Upoważnienie do odbioru dokumentów

Każdy dokument ma tu własną ustawę i własną regułę wydania. Przed wizytą sprawdź, do której grupy należy Twój.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz upoważnienie do odbioru

Kiedy potrzebujesz upoważnienia do odbioru

Zwykle wtedy, gdy dokument czeka w okienku, a Ty nie możesz przyjść: pracujesz w innym mieście, leżysz w szpitalu, jesteś za granicą. Czym upoważnienie różni się od pełnomocnictwa, wyjaśniamy na stronie upoważnienie wzór. Tutaj chodzi o to, czy instytucja w ogóle wyda dokument komuś innemu.

Dokumenty, które odbierze za Ciebie inna osoba

Świadectwo pracy. Pracodawca wydaje je pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej, a gdy to niemożliwe, w ciągu 7 dni wysyła je pocztą lub doręcza inaczej (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Upoważnienie możesz dostarczyć na papierze albo elektronicznie, na przykład mailem do kadr (§ 3 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Dokumentacja medyczna i wyniki badań. Placówka udostępnia ją pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu albo osobie upoważnionej przez pacjenta (art. 26 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta). Mąż czy dorosła córka odbierają wyniki na podstawie Twojego upoważnienia.

Przesyłka z awizo. Na poczcie odbierze ją pełnomocnik z pełnomocnictwem na zasadach ogólnych albo z pełnomocnictwem pocztowym, a także pełnoletni domownik po złożeniu oświadczenia o wspólnym zamieszkiwaniu (art. 37 ust. 2 pkt 2 i 3 Prawa pocztowego). Pełnomocnictwa pocztowego udzielasz osobiście w placówce, w obecności pracownika operatora, albo elektronicznie, jeśli regulamin operatora to przewiduje (art. 38 ust. 3 i 3a). Przesyłki z sądu, urzędu czy od komornika mogą podlegać osobnym przepisom o doręczeniach (art. 37 ust. 3).

Zaświadczenie z urzędu. Urząd wydaje je na żądanie osoby, która się o nie ubiega (art. 217 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego), a w jej imieniu może działać pełnomocnik z pełnomocnictwem na piśmie albo zgłoszonym do protokołu (art. 32 i art. 33 § 2 KPA). Takie pełnomocnictwo zwykle wiąże się z opłatą skarbową, co rozpisujemy przy pełnomocnictwie do urzędu.

Dokumenty, które odbierasz osobiście

Dowód osobisty. Odbierasz go osobiście w gminie, w której złożyłeś wniosek (art. 30 ust. 1 ustawy o dowodach osobistych). Pełnomocnik może go odebrać tylko w dwóch sytuacjach: gdy wniosek przyjęto w miejscu Twojego pobytu z powodu choroby lub niepełnosprawności (art. 26 ust. 1) albo gdy taka przeszkoda pojawiła się po złożeniu wniosku i zawiadomiłeś o niej gminę (art. 30 ust. 4). Potrzebne jest wtedy pełnomocnictwo szczególne do tej jednej czynności, więc zwykłe upoważnienie nie wystarczy. Dowód dziecka odbiera rodzic albo opiekun (art. 30 ust. 2).

Paszport. Odbiera się go osobiście w organie, w którym złożono wniosek (art. 56 ust. 1 ustawy o dokumentach paszportowych). Pełnomocnika ustawa nie przewiduje. Paszport dziecka odbiera rodzic, opiekun prawny lub kurator (art. 56 ust. 2).

Prawo jazdy. Urząd przekazuje je uprawnionej osobie pocztą, przesyłką rejestrowaną za potwierdzeniem odbioru, albo bezpośrednio za pokwitowaniem, zależnie od tego, co wybrałeś we wniosku (§ 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wydawania dokumentów stwierdzających uprawnienia do kierowania pojazdami). Odbioru przez osobę trzecią w urzędzie rozporządzenie nie opisuje. Jeśli nie możesz przyjść, wybierz we wniosku wysyłkę.

Jak instytucja sprawdzi osobę odbierającą

Przy dowodzie osobistym gmina potwierdza tożsamość odbierającego na podstawie dowodu osobistego, ważnego paszportu albo danych z Rejestru Dowodów Osobistych (art. 30a). Przy paszporcie wystarczy ważny paszport, dowód osobisty albo inny dokument tożsamości (art. 57 ust. 1). Pracodawca czy przychodnia sprawdzą dane z upoważnienia z dokumentem osoby, która przyszła, więc wpisz je bezbłędnie.

Wpisując dane tej osoby, przekazujesz instytucji cudze dane osobowe. Podaj tylko to, co służy jej rozpoznaniu: imię, nazwisko i dokument, którym się wylegitymuje. Rozporządzenie RODO każe ograniczać dane do niezbędnych dla celu (art. 5 ust. 1 lit. c).

Co powinno zawierać upoważnienie

• Datę, Twoje dane i nazwę instytucji.
• Dane osoby upoważnionej z rodzajem i numerem dokumentu tożsamości.
• Dokładną nazwę każdego dokumentu, z okresem albo datą, której dotyczy.
• Termin ważności upoważnienia.
• Twój własnoręczny podpis.
• Miejsce na pokwitowanie odbioru.

Najczęstsze błędy

• Wysłanie kogoś po paszport. Urząd go nie wyda, niezależnie od treści upoważnienia.
• Zwykłe upoważnienie po dowód osobisty zamiast pełnomocnictwa szczególnego i bez wcześniejszego zawiadomienia gminy.
• Ogólnik “do odbioru wszystkich moich dokumentów”. Przychodnia albo kadry odeślą osobę z niczym.
• Zapomniane zastrzeżenie na poczcie. Jeśli nie chcesz, żeby domownik odbierał Twoje listy polecone, złóż je w placówce.