Upoważnienie: wzór i zasady

Upoważnienie to najprostsze pismo w katalogu oświadczeń. Najwięcej kłopotu sprawia samo słowo, bo w mowie potocznej i w przepisach znaczy co innego.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz upoważnienie

Kiedy wystarczy zwykłe upoważnienie

Sięgasz po nie, gdy ktoś ma za Ciebie coś zanieść, odebrać albo pokazać. Typowe sytuacje: córka zanosi Twój wniosek do biura, kolega odbiera klucze od administracji, sąsiadka okazuje w spółdzielni Twoje dokumenty, bo Ty jesteś w delegacji. Osoba upoważniona działa jak posłaniec. Niczego za Ciebie nie postanawia.

Dwie częste sytuacje mają osobne strony: odbiór dokumentów, gdzie część dokumentów wydaje się wyłącznie osobiście, oraz odbiór dziecka z przedszkola, gdzie o zasadach decyduje statut placówki.

Upoważnienie a pełnomocnictwo: podstawa prawna

Kodeks cywilny w ogóle nie zna upoważnienia jako odrębnej instytucji. Zna przedstawicielstwo: czynności prawnej można dokonać przez przedstawiciela, a jej skutki dotyczą bezpośrednio reprezentowanego (art. 95 § 1 i § 2). Gdy umocowanie pochodzi od Ciebie, nazywa się pełnomocnictwem (art. 96).

Czynność prawna to oświadczenie, które coś zmienia w Twoich prawach: zawarcie umowy, jej wypowiedzenie, przyjęcie płatności, zgoda. Czynność faktyczna niczego takiego nie zmienia. Zaniesienie koperty, odebranie rzeczy, okazanie zaświadczenia to czynności faktyczne i do nich zwykle wystarcza upoważnienie.

Rodzaje pełnomocnictw, ich formę, odwołanie i dalsze pełnomocnictwo opisujemy przy pełnomocnictwie.

Kiedy nazwa dokumentu ma znaczenie

Najczęściej nie ma. Oświadczenie woli tłumaczy się według okoliczności, zasad współżycia społecznego i ustalonych zwyczajów (art. 65 § 1 Kodeksu cywilnego), więc decyduje treść. Kartka zatytułowana UPOWAŻNIENIE, która pozwala sąsiadowi podpisać za Ciebie umowę najmu, jest w istocie pełnomocnictwem i podlega jego regułom, w tym wymogom formy z art. 99.

Nazwa zaczyna ważyć, gdy przepis szczególny wymaga określonego dokumentu. W sprawach urzędowych strona działa przez pełnomocnika z pełnomocnictwem na piśmie albo zgłoszonym do protokołu (art. 32 i art. 33 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego), a złożenie dokumentu pełnomocnictwa w sprawie z zakresu administracji publicznej podlega opłacie skarbowej (art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy o opłacie skarbowej). Trudno liczyć, że sama zmiana tytułu na upoważnienie usunie opłatę, skoro liczy się to, co dokument faktycznie przyznaje. Szczegóły opłaty i zwolnień są przy pełnomocnictwie do urzędu.

Bywa też odwrotnie. Niektóre ustawy same posługują się słowem upoważnienie, na przykład przy wydaniu świadectwa pracy osobie upoważnionej przez pracownika. Wtedy wystarczy zwykłe upoważnienie.

Kto może je podpisać

Podpisuje osoba, której sprawa dotyczy. Za dziecko podpisuje rodzic, bo rodzice są przedstawicielami ustawowymi dziecka pozostającego pod ich władzą rodzicielską, a każde z nich może działać samodzielnie (art. 98 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego). Za firmę podpisują osoby, które mają prawo ją reprezentować według wpisu w KRS albo CEIDG.

Osoba upoważniona nie musi być pełnoletnia z mocy ustawy. Kodeks cywilny dopuszcza nawet pełnomocnika z ograniczoną zdolnością do czynności prawnych (art. 100), ale instytucja, która wydaje rzecz albo dokument, może stawiać własne wymagania.

Co powinno zawierać upoważnienie

• Miejscowość i datę.
• Twoje imię, nazwisko i dane dokumentu tożsamości.
• Imię, nazwisko i dane dokumentu osoby upoważnionej.
• Opis jednej konkretnej czynności, bez ogólników w rodzaju “do załatwienia wszystkich spraw”.
• Okres albo dzień, w którym upoważnienie działa.
• Zdanie, że upoważnienie nie obejmuje oświadczeń woli, jeśli chcesz to zastrzec.
• Własnoręczny podpis.

Upoważnienie możesz odwołać w każdej chwili. Kodeks mówi to wprost o pełnomocnictwie (art. 101 § 1) i ta sama zasada działa przy zwykłym upoważnieniu. Zawiadom wtedy instytucję, u której dokument leży.

Najczęstsze błędy

• Formuła “do wszystkich spraw”. Instytucja potraktuje ją jak pełnomocnictwo ogólne albo odrzuci jako zbyt mglistą.
• Upoważnienie tam, gdzie przepis wymaga pełnomocnictwa w określonej formie, na przykład przy umowie u notariusza.
• Przekonanie, że nowy tytuł zwalnia z opłaty skarbowej w urzędzie.
• Brak danych dokumentu osoby upoważnionej, przez co nikt nie może jej zweryfikować.
• Brak daty końcowej przy jednorazowej sprawie.

Gotowe pismo z opisem czynności i danymi obu osób ułoży generator Prawomatu.