Oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej

Masz firmę i ktoś prosi Cię o pisemne potwierdzenie, że ją prowadzisz? Zanim zaczniesz pisać, sprawdź, czy nie wystarczy darmowy wydruk z CEIDG. A jeśli procedura naprawdę wymaga Twojego oświadczenia, poniżej znajdziesz, co powinno w nim być i na jakie przepisy się powołać.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz oświadczenie o prowadzeniu działalności

Kiedy piszesz oświadczenie o prowadzeniu działalności

To nie jest osobny akt prawny, tylko pismo, którym potwierdzasz swój status na potrzeby konkretnej sprawy. Prosi o nie ktoś, kto musi mieć pewność, że stoi za Tobą działająca firma. Typowe sytuacje to:

• bank albo firma leasingowa przy wniosku o kredyt lub leasing na firmę,
• zamawiający w postępowaniu przetargowym,
• instytucja przyznająca dotację, dofinansowanie czy pomoc publiczną,
• urząd rozpatrujący wniosek o ulgę w składkach albo inne świadczenie zależne od tego, czy prowadzisz działalność.

Bywa też odwrotnie: gdy firmy nie masz, podpisujesz oświadczenie o nieprowadzeniu działalności. Ta strona dotyczy przypadku, w którym działalność faktycznie prowadzisz.

Podstawa prawna i kiedy wystarczy CEIDG

Samą działalność gospodarczą definiuje art. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców. To zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Na ten przepis powołujesz się w treści oświadczenia.

Zanim je jednak napiszesz, sprawdź, czy jest w ogóle potrzebne. Dane wpisane do CEIDG są jawne, a każdy ma prawo dostępu do nich (art. 45 ustawy o CEIDG). Aktualne zaświadczenie o wpisie pobierzesz samodzielnie z biznes.gov.pl, bezpłatnie i bez wizyty w urzędzie; ma ono postać dokumentu elektronicznego albo wydruku z systemu CEIDG (art. 46). W wielu procedurach taki wydruk zastępuje osobne oświadczenie. Pismo z podpisem przydaje się głównie tam, gdzie CEIDG nie sięga, czyli przy spółkach wpisanych do KRS, albo gdy dana instytucja wprost żąda Twojej deklaracji.

Uważaj na granicę działalności nierejestrowanej. Zgodnie z art. 5 Prawa przedsiębiorców drobny zarobek nie jest jeszcze działalnością gospodarczą, dopóki przychód należny nie przekroczy w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia, a w ostatnich 60 miesiącach nie prowadziłeś firmy. Jeśli działasz w tym trybie, nie deklaruj zarejestrowanej działalności, tylko opisz rzeczywisty stan.

Gdzie i jak je złożyć

Nie ma jednego adresata ani jednego druku. Oświadczenie kierujesz do tego, kto go wymaga: banku, zamawiającego, instytucji dotującej czy urzędu. Ustawa nie wyznacza też terminu na jego złożenie, więc trzymaj się daty wskazanej w ogłoszeniu o przetargu albo we wniosku.

Formę zwykle podpowiada wzór dołączony do procedury. Najczęściej wystarczy zwykłe pismo z własnoręcznym podpisem, czasem wymagany jest podpis kwalifikowany lub profil zaufany przy składaniu elektronicznym. Gdy oświadczenie odbierane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej, dołączona klauzula odsyła do art. 233 § 6 Kodeksu karnego. Odpowiedzialność karna wchodzi w grę tylko wtedy, gdy odbierający oświadczenie, działając w zakresie swoich uprawnień, uprzedził Cię o niej (art. 233 § 2 w zw. z § 6 KK). Gdy to zrobił, nie traktuj takiej formuły jak zwykłej formalności.

Co powinno zawierać

• Miejscowość i datę sporządzenia.
• Twoje dane: imię i nazwisko, adres, a dla firmy NIP i REGON.
• Wskazanie adresata, czyli instytucji, która oświadczenia wymaga.
• Nazwę firmy i datę rozpoczęcia działalności.
• Jednoznaczne stwierdzenie, że prowadzisz działalność gospodarczą w rozumieniu art. 3 Prawa przedsiębiorców.
• Cel, w jakim składasz oświadczenie, na przykład udział w przetargu albo wniosek o kredyt.
• W razie potrzeby klauzulę o odpowiedzialności karnej oraz własnoręczny podpis.

Najczęstsze błędy

• Pisanie oświadczenia, gdy w danej procedurze wystarczy darmowy wydruk z CEIDG.
• Mylenie działalności zarejestrowanej z nierejestrowaną (art. 5) i deklarowanie firmy, której formalnie nie masz.
• Brak celu i adresata. Ogólne pismo bez wskazania procedury bywa odrzucane.
• Nieaktualne dane, na przykład stary adres, zmieniony kod PKD albo działalność, którą zdążyłeś zawiesić.
• Lekceważenie klauzuli o odpowiedzialności karnej z art. 233 § 6 KK przy nieprawdziwej treści.

Oświadczenie ułoży za Ciebie generator

Nie chcesz sklejać pisma od zera? W Prawomacie odpowiadasz na kilka pytań i dostajesz gotowe oświadczenie o prowadzeniu działalności z Twoimi danymi, powołaniem na art. 3 Prawa przedsiębiorców i wskazaniem adresata. Więcej pism firmowych znajdziesz wśród oświadczeń.