Oświadczenie o statusie spółki

Formularz przychodzi z banku i wygląda na kolejny druk do odklikania. Rozstrzyga jednak o czymś konkretnym: czy saldo rachunku spółki raz w roku wyjedzie do zagranicznej administracji podatkowej, i czyje nazwiska pojadą razem z nim.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz oświadczenie o rezydencji podatkowej

Kto i kiedy musi je złożyć

Żądanie wychodzi od raportującej instytucji finansowej, czyli od banku, domu maklerskiego, funduszu albo ubezpieczyciela (art. 24 ust. 1 pkt 8 i 44 ustawy z 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami).

Obowiązek dotyczy dwóch kręgów: posiadacza rachunku oraz osoby kontrolującej (art. 43 ust. 1). Za spółkę podpisują osoby uprawnione do jej reprezentacji, a osoba kontrolująca dostaje własny formularz. Przy zakładaniu rachunku oświadczenie należy do dokumentacji wymaganej do jego założenia (art. 66 ust. 4 dla podmiotów, art. 57 ust. 2 dla osób fizycznych), więc bez niego rachunek nie powstanie. Instytucja może wypełnić druk wstępnie, poza jedną rubryką: państwa rezydencji nigdy nie uzupełni za Ciebie (art. 43 ust. 2). Odbiera oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń, a ustawowa klauzula zastępuje pouczenie, o czym szerzej przy oświadczeniu o odpowiedzialności.

Rezydencja podatkowa, TIN i dlaczego państw bywa kilka

Ustawa pyta o państwo lub państwa rezydencji podatkowej i liczby mnogiej używa celowo. Każde państwo rozstrzyga o rezydencji na podstawie własnych przepisów podatkowych (art. 24 ust. 1 pkt 22), więc dwa mogą uznać ten sam podmiot za swojego rezydenta jednocześnie. Formularz przewiduje wtedy kilka pozycji zamiast wyboru jednej.

TIN to numer identyfikacyjny podatnika stosowany przez państwo rezydencji; polskim TIN jest NIP albo PESEL (art. 24 ust. 1 pkt 45). Gdy dane państwo takiego numeru nie nadaje, wpisuje się tę okoliczność wraz z przyczyną (art. 43 ust. 3 pkt 1 lit. d, sięgający podmiotów przez pkt 2 lit. c).

Oświadczenie podmiotu obejmuje nazwę, adres siedziby, państwa rezydencji, TIN dla każdego z nich, status NFE oraz imiona i nazwiska osób kontrolujących będących osobami raportowanymi (art. 43 ust. 3 pkt 2).

Aktywny NFE, pasywny NFE i osoby za spółką

NFE to podmiot, który nie jest instytucją finansową (art. 24 ust. 1 pkt 14). Aktywnym staje się po spełnieniu jednego z kryteriów z art. 24 ust. 1 pkt 2. Najczęściej pracuje pierwsze: za poprzedni rok kalendarzowy mniej niż 50 procent dochodu brutto pochodziło z dochodu pasywnego (dywidendy, odsetki, należności licencyjne, zbycie udziałów) oraz mniej niż 50 procent aktywów przynosiło taki dochód lub było dla niego trzymane. Dalsze kryteria obejmują spółki giełdowe i podmioty z nimi powiązane, podmioty rządowe, holdingi grup niefinansowych oraz podmioty w pierwszych 24 miesiącach po utworzeniu.

Pasywny NFE to każdy NFE, który aktywnym nie jest (pkt 26). Spółka holdingowa utrzymująca się z dywidend i najmu trafia zwykle właśnie tutaj.

Różnica ma jeden praktyczny skutek. Pasywny NFE wskazuje w oświadczeniu swoje osoby kontrolujące, jeżeli są osobami raportowanymi (art. 43 ust. 3 pkt 2 lit. e). Osobą kontrolującą jest beneficjent rzeczywisty w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (art. 24 ust. 1 pkt 20), więc krąg ustala się tak samo jak przy oświadczeniu o beneficjencie rzeczywistym, z tą różnicą, że adresatem jest tutaj bank. Instytucja może sięgnąć po dane z procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy i oprzeć się na oświadczeniu spółki albo samej osoby kontrolującej (art. 67 pkt 2 i 3). Do raportu idą wtedy jej imię i nazwisko, adres, państwa rezydencji, TIN, data i miejsce urodzenia oraz rola, z której kontrola wynika (art. 34 ust. 1 pkt 1 lit. c), a Szef KAS dostaje informację do 30 czerwca za rok poprzedni (art. 33 ust. 1).

Brak oświadczenia i zmiana danych

Instytucja nie może oprzeć się na oświadczeniu, wobec którego powzięła wątpliwości co do poprawności i rzetelności danych (art. 44 ust. 1). Sam raport zawiera zresztą pole z odpowiedzią, czy aktualne oświadczenie w ogóle przedłożono (art. 34 ust. 1 pkt 1).

Po zmianie okoliczności wpływającej na rezydencję masz 30 dni na zawiadomienie i złożenie zaktualizowanego oświadczenia (art. 45 i 46). Instytucja ma potem 90 dni na uzyskanie aktualnego dokumentu i do tego czasu stosuje treść pierwotnego (art. 47 ust. 1 i 2). Gdy nowego nie otrzyma, traktuje posiadacza rachunku jako rezydenta obu państw naraz: tego z pierwotnego oświadczenia i tego, o którym ma podstawy sądzić (ust. 3). Milczenie po zmianie kończy się więc raportowaniem w dwie strony.

Nacisk banku ma źródło we własnym ryzyku. Za niedopełnienie procedur należytej staranności i gromadzenia dokumentacji, w tym oświadczeń posiadaczy rachunków, grozi mu kara pieniężna do 1 000 000 zł nakładana decyzją Szefa KAS (art. 89 i art. 91 ust. 1).

CRS i FATCA w jednej kopercie

Oba druki przychodzą razem i mają różne podstawy. CRS opiera się na ustawie z 9 marca 2017 r. i obejmuje szeroki krąg państw uczestniczących. FATCA stoi na osobnej ustawie z 9 października 2015 r., wykonującej umowę zawartą z rządem Stanów Zjednoczonych, a procedury sprawdzające i treść żądanych oświadczeń wyznacza załącznik I do tej umowy (art. 4 ust. 1 i 2 ustawy). Wymóg pouczenia spełniają tam również amerykańskie formularze W-8 i W-9 (art. 4 ust. 4a). Wypełnienie jednego druku nie zamyka drugiego.

Najczęstsze błędy

• Wpisanie samej Polski i pominięcie rubryki NFE. Status jest odrębną pozycją oświadczenia (art. 43 ust. 3 pkt 2 lit. d).
• Uznanie spółki holdingowej za aktywny NFE, bo prowadzi działalność. Kryterium opiera się na strukturze dochodu i aktywów za poprzedni rok.
• Wypełnienie rubryki osób kontrolujących przy statusie aktywnego NFE. Ustawa wymaga ich wyłącznie od pasywnego NFE.
• Przekonanie, że zgłoszenie do CRBR załatwia sprawę wobec banku. To dwa obowiązki wobec dwóch różnych adresatów.
• Milczenie po przeniesieniu siedziby albo zmianie rezydencji. Termin 30 dni biegnie od samej zmiany okoliczności.

Oświadczenie ułoży za Ciebie generator

Odpowiedz na kilka pytań o spółkę, jej rezydencję i strukturę dochodu, a otrzymasz gotowe pismo z danymi, adresatem i podstawą prawną. Napisz oświadczenie.