Oświadczenie o pracy zdalnej

Kadry przysyłają zwykle jeden plik z kilkoma oświadczeniami i proszą o odesłanie. Dwa zdania w tym pliku są warunkiem dopuszczenia Cię do pracy zdalnej.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz oświadczenie

Kiedy pracodawca prosi Cię o to oświadczenie

Trzy sytuacje, w każdej inny druk.

Uzgodnienie. Pracę zdalną uzgadniacie przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia (art. 67(19) § 1). Zanim pracodawca dopuści Cię do pracy zdalnej, składasz dwa oświadczenia z art. 67(31): o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego oraz z informacją o bezpiecznym wykonywaniu pracy zdalnej, wraz ze zobowiązaniem do ich przestrzegania (§ 6), i o bezpiecznych oraz higienicznych warunkach na stanowisku (§ 7).

Polecenie. Pracodawca może polecić pracę zdalną w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii i przez 3 miesiące po ich odwołaniu, a także wtedy, gdy z powodu siły wyższej czasowo nie może zapewnić Ci bezpiecznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy. Polecenie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy bezpośrednio przed jego wydaniem złożysz oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiadasz warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej (art. 67(19) § 3).

Praca okazjonalna. Najwyżej 24 dni w roku kalendarzowym, na Twój wniosek (art. 67(33) § 1). Ustawa wyłącza dla niej art. 67(19)-67(24) oraz art. 67(31) § 3, a oświadczeń z art. 67(31) § 6 i § 7 nie wyłącza.

Podstawa prawna i moment złożenia

Kluczowy przepis brzmi tak:

„Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy” (art. 67(31) § 7 Kodeksu pracy).

To warunek dopuszczenia do pracy. Pracodawca bez tego oświadczenia nie ma podstawy, żeby pozwolić Ci pracować z domu.

Obowiązek biegnie też w drugą stronę. Gdy warunki lokalowe albo techniczne zmienią się tak, że praca zdalna przestaje być możliwa, informujesz o tym pracodawcę niezwłocznie, a on niezwłocznie cofa polecenie (art. 67(19) § 5). Samo polecenie pracodawca może cofnąć w każdym czasie, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem (§ 4).

W jakiej formie je składasz

Kodeks pracy rozstrzyga formę sam: postać papierowa albo elektroniczna, tak samo w art. 67(19) § 3, jak w art. 67(31) § 6 i § 7. Nie ma tu wymogu własnoręcznego podpisu ani kwalifikowanego, więc formularz w systemie kadrowym mieści się w postaci elektronicznej. Ta sama ulga sięga dalej: wnioski pracownika, dla których przepisy prawa pracy wymagają formy pisemnej, przy pracy zdalnej można złożyć papierowo lub elektronicznie (art. 67(32)).

W pliku bywają dwa pokrewne potwierdzenia: o procedurach ochrony danych osobowych (art. 67(26) § 2) i o ukończeniu wstępnego szkolenia BHP, które przy pracy zdalnej uzgodnionej razem z umową i na stanowisku administracyjno-biurowym może odbyć się w całości zdalnie (art. 67(31) § 2).

Co powinno zawierać

• oznaczenie pracownika i pracodawcy oraz datę złożenia,
• adres miejsca pracy zdalnej, wskazany przez Ciebie i uzgodniony z pracodawcą (art. 67(18)),
• potwierdzenie bezpiecznych i higienicznych warunków na tym stanowisku (art. 67(31) § 7),
• osobne zdanie o zapoznaniu się z oceną ryzyka i informacją BHP oraz zobowiązanie do ich przestrzegania (§ 6),
• przy poleceniu: potwierdzenie warunków lokalowych i technicznych, z datą wcześniejszą niż polecenie (art. 67(19) § 3),
• podpis albo potwierdzenie w systemie pracodawcy.

Pozostałe wzory znajdziesz wśród oświadczeń.

Najczęstsze błędy

• Odesłanie oświadczenia o warunkach lokalowych i technicznych już po otrzymaniu polecenia. Ustawa każe złożyć je bezpośrednio przed jego wydaniem.
• Potwierdzanie warunków pod adresem, którego z pracodawcą nie uzgodniliście. Miejsce wskazujesz Ty, uzgadniacie je za każdym razem.
• Milczenie po zmianie warunków w domu. Zawiadomienie z art. 67(19) § 5 jest Twoim obowiązkiem.
• Traktowanie podpisu jak zdjęcia jednego dnia. Stanowisko organizujesz z uwzględnieniem wymagań ergonomii przez cały czas pracy zdalnej (art. 67(31) § 8).
• Doklejanie do druku klauzuli o odpowiedzialności karnej. Art. 233 § 6 Kodeksu karnego wymaga przepisu ustawy przewidującego odebranie oświadczenia pod takim rygorem, a przy tych oświadczeniach takiego przepisu nie ma.