed wydaniem może przeprowadzić w niezbędnym zakresie postępowanie wyjaśniające (art. 306b § 2), więc prośba o dodatkowe dokumenty mieści się w procedurze.

Z tego samego zdania wynikają dwie granice. Certyfikat potwierdza rezydencję w Polsce, więc polski urząd nie zaświadczy o rezydencji w innym państwie. Potwierdza też stan istniejący w dniu wydania (art. 306a § 3), i to jest jedyna reguła czasowa, jaką Ordynacja podatkowa temu dokumentowi nadaje.

Nazwa jest ustawowa: zwrot „certyfikat rezydencji” stoi w nawiasie w samym art. 306l. W obrocie formularz zaświadczenia funkcjonuje pod symbolem CFR-1.

Gdzie złożyć wniosek i ile kosztuje certyfikat

Pismo kierujesz do organu podatkowego, w praktyce do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla Ciebie. Drogi są dwie: papier składany w urzędzie albo wysyłany pocztą oraz konto w e-Urzędzie Skarbowym.

Wybór drogi przekłada się na pieniądze. Opłata skarbowa za certyfikat wynosi 17 zł od egzemplarza, bo dokument mieści się w pozycji „Pozostałe zaświadczenia” w części II poz. 21 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej. Wniosek złożony za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym opłacie nie podlega w ogóle (art. 3b tej ustawy).

Skoro opłatę liczy się od egzemplarza, zamów tyle sztuk, ile faktycznie masz komu przekazać.

Co wpisać we wniosku

Ramy wyznacza art. 306a § 4: „Zaświadczenie wydaje się w granicach żądania wnioskodawcy”. Dostaniesz dokładnie to, o co poprosisz, więc zakres opisujesz sam. We wniosku wskaż:

• swoje dane oraz identyfikator podatkowy,
• oznaczenie naczelnika urzędu skarbowego, do którego kierujesz pismo,
• żądanie wydania certyfikatu rezydencji ze wskazaniem art. 306l Ordynacji podatkowej,
• państwo, dla którego dokument jest potrzebny, oraz kontrahenta albo instytucję, która go oczekuje,
• okres, którego zaświadczenie ma dotyczyć,
• liczbę egzemplarzy,
• datę i podpis.

Państwo i okres to pola pomijane najczęściej. Bez nich urząd wystawi dokument węższy, niż potrzebujesz, i droga zaczyna się od nowa. Opisz sytuację, a Prawomat ułoży wniosek z właściwą podstawą.

Napisz wniosek

Dwa dokumenty pod jedną nazwą

Ta sekcja dotyczy certyfikatu przychodzącego, czyli dokumentu, który polski płatnik zbiera od zagranicznego kontrahenta. Poniższe reguły adresowane są do płatnika.

Art. 41 ust. 9a ustawy o PIT stanowi: „Jeżeli miejsce zamieszkania podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania”. Analogicznie, dla siedziby podatnika, art. 26 ust. 1i ustawy o CIT.

Stąd bierze się liczba, którą internet powtarza jako termin ważności. Reguła 12 miesięcy mówi płatnikowi, jak długo wolno mu opierać pobór podatku na certyfikacie, który sam okresu ważności nie podaje. Certyfikat wskazujący własny okres jest uwzględniany przez ten okres. Gdy rezydencja zmieni się w ciągu tych 12 miesięcy, podatnik ma niezwłocznie udokumentować ją nowym certyfikatem, a odpowiedzialność za niepobrany podatek obciąża wtedy jego (art. 41 ust. 9b i 9c ustawy o PIT, art. 26 ust. 1j i 1k ustawy o CIT).

W tym samym miejscu ustawa dopuszcza kopię: płatnik może potwierdzić rezydencję kopią certyfikatu, jeżeli informacje z niej nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym (art. 41 ust. 9e ustawy o PIT, art. 26 ust. 1n ustawy o CIT). Progu kwotowego te przepisy nie zawierają.

Gdy urząd odmówi

Odmowa ma ustawową formę. Art. 306c: „Odmowa wydania zaświadczenia lub zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie”. Tą samą drogą idą dwie sytuacje: brak dokumentu oraz dokument o innej treści niż żądana.

Jeżeli usłyszysz, że certyfikatu nie będzie, poproś o postanowienie na piśmie, bo dopiero ono otwiera zażalenie.

Certyfikat potwierdza fakt. Gdy potrzebujesz stanowiska organu co do zastosowania przepisu podatkowego, właściwym pismem jest wniosek o interpretację indywidualną.

Najczęstsze błędy

• Liczenie, że polski certyfikat traci moc po 12 miesiącach. Ordynacja podatkowa nie nadaje mu terminu ważności, a reguła z ustaw o PIT i o CIT adresowana jest do płatnika.
• Wniosek bez wskazania państwa i okresu. Zaświadczenie wydaje się w granicach żądania wnioskodawcy (art. 306a § 4), więc dostaniesz dokładnie to, o co poprosiłeś.
• Mylenie certyfikatu z formularzem podpisywanym w banku. Certyfikat wydaje urząd skarbowy, a oświadczenie o statusie spółki podpisuje sam klient.
• Traktowanie odmowy jako końca sprawy. Postanowienie z art. 306c jest zaskarżalne zażaleniem.