Wypowiedzenie umowy współpracy między firmami

Zamykasz stałą współpracę z kontrahentem - dostawcą, agencją, podwykonawcą - i chcesz zrobić to tak, żeby nie ciągnęły się za Tobą niezapłacone faktury, otwarte zamówienia ani kara umowna, która wyskoczy po fakcie? Przy umowie o współpracy między firmami najpierw sięgasz nie po kodeks, tylko po własny kontrakt: to jego zapisy o wypowiedzeniu przesądzają, kiedy i na jakich warunkach z niej wyjdziesz.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz wypowiedzenie umowy

Kiedy można wypowiedzieć umowę współpracy

Umowa o współpracy między firmami to najczęściej umowa nienazwana albo ramowa: reguluje stałą relację - dostawy, obsługę czy usługi wykonywane cyklicznie - a szczegóły bieżących zleceń schodzą do pojedynczych zamówień. Powody wypowiedzenia bywają różne: kontrahent przestaje dowozić jakość, zmieniasz podwykonawcę, przenosisz obsługę do innej firmy albo druga strona zalega z płatnościami.

Punkt wyjścia jest zawsze ten sam - klauzula o wypowiedzeniu w Twoim kontrakcie. To ona mówi, czy współpracę można zakończyć teraz, po jakim czasie i czym to grozi. Osobno sprawdź, co dzieje się z zamówieniami już przyjętymi do realizacji: dobre umowy przewidują, że wypowiedzenie ramy nie zdejmuje obowiązku dokończenia zleceń będących w toku.

Podstawa prawna - Kodeks cywilny i Twoja umowa

Umowy o współpracy Kodeks cywilny nie reguluje osobno, więc jej treść układają same strony na zasadzie swobody umów (art. 353¹ Kodeksu cywilnego). Jeśli współpraca polega na świadczeniu usług, a umowa nie mówi wprost o wypowiedzeniu, wchodzą przepisy o zleceniu - art. 750 Kodeksu cywilnego każe stosować je odpowiednio. Z art. 746 Kodeksu cywilnego wynika wtedy, że każda ze stron może wypowiedzieć umowę w każdym czasie; przy współpracy odpłatnej wypowiedzenie bez ważnego powodu może jednak rodzić obowiązek naprawienia szkody, a uprawnienia do wyjścia z ważnych powodów nie da się wyłączyć z góry (art. 746 § 3 Kodeksu cywilnego).

Gdy umowę zawarto na czas nieokreślony, jako trwałe zobowiązanie ciągłe wypowiesz ją z zachowaniem terminu z kontraktu, a przy jego braku - terminu ustawowego lub zwyczajowego (art. 365¹ Kodeksu cywilnego). Umowa na czas oznaczony jest trwalsza: przed upływem terminu rozwiążesz ją zwykle tylko wtedy, gdy sama to przewiduje, albo za porozumieniem stron. Jeśli kontrakt zastrzega karę umowną za wcześniejsze zakończenie (art. 483 Kodeksu cywilnego), sprawdź jej wysokość - rażąco wygórowaną sąd może zmiarkować (art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego), ale rozstrzyga o tym indywidualnie.

Jak i w jakiej formie złożyć wypowiedzenie

Wypowiedzenie kierujesz do drugiej firmy, na adres z umowy lub z rejestru (KRS, CEIDG). Formę narzuca kontrakt. Jeżeli umowę zawarto na piśmie, jej wypowiedzenie wymaga co najmniej formy dokumentowej (art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego) - w praktyce e-mail z jednoznacznym oświadczeniem, choć bezpieczniej złożyć je na piśmie z podpisem, gdy umowa tak zastrzega. Nadaj je w sposób, który da Ci dowód dotarcia do adresata: przesyłka polecona ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru albo droga komunikacji ustalona w kontrakcie. Od dnia doręczenia zwykle liczy się okres wypowiedzenia.

Co powinno zawierać wypowiedzenie

Urzędowego wzoru nie ma, ale skuteczne pismo zawiera:

• dane obu przedsiębiorców - nazwy, adresy, NIP i osoby reprezentujące;
• oznaczenie umowy - jej tytuł, numer i datę zawarcia;
• jednoznaczne oświadczenie o wypowiedzeniu oraz tryb: za wypowiedzeniem czy ze skutkiem natychmiastowym;
• podstawę - konkretny paragraf umowy, a przy trybie natychmiastowym opis ważnego powodu;
• termin - dzień, z którym umowa się rozwiąże;
• los otwartych zamówień i rozliczenie za część już wykonaną;
• datę i podpis osoby uprawnionej do reprezentacji.

Warto od razu zaproponować rozliczenie: fakturę za zrealizowane dostawy lub etapy, zwrot powierzonego sprzętu, dokumentów i danych dostępowych. Więcej o zasadach kończenia takich kontraktów znajdziesz w poradniku dla umów B2B.

Najczęstsze błędy

• Pominięcie klauzuli o wypowiedzeniu - to umowa, a nie ogólne zasady, wyznacza termin i koszt wyjścia.
• Wypowiedzenie umowy terminowej tak, jakby była bezterminowa - bez podstawy w kontrakcie bywa bezskuteczne.
• Zerwanie współpracy bez ważnego powodu przed czasem - przy umowie odpłatnej grozi odpowiedzialnością odszkodowawczą (art. 746 Kodeksu cywilnego).
• Zignorowanie otwartych zamówień - niedokończone zlecenia potrafią wrócić jako roszczenie.
• Niewłaściwa forma lub brak dowodu doręczenia - trudno wtedy wykazać, od kiedy biegnie termin.
• Mylenie wypowiedzenia z odstąpieniem lub porozumieniem stron - to trzy różne drogi o różnych skutkach.

Napisz wypowiedzenie umowy współpracy z Prawomatem

Nie musisz redagować pisma od zera. Opisz swoją współpracę, a Prawomat przygotuje wypowiedzenie z właściwym trybem, terminem i rozliczeniem - gotowe do pobrania. Zajrzyj też do pozostałych wypowiedzeń umów.