Zawiadomienie o zmianie adresu firmy

Dopóki nie zmienisz adresu w rejestrze, pisma z urzędu i z sądu idą tam, gdzie firmy już nie ma.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy piszesz zawiadomienie o zmianie adresu firmy

Przenosisz biuro na drugą ulicę, wychodzisz z adresu wirtualnego do własnego lokalu albo kończysz najem i wracasz do prowadzenia firmy z domu. Każde z tych zdarzeń uruchamia ten sam zestaw formalności.

W głowie masz jedną przeprowadzkę, w papierach kilka zgłoszeń. Każde ma innego adresata: ewidencję albo rejestr, urząd skarbowy, a osobno bank, ubezpieczyciela, leasingodawcę i stałych kontrahentów.

Podstawa prawna i termin

Kodeks cywilny nie nakłada tu żadnego obowiązku zgłoszeniowego wobec CEIDG, KRS ani urzędu skarbowego. Obowiązki siedzą w trzech innych ustawach i łączy je jedna liczba: siedem dni.

Jednoosobowa działalność. Przedsiębiorca składa wniosek o zmianę wpisu w CEIDG w terminie 7 dni od dnia zmiany danych (art. 15 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o CEIDG). Dane wskazane w art. 5 ust. 2 pkt 18 i 19 tej ustawy mają reżim ostrzejszy: niezwłocznie, najpóźniej w dniu roboczym następującym po dniu zmiany.

Spółka w rejestrze przedsiębiorców. Wniosek o wpis powinien trafić do sądu rejestrowego nie później niż siedem dni od zdarzenia, które ten wpis uzasadnia (art. 22 ust. 1 ustawy o KRS).

Urząd skarbowy. Aktualizacja danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym ma własny siedmiodniowy termin (art. 9 ust. 1 ustawy o NIP). Podmioty wpisane do KRS aktualizują tą drogą wyłącznie dane uzupełniające, bo resztę zaciąga sam rejestr. Formularz właściwy dla Twojej formy działalności wskaże urząd albo biznes.gov.pl; symbole druków krążące po forach bywają nieaktualne.

Siedziba czy adres: kiedy wchodzi notariusz

To rozróżnienie decyduje o kosztach. Siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający (art. 41 Kodeksu cywilnego). Adres to dopiero ulica i numer lokalu.

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością określa firmę i siedzibę (art. 157 § 1 pkt 1 KSH). Przeprowadzka w granicach tej samej miejscowości nie rusza więc umowy spółki. Wyjście poza miejscowość zmienia siedzibę, a zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników umieszczonej w protokole notarialnym oraz wpisu do rejestru (art. 255 § 1 i § 3 KSH). Rozstrzyga treść konkretnej umowy, więc przeczytaj ją, zanim umówisz notariusza.

Gdzie i jak złożyć

CEIDG: online przez biznes.gov.pl z podpisem zaufanym albo e-dowodem, osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy, ewentualnie listem poleconym z podpisem poświadczonym notarialnie. Zgłoszenie jest bezpłatne, a wpis zmienia się najpóźniej następnego dnia roboczego. Ewidencja przekazuje informację o zmianie dalej: do urzędu skarbowego, GUS oraz ZUS lub KRUS.

KRS: papieru tu nie ma. Wnioski dotyczące podmiotu z rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie przez system teleinformatyczny (art. 19 ust. 2 ustawy o KRS), czyli przez Portal Rejestrów Sądowych, a przy umowie zawartej na wzorcu przez S24.

Kontrahenci, bank, ubezpieczyciel: zwykłe pismo, mailem albo listem. Ustawa nie wyznacza tu terminu, więc rozstrzyga umowa i zdrowy rozsądek. Jedno pismo wystarczy do rozesłania wszystkim adresatom umownym. Adres do doręczeń członka zarządu biegnie osobnym trybem, opisanym w oświadczeniu o adresie do doręczeń.

Co powinno zawierać

• Firmę, NIP, REGON oraz numer KRS, jeżeli spółka jest w rejestrze.
• Dotychczasowy i nowy adres, oba pełne.
• Datę, od której nowy adres obowiązuje.
• Wskazanie, czy zmienia się adres siedziby, adres do korespondencji, czy oba.
• Prośbę o kierowanie faktur i pism na nowy adres.
• Numer umowy, której pismo dotyczy, przy adresatach umownych.
• Podpis osoby uprawnionej do reprezentacji.

Najczęstsze błędy

• Zgłoszenie zmiany w jednym miejscu. Terminy do ewidencji albo rejestru i do urzędu skarbowego biegną równolegle.
• Milczenie wobec sądu rejestrowego. Sąd wzywa wtedy do złożenia wniosku, wyznaczając dodatkowy siedmiodniowy termin pod rygorem grzywny, a przy dalszej bezczynności grzywnę nakłada i może ją ponawiać (art. 24 ust. 1, 1b i 2 ustawy o KRS).
• Wizyta u notariusza przy przeprowadzce w obrębie jednej miejscowości.
• Pominięcie banku, leasingodawcy i ubezpieczyciela. Podstawy ustawowej tam nie ma, a skutki umowne bywają szybsze od urzędowych.
• Stary adres na fakturach jeszcze przez kilka miesięcy po przeprowadzce.

Pismo z danymi firmy, obydwoma adresami i datą zmiany ułoży Prawomat. Pozostałe pisma z tej rodziny znajdziesz wśród zawiadomień.