Oświadczenie o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej

Kadry wręczają Ci druk z rubrykami na dochód, liczbę osób w rodzinie i czasem na stan zdrowia. Sytuacja życiowa, rodzinna i materialna to wyrażenie wzięte wprost z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i to ono przesądza, ile z funduszu dostaniesz.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz oświadczenie

Kiedy składasz to oświadczenie

Zawsze wtedy, gdy ubiegasz się o cokolwiek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: dopłatę do wypoczynku, zapomogę, świadczenie świąteczne albo pożyczkę na cele mieszkaniowe. Pracodawca nie ma jak przyznać tej pomocy w oderwaniu od Twojej sytuacji, więc najpierw musi ją poznać.

Krąg osób uprawnionych jest szerszy, niż zwykle się przyjmuje. Obejmuje pracowników i ich rodziny, emerytów oraz rencistów będących byłymi pracownikami zakładu wraz z ich rodzinami, a także inne osoby, którym pracodawca przyznał to prawo w regulaminie (art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS). Emeryt, który odszedł z firmy dziesięć lat temu, wypełnia ten sam druk co pracownik na etacie.

Kryterium socjalne, czyli dlaczego kwoty się różnią

Przyznanie ulgowej usługi lub świadczenia oraz wysokość dopłaty zależą od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Praktyka nazywa to kryterium socjalnym.

Stąd bierze się rzecz, która najbardziej dziwi pracowników: dwie osoby na tym samym stanowisku dostają z funduszu różne kwoty. Równa wypłata dla wszystkich narusza art. 8 ust. 1, bo pomija jedyne kryterium, na którym ustawa oparła cały fundusz. Skutki spadają na pracodawcę. Związki zawodowe mogą wystąpić do sądu pracy o zwrot funduszowi środków wydanych niezgodnie z ustawą (art. 8 ust. 3), a za działanie wbrew jej przepisom grozi grzywna orzekana na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy (art. 12a).

Progów, kwot ani wzoru druku w ustawie nie znajdziesz. Ustala je regulamin funduszu, uzgadniany ze związkami zawodowymi, a tam, gdzie związki nie działają, z przedstawicielem załogi (art. 8 ust. 2). Dlatego identyczne oświadczenie u dwóch pracodawców daje inny wynik. Samą procedurę ubiegania się o pomoc opisuje wniosek o przyznanie świadczenia socjalnego.

Czego pracodawca może żądać

Ustawa wskazuje jedną drogę: dane osobowe potrzebne do przyznania świadczenia i ustalenia wysokości dopłaty udostępnia się pracodawcy w formie oświadczenia (art. 8 ust. 1a). Punktem wyjścia jest Twoja deklaracja.

Udokumentowania tych danych pracodawca może żądać wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 8 ust. 1a). Ustawa wymienia w tym miejscu oświadczenia i zaświadczenia o sytuacji życiowej, w tym zdrowotnej, rodzinnej i materialnej. Obowiązku dołączenia PIT nie ma tu w żadnym przepisie. Czy akurat ten dokument mieści się w granicy niezbędności, zależy od tego, co pracodawca chce potwierdzić i co przewiduje regulamin.

Dane o zdrowiu chronione są osobno. Do ich przetwarzania pracodawca dopuszcza wyłącznie osoby z pisemnym upoważnieniem, a te osoby wiąże tajemnica (art. 8 ust. 1b). Rubryka o chorobie w rodzinie nie może więc krążyć po całym dziale kadr. Bywa też, że na druku dopisano klauzulę o odpowiedzialności karnej, choć ustawa o ZFŚS odbierania oświadczenia pod takim rygorem nie przewiduje; kiedy taka formuła realnie działa, tłumaczy oświadczenie o odpowiedzialności.

Jak długo pracodawca trzyma te dane

Pracodawca przetwarza dane z oświadczenia przez okres niezbędny do przyznania świadczenia i ustalenia jego wysokości oraz przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (art. 8 ust. 1c). Sztywnego terminu liczonego w latach ustawa nie podaje.

Podaje za to twardy obowiązek kontroli. Nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym pracodawca dokonuje przeglądu tych danych i ustala, czy dalsze ich przechowywanie jest jeszcze niezbędne. Dane zbędne usuwa (art. 8 ust. 1d). Ustępy od 1a do 1d dopisano do art. 8 w 2019 roku, przy dostosowywaniu polskich ustaw do RODO. Wiążą pracodawcę niezależnie od tego, co stoi w regulaminie.

Co powinno zawierać oświadczenie

• Dane osoby uprawnionej i jej status: pracownik, emeryt, rencista, członek rodziny.
• Świadczenie, o które się ubiegasz, i okres, którego dotyczą dane.
• Liczbę osób we wspólnym gospodarstwie domowym, liczoną według definicji z regulaminu.
• Łączny dochód gospodarstwa i dochód na jedną osobę, w kwotach netto.
• Próg z regulaminu, do którego ten dochód Cię kwalifikuje.
• Okoliczności dodatkowe, na przykład zdarzenie losowe, o ile regulamin je uwzględnia.
• Zdanie o zgodności danych z prawdą, datę i podpis.

Najczęstsze błędy

• Traktowanie druku jak formalności. To on ustala kwotę, a nie sam wniosek.
• Dochód brutto tam, gdzie regulamin liczy netto. Sam wypchniesz się z własnego progu.
• Pominięcie zarobków pozostałych domowników. Kryterium socjalne patrzy na całe gospodarstwo.
• Dopisywanie danych, o które nikt nie pytał. Pracodawca zbiera tylko to, co niezbędne.
• Złożenie oświadczenia raz na zawsze. Regulaminy zwykle każą je odnawiać co roku.

Pozostałe pisma tego rodzaju zebraliśmy wśród oświadczeń.

Wypełnij oświadczenie w generatorze

Odpowiedz w Prawomacie na kilka pytań o świadczenie, skład gospodarstwa domowego i dochody. Dostaniesz gotowe oświadczenie do funduszu socjalnego, z wyliczonym dochodem na osobę.