Wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego

Pytanie brzmi zwykle: ile dni mi się należy. Odpowiedź zaczyna się gdzie indziej, od tego, czy pracodawca wiedział o Twojej nauce i czy się na nią zgodził. Ten jeden warunek rozstrzyga, czy wolne będzie płatne, czy nie przysługuje Ci wcale.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy urlop szkoleniowy w ogóle przysługuje

Warunek wstępny stoi w art. 103(1) § 1 Kodeksu pracy: podnoszenie kwalifikacji zawodowych oznacza zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Dopiero po spełnieniu tego warunku § 2 daje dwa uprawnienia: urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas potrzebny, by punktualnie dotrzeć na obowiązkowe zajęcia, i na czas ich trwania.

Po spełnieniu warunku urlop przysługuje z mocy przepisu, a pracodawca go udziela.

Sytuacje, w których warunek jest spełniony, wyglądają tak:

• Kadry skierowały Cię na kurs kończący się egzaminem zawodowym i podpisały z Tobą umowę o podnoszeniu kwalifikacji.
• Przełożony zaakceptował Twoje studia zaoczne, a zgoda została odnotowana na piśmie albo mailem.
• Firma opłaca czesne, a Ty jesteś na ostatnim roku i masz przed sobą egzamin dyplomowy.

Sytuacja odwrotna jest równie typowa. Studiujesz trzeci rok, w firmie nikt o tym nie rozmawiał, a w kwietniu przychodzisz po 21 dni. Zgody nie było, więc uprawnienia też nie ma.

Cztery wymiary z art. 103(2) i sposób ich liczenia

Art. 103(2) § 1 Kodeksu pracy wymienia cztery pozycje:

• 6 dni przy przystąpieniu do egzaminów eksternistycznych (pkt 1);
• 6 dni przy egzaminie maturalnym (pkt 2);
• 6 dni przy egzaminie potwierdzającym kwalifikacje w zawodzie oraz przy egzaminie zawodowym (pkt 3);
• 21 dni na ostatnim roku studiów, na pracę dyplomową i na sam egzamin dyplomowy (pkt 4).

Kodeks pracy nie zna piątej pozycji. Kurs językowy, szkolenie wewnętrzne czy odnowienie certyfikatu branżowego nie mieszczą się w żadnym z czterech punktów, choćby pracodawca za nie płacił. W takich przypadkach właściwe jest drugie uprawnienie z art. 103(1) § 2, czyli zwolnienie na obowiązkowe zajęcia, którego miarą jest czas trwania samych zajęć.

Jednostkę rozstrzyga § 2 tego samego artykułu. Wolnego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Konsekwencja jest praktyczna: przy równoważnym systemie i zmianach po dwanaście godzin sześć dni oznacza sześć takich zmian. Suma godzin pozostaje wtedy bez znaczenia. Terminu wyprzedzenia, z jakim trzeba złożyć wniosek, ustawa w tym rozdziale nie wyznacza.

Płatne czy bezpłatne: art. 80 i art. 103(1) § 3

Reguła ogólna jest surowa. Art. 80 Kodeksu pracy stanowi, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią.

Art. 103(1) § 3 jest właśnie takim przepisem i obejmuje jednym zdaniem oba uprawnienia: czas urlopu szkoleniowego oraz czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy. Dzień poświęcony na obronę jest więc opłacony tak samo jak dzień przy biurku, a wyjazd na sesję nie uszczupla puli urlopu wypoczynkowego.

Płatność ma dokładnie ten sam warunek wejściowy co samo uprawnienie. Tam, gdzie zgody pracodawcy zabrakło, wraca reguła z art. 80.

Nauka bez zgody pracodawcy: co zostaje z art. 103(6)

Art. 103(6) Kodeksu pracy opisuje osobny i znacznie chudszy zestaw. Pracownikowi, który zdobywa lub uzupełnia wiedzę na zasadach innych niż określone w art. 103(1) do 103(5), mogą być przyznane dwie rzeczy: zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia oraz urlop bezpłatny. Wymiar ustala się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem.

Trzy elementy tego przepisu przesądzają o jego słabości. Czasownik jest fakultatywny, więc pracodawca może odmówić w całości. Zwolnienie jest wprost pozbawione prawa do wynagrodzenia. Wymiar wynika z porozumienia stron, więc zależy również od drugiej strony.

Płynie z tego jeden wniosek organizacyjny. Zgodę pracodawcy najlepiej mieć na papierze przed rozpoczęciem nauki. Tydzień przed obroną jest na to za późno.

Forma wniosku i gdzie go złożyć

Kodeks pracy nie stawia wnioskowi o urlop szkoleniowy żadnego wymogu co do formy. W całym rozdziale o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych forma pada tylko raz i dotyczy innego dokumentu: umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron zawiera się na piśmie (art. 103(4) § 1). Obowiązku zawarcia takiej umowy nie ma, gdy pracodawca nie zamierza zobowiązać Cię do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu nauki (§ 3).

Warto przy okazji rozbroić nieporozumienie, które ciągnie się przez większość poradników. Tam, gdzie Kodeks pracy rzeczywiście reguluje formę wniosku pracownika, sięga po formułę o postaci papierowej lub elektronicznej. Poradniki streszczają ją słowem pisemny i zawężają w ten sposób uprawnienie. Osobno art. 67(32) przesądza, że przy pracy zdalnej wnioski, dla których przepisy wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pismo trafia do pracodawcy, w praktyce do przełożonego i do kadr. Zachowaj ślad złożenia: kopię z prezentatą, wysłanego maila albo potwierdzenie z systemu kadrowego. Złóż je z takim wyprzedzeniem, żeby dało się przestawić grafik zmian.

Co powinno zawierać pismo

Ustawowego formularza nie ma. Poza danymi stron, datą i podpisem wskaż:

• nazwę egzaminu albo etap studiów wraz z konkretną datą, na przykład egzamin dyplomowy 12 czerwca;
• punkt art. 103(2) § 1, z którego korzystasz, bo punkty od 1 do 3 dają 6 dni, a punkt 4 daje 21;
• dni, o które wnosisz, wypisane datami z Twojego rozkładu czasu pracy;
• źródło zgody: czy naukę zainicjował pracodawca, czy zgodził się na nią i kiedy;
• zaświadczenie uczelni albo organizatora o terminie egzaminu jako załącznik.

Prośba o pokrycie czesnego, przejazdów czy podręczników jest osobną sprawą i osobnym pismem. Prowadzi ją art. 103(3), który przyznanie dodatkowych świadczeń pozostawia decyzji pracodawcy. Tę ścieżkę opisujemy we wniosku o dofinansowanie studiów, razem z warunkami zwrotu z art. 103(5).

Najczęstsze błędy

• Liczenie na płatne dni przy nauce podjętej samodzielnie. Bez zgody pracodawcy zostaje wyłącznie art. 103(6).
• Traktowanie 21 dni jako puli na całe studia. Przepis wiąże je z ostatnim rokiem i z egzaminem dyplomowym.
• Przeliczanie uprawnienia na godziny. Art. 103(2) § 2 mówi o dniach pracy z Twojego rozkładu.
• Mylenie urlopu szkoleniowego z wypoczynkowym. To osobne uprawnienie, osobna podstawa i osobna pula.
• Wpisywanie do wniosku kursu spoza czterech punktów. Właściwe jest wtedy zwolnienie na obowiązkowe zajęcia.
• Zakładanie, że pracodawca sfinansuje naukę. Art. 103(3) pozostawia to jego decyzji.

Nie musisz układać tego pisma od zera. Wygeneruj wniosek o urlop szkoleniowy w Prawomacie: wskazujesz egzamin, daty i źródło zgody, a narzędzie dobierze właściwy punkt art. 103(2). Więcej pism pracowniczych zebraliśmy w dziale wniosek.