Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę: wzór i instrukcja krok po kroku

Decyzja zapadła: odchodzisz z pracy albo to Ty żegnasz się z pracownikiem. Samo wypowiedzenie wygląda na formalność: kilka zdań na kartce. Problem w tym, że źle przygotowane pismo potrafi narobić kłopotów: od kwestionowanego terminu po przegraną sprawę w sądzie pracy. Na szczęście reguły są proste, jeśli się je zna. Poniżej masz je zebrane w jednym miejscu.

Czym jest wypowiedzenie umowy o pracę

To jednostronne oświadczenie: jednej strony wystarczy. Pracownik albo pracodawca mówi: kończymy współpracę. Umowa nie urywa się od razu; rozwiązuje się dopiero po okresie wypowiedzenia. Zasady reguluje Kodeks pracy, w szczególności art. 30 oraz art. 36 i kolejne.

Kto i na jakich zasadach może wypowiedzieć umowę

Pracownik może wypowiedzieć umowę w dowolnym momencie i nie musi tłumaczyć dlaczego. Obowiązuje go tylko okres wypowiedzenia.

Pracodawca ma węższe pole. Jeśli wypowiada umowę na czas nieokreślony lub na czas określony, musi podać konkretną, prawdziwą przyczynę (np. likwidacja stanowiska, reorganizacja, utrata zaufania). To ważna zmiana: do 2023 roku obowiązek uzasadnienia dotyczył wyłącznie umów bezterminowych, a od 26 kwietnia 2023 roku obejmuje także umowy na czas określony. Bez uzasadnienia zostaje tylko wypowiedzenie umowy na okres próbny.

Okres wypowiedzenia: jak go policzyć

Długość zależy od rodzaju umowy i stażu u danego pracodawcy.

Umowa na okres próbny:

• do 2 tygodni pracy: 3 dni robocze,
• ponad 2 tygodnie: 1 tydzień,
• przy próbie na 3 miesiące: 2 tygodnie.

Umowa na czas określony i nieokreślony:

• mniej niż 6 miesięcy zatrudnienia: 2 tygodnie,
• od 6 miesięcy do 3 lat: 1 miesiąc,
• powyżej 3 lat: 3 miesiące.

Dwie rzeczy, na których ludzie najczęściej się potykają. Okres wypowiedzenia nie zaczyna się w dniu, w którym piszesz pismo: biegnie od dnia następnego po jego doręczeniu drugiej stronie. A jeśli liczony jest w miesiącach, kończy się ostatniego dnia miesiąca; jeśli w tygodniach, w sobotę.

Co powinno zawierać wypowiedzenie

Pismo ma być proste i jednoznaczne. Powinno zawierać:

• datę i miejsce sporządzenia,
• dane pracownika i pracodawcy,
• tytuł: „Wypowiedzenie umowy o pracę”,
• oświadczenie o wypowiedzeniu, z rodzajem umowy i datą jej zawarcia,
• podpis osoby wypowiadającej.

Gdy pismo składa pracodawca, dochodzą dwa elementy obowiązkowe: uzasadnienie oraz pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy (pracownik ma na to 21 dni od otrzymania wypowiedzenia).

Jeśli wolisz mieć pewność, że niczego nie pominiesz, Prawomat przygotuje wypowiedzenie na podstawie kilku Twoich odpowiedzi.

Wzór: wypowiedzenie składane przez pracownika

Warszawa, 22 kwietnia 2025 r. Jan Kowalski ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa

Do: XYZ Sp. z o.o. ul. Firmowa 2, 00-001 Warszawa

Wypowiedzenie umowy o pracę

Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą dnia 15 maja 2022 r. na czas nieokreślony, z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Z poważaniem, [Podpis]

Wzór: wypowiedzenie składane przez pracodawcę

Warszawa, 22 kwietnia 2025 r. XYZ Sp. z o.o. ul. Firmowa 2, 00-001 Warszawa

Do: Jan Kowalski ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa

Wypowiedzenie umowy o pracę

Wypowiadam umowę o pracę zawartą dnia 15 maja 2022 r. na czas nieokreślony, z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. Przyczyną wypowiedzenia jest likwidacja stanowiska w związku z reorganizacją działu.

Przysługuje Panu prawo odwołania się od niniejszego wypowiedzenia do sądu pracy w terminie 21 dni od daty jego otrzymania.

Z poważaniem, [Podpis osoby upoważnionej]

Najczęstsze błędy

• brak formy pisemnej,
• niezachowanie właściwego okresu wypowiedzenia,
• brak uzasadnienia, gdy pismo składa pracodawca,
• pominięcie pouczenia o prawie do odwołania,
• doręczenie w sposób, którego potem nie da się udowodnić (np. e-mail bez potwierdzenia odbioru).

Najczęstsze pytania

Czy wypowiedzenie musi być na papierze? Co do zasady tak: Kodeks pracy wymaga formy pisemnej.

Czy pracodawca zawsze musi podać przyczynę? Przy umowie na czas nieokreślony i na czas określony: tak. Przy umowie na okres próbny: nie.

Od kiedy liczy się okres wypowiedzenia? Od dnia następnego po doręczeniu pisma drugiej stronie, a nie od dnia jego napisania.

Czy mogę odejść z pracy ze skutkiem natychmiastowym? Tylko w szczególnych sytuacjach, np. ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę (art. 55 Kodeksu pracy).

Czy da się cofnąć wypowiedzenie? Tylko za zgodą drugiej strony. Jednostronne wycofanie nie wywołuje skutku.