Wniosek o urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy załatwia jedno: daje Ci płatne wolne w dniach, gdy w rodzinie dzieje się coś ważnego, jak Twój ślub, narodziny dziecka albo pogrzeb bliskiej osoby. Rządzi się własnym przepisem i ma sztywny wymiar dni, osobny od urlopu wypoczynkowego i od urlopu na żądanie.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy

Zacznij od nazwania wydarzenia, bo to ono wskazuje, ile dni dostaniesz. Bierzesz ślub i chcesz spokojnie dojechać oraz dopiąć formalności w urzędzie - masz na to 2 dni. Urodziło Ci się dziecko i chcesz być przy partnerce w szpitalu oraz zarejestrować akt urodzenia - to kolejne 2 dni. Zmarł Twój ojciec i organizujesz pogrzeb - również 2 dni. Żeni się Twoje dziecko albo chowasz brata czy teściową - wtedy przysługuje 1 dzień. Każde z tych wydarzeń dotyczy konkretnej osoby z rodziny i to od stopnia pokrewieństwa zależy wymiar wolnego.

Podstawa prawna i wymiar (§ 15)

Podstawy nie szukaj w samym Kodeksie pracy, bo tego urlopu tam nie znajdziesz. Reguluje go § 15 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. o usprawiedliwianiu nieobecności w pracy (pełną nazwę aktu masz w źródłach). Wymiar zależy od wydarzenia:

• 2 dni - Twój ślub, urodzenie się Twojego dziecka albo zgon i pogrzeb małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.
• 1 dzień - ślub Twojego dziecka albo zgon i pogrzeb siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka oraz innej osoby na Twoim utrzymaniu lub pod Twoją bezpośrednią opieką.

Za te dni zachowujesz prawo do wynagrodzenia ustalanego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 297 Kodeksu pracy (§ 16 ust. 1 tego samego rozporządzenia). W praktyce liczy się je według zasad urlopowych, z tą różnicą, że składniki ustalane w wysokości przeciętnej bierze się z miesiąca, w którym wypadło zwolnienie. Wolne jest więc płatne i nie zdejmuje ani jednego dnia z Twojej puli urlopu wypoczynkowego.

Jak złożyć wniosek

Wniosek składasz swojemu pracodawcy, do działu kadr albo bezpośredniego przełożonego. Gdy wydarzenie da się zaplanować, jak własny ślub, złóż pismo z wyprzedzeniem, żeby kadry ułożyły grafik. Przy nagłym pogrzebie wniosek złożysz tego samego dnia albo tuż po. Ważne, żeby dni wykorzystać w związku z wydarzeniem, a nie w dowolnym momencie roku, bo urlop okolicznościowy ma pokryć konkretną okazję, a nie zasilić ogólną pulę wolnego. Ustawa nie narzuca gotowego formularza, ważna jest treść pisma i dołączony dokument. Jak zbudować samo pismo, pokazujemy we wniosku o dzień wolny, który zbiera wszystkie tryby wolnego w jednym miejscu.

Co powinien zawierać wniosek

W piśmie znajdą się: Twoje imię, nazwisko i stanowisko, dane pracodawcy, miejscowość i data, wskazanie podstawy prawnej (§ 15 rozporządzenia z 15 maja 1996 r.), nazwane wydarzenie (ślub, urodzenie dziecka albo pogrzeb i kogo dotyczy), wnioskowany wymiar (2 dni albo 1 dzień) oraz termin wolnego. Dołącz dokument, który potwierdza powód: akt małżeństwa, akt urodzenia dziecka albo akt zgonu. Bez niego kadry mają prawo wstrzymać się z udzieleniem wolnego.

Najczęstsze błędy

• Mylenie z urlopem wypoczynkowym lub na żądanie. Urlop okolicznościowy to osobny limit powiązany z wydarzeniem, a dni z puli wypoczynkowej rozliczasz zupełnie inaczej.
• Liczenie 2 dni na każdy pogrzeb. Za pogrzeb dalszej rodziny (rodzeństwa, dziadków, teściów) przysługuje 1 dzień, a nie 2.
• Brak dokumentu. Bez aktu ślubu, urodzenia albo zgonu pracodawca ma prawo poczekać z udzieleniem wolnego.
• Traktowanie dni jako rezerwy na później. Wolne wykorzystujesz w związku z wydarzeniem, a nie w dowolnym momencie kalendarza.
• Pominięcie podstawy i wymiaru. Bez wskazania § 15 i liczby dni kadry nie wiedzą, z jakiego tytułu rozliczyć nieobecność i czy jest płatna.

Nie zgaduj, ile dni Ci przysługuje ani jak sformułować pismo. Wygeneruj wniosek o urlop okolicznościowy w Prawomacie: wybierasz okazję, a narzędzie dobiera wymiar i układa gotowe pismo do pobrania. Sprawdź też inne wnioski pracownicze.