Oświadczenie o przekazaniu samochodu na działalność gospodarczą

Samo tankowanie na firmową fakturę niczego jeszcze nie załatwia. Dopóki auto nie trafi do ewidencji środków trwałych, ani odpis, ani paliwo nie wejdą w koszty.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz oświadczenie

Kiedy piszesz to oświadczenie

Zakładasz właśnie działalność i chcesz amortyzować auto kupione lata temu prywatnie. Albo firma działa od dawna, a Ty dopiero teraz przesiadłeś się do własnego samochodu.

Nie ma tu czego kupować ani sprzedawać. Jednoosobowa działalność nie jest podmiotem odrębnym od Ciebie, więc umowy sprzedaży sam ze sobą nie zawrzesz. Auto przesuwa do majątku firmowego jednostronne oświadczenie o przekazaniu składnika majątku na potrzeby działalności, a skutek podatkowy daje dopiero wpis do ewidencji środków trwałych. Właścicielem pojazdu pozostajesz Ty, ta sama osoba fizyczna, więc w dowodzie rejestracyjnym nic się nie zmienia i do wydziału komunikacji nie idzie żadne zgłoszenie.

Wartość początkowa i limit amortyzacji

Samochód wchodzi do ewidencji jako środek trwały, o ile jest kompletny, zdatny do użytku i przewidujesz używanie go dłużej niż rok (art. 22a ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT). Wpisujesz go najpóźniej w miesiącu przekazania do używania (art. 22d ust. 2).

Wartość początkową ustalasz według ceny nabycia, a przy rzeczy używanej przez podatnika przed wpisem do ewidencji i wcześniej nieamortyzowanej ustawa dokłada sufit: cena nabycia nie wyższa od wartości rynkowej (art. 22g ust. 1 pkt 1). Gdy ceny nabycia ustalić się nie da, bo umowa zaginęła, wyceniasz auto sam, według cen rynkowych samochodów tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji oraz stanu i stopnia zużycia (art. 22g ust. 8).

Odpisy startują od pierwszego miesiąca po miesiącu wpisu (art. 22h ust. 1 pkt 1). Roczna stawka dla samochodu osobowego wynosi 20 procent (wykaz stawek amortyzacyjnych, poz. 741). Auto używane przed Twoim zakupem przez kogoś innego co najmniej pół roku wolno amortyzować stawką indywidualną przez minimum 30 miesięcy (art. 22j ust. 1 pkt 2 i ust. 2 pkt 1).

Kosztem nie jest odpis w części przypadającej na wartość ponad limit z art. 23 ust. 1 pkt 4:

• 225 000 zł przy aucie elektrycznym albo napędzanym wodorem,
• 150 000 zł przy emisji CO2 poniżej 50 g na kilometr,
• 100 000 zł przy emisji równej 50 g lub wyższej.

Ostatni próg jest świeży: dotyczy pojazdów wpisanych do ewidencji od 1 stycznia 2026 r., a do wcześniejszych stosuje się przepisy dotychczasowe. Emisję odczytuje się z danych centralnej ewidencji pojazdów.

Ile VAT odliczysz i co kosztuje 100 procent

Od samego pojazdu nie odliczysz nic, bo nie ma faktury na firmę, a więc nie ma podatku naliczonego. VAT wraca w wydatkach bieżących: paliwo, naprawy, części, opony (art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT).

Domyślnie odliczasz 50 procent podatku z takiej faktury (art. 86a ust. 1). Pełne 100 procent przysługuje przy aucie używanym wyłącznie do działalności, co wymaga dwóch rzeczy naraz: ustalonych przez Ciebie zasad wykluczających jazdy prywatne oraz ewidencji przebiegu pojazdu (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i ust. 4 pkt 1). Ewidencja jest drobiazgowa: przy każdym wyjeździe wpisujesz datę i cel, opis trasy, liczbę kilometrów i osobę kierującą, do tego stany licznika (art. 86a ust. 7).

Dochodzi jeszcze VAT-26, informacja dla naczelnika urzędu skarbowego o pojazdach używanych wyłącznie firmowo. Składasz ją do 25. dnia miesiąca po miesiącu pierwszego wydatku na to auto, najpóźniej w dniu przesłania ewidencji JPK (art. 86a ust. 12). Spóźnienie kosztuje: pełne odliczenie działa dopiero od pierwszego dnia miesiąca złożenia informacji (ust. 13). Zmianę sposobu używania zgłaszasz aktualizacją do końca miesiąca zmiany (ust. 14).

Rezygnacja z ewidencji przebiegu uderza także w PIT. Jej brak oznacza, że auto uznaje się za używane również prywatnie (art. 23 ust. 5f ustawy o PIT), a wtedy z kosztów wypada 25 procent wydatków na jego używanie (art. 23 ust. 1 pkt 46a).

Co powinno zawierać

• datę, miejscowość, Twoje imię, nazwisko, NIP i adres działalności,
• identyfikację auta: markę, model, rocznik, numer rejestracyjny, VIN, przebieg i emisję CO2 z dowodu rejestracyjnego,
• datę i sposób nabycia pojazdu prywatnie z podaniem dokumentu albo wzmianką o jego braku,
• dzień przekazania auta do używania w działalności,
• wartość początkową i sposób jej ustalenia (art. 22g ust. 1 pkt 1 albo ust. 8),
• podpis.

Oświadczenia nigdzie nie wysyłasz. Zostaje w dokumentacji firmy z dowodem OT i tłumaczy urzędowi, skąd wzięła się wartość początkowa. Inne pisma firmowe znajdziesz wśród oświadczeń.

Co się dzieje przy sprzedaży auta

Sprzedaż auta wpisanego do ewidencji jest przychodem z działalności (art. 14 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o PIT), a kosztem zostaje niezamortyzowana część wartości początkowej. Wcześniejsze wycofanie pojazdu z firmy sprawy nie zamyka: dopóki od pierwszego dnia miesiąca po miesiącu wycofania do dnia sprzedaży nie minęło 6 lat, przychód nadal rozliczasz w działalności (art. 10 ust. 2 pkt 3). Czynny podatnik dolicza też VAT do ceny, bo zwolnienie z art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT obejmuje towary używane wyłącznie do działalności zwolnionej.

Najczęstsze błędy

• Umowa sprzedaży zawarta samemu ze sobą. Firma jednoosobowa i jej właściciel to jedna osoba, więc taka umowa niczego nie przenosi.
• Spóźniony wpis do ewidencji. Termin upływa z miesiącem przekazania auta do używania (art. 22d ust. 2).
• Wycena z ogłoszeń, mimo że w szufladzie leży umowa kupna. Własna wycena wchodzi w grę dopiero wtedy, gdy ceny nabycia ustalić się nie da (art. 22g ust. 8).
• Limit 150 000 zł przyjęty w ciemno dla auta spalinowego wpisanego do ewidencji w 2026 r. Przy emisji CO2 od 50 g na kilometr limit wynosi 100 000 zł.
• VAT-26 liczony według dawnej reguły siedmiu dni albo pominięty przy pełnym odliczeniu, które wtedy i tak spada do 50 procent.

Oświadczenie ułoży za Ciebie generator

Odpowiedz na kilka pytań o pojazd, datę przekazania i sposób wyceny, a dostaniesz gotowe pismo z podstawą prawną i miejscem na podpis.