Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym wzór

Znalazłeś tańsze biuro, przechodzisz na własną księgowość albo masz dość spóźnionych deklaracji i błędów w rozliczeniach? Zakończenie współpracy z biurem rachunkowym to nie samo pismo. Trzeba je zgrać z miesięcznym rytmem rozliczeń, żeby żaden JPK ani żadna deklaracja nie wypadły między dwoma biurami.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz wypowiedzenie umowy

Kiedy wypowiedzieć umowę z biurem rachunkowym

Najczęściej piszesz to pismo, gdy zmieniasz biuro na inne: tańsze, bliższe albo takie, które lepiej zna Twoją branżę. Zdarza się, że powodem jest jakość obsługi, czyli spóźnione pliki JPK, błędy w deklaracjach VAT, brak kontaktu z księgową w gorącym okresie zamknięcia miesiąca.

Część przedsiębiorców rezygnuje, bo zatrudnia własnego księgowego albo upraszcza działalność i prowadzi rozliczenia samodzielnie w programie. Bywa i tak, że biuro podnosi cennik, a Ty szukasz oferty pod nowy zakres usług.

Jedno łączy te sytuacje: moment wypowiedzenia warto dopasować do cyklu rozliczeń. Najczyściej kończy się współpracę na koniec miesiąca albo kwartału, żeby stare biuro domknęło zamknięty już okres, a nowe zaczęło od czystej karty. Dzięki temu unikasz sporu o to, kto wysyła ostatni JPK i deklaracje.

Podstawa prawna i termin

Obsługę księgową prawo traktuje jak umowę o świadczenie usług. Zgodnie z art. 750 k.c. do umowy tego rodzaju stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu, a rdzeniem jest tu art. 746 Kodeksu cywilnego.

Przepis działa w obie strony. Ty, jako dający zlecenie, kończysz umowę w dowolnym momencie (art. 746 § 1 k.c.), ale przy umowie odpłatnej powinieneś rozliczyć część wynagrodzenia za dotychczasową obsługę, a przy wypowiedzeniu bez ważnego powodu liczyć się z odpowiedzialnością za szkodę. Biuro jako przyjmujący zlecenie także może zrezygnować (art. 746 § 2 k.c.), z podobnym zastrzeżeniem co do szkody przy odpłatnym zleceniu. Uprawnienia do wypowiedzenia z ważnych powodów żadna ze stron nie zrzeknie się z góry (art. 746 § 3 k.c.).

Sam okres wypowiedzenia nie wynika z ustawy. Bierzesz go z własnej umowy, dlatego najpierw przeczytaj swój egzemplarz. W praktyce biura stosują od 1 do 3 miesięcy ze skutkiem na koniec miesiąca, bo taki rytm pasuje do miesięcznych plików JPK_V7 i deklaracji. Gdy umowa w ogóle nie określa terminu, wypowiedzenie działa według art. 746 k.c., ale i tak rozsądnie jest dać czas na domknięcie bieżących rozliczeń, a nie żądać zerwania z dnia na dzień.

Pamiętaj o drugiej stronie tego samego przepisu, o której biura wolą nie przypominać: po rozwiązaniu umowy biuro ma wydać wszystko, co uzyskało przy prowadzeniu Twojej księgowości (art. 740 k.c.). To Twoja własność, a zaległość w wynagrodzeniu nie daje biuru prawa do zatrzymania dokumentów. Odpowiada za nie także dlatego, że to Ty, a nie biuro, ręczysz przed fiskusem za przechowywanie dokumentacji do upływu przedawnienia zobowiązania (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej).

Gdzie i jak złożyć wypowiedzenie

Formę wskazuje umowa. Najbezpieczniej złożyć pismo na papierze i wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, na adres biura ujawniony w CEIDG lub w KRS. Jeśli umowa dopuszcza kontakt mailowy, możesz wysłać skan dodatkowo mailem, ale samą pocztę elektroniczną trudniej później udowodnić.

Data ma znaczenie, bo wypowiedzenie wywołuje skutek dopiero z chwilą, gdy dotrze do biura tak, że mogło się z nim zapoznać (art. 61 k.c.). Od tej daty liczy się okres wypowiedzenia, dlatego zachowaj potwierdzenie nadania. Ten sam mechanizm i tę samą podstawę z Kodeksu cywilnego znajdziesz przy zwykłym wypowiedzeniu umowy zlecenia; więcej wzorów zebraliśmy w dziale wypowiedzenie umowy.

W tym samym piśmie od razu upomnij się o dokumenty i końcowe rozliczenie. Gdyby biuro mimo to zwlekało z ich zwrotem, kolejnym krokiem jest wezwanie do wydania dokumentów księgowych, które wyznacza termin i zapowiada drogę sądową.

Co powinno zawierać wypowiedzenie

Urzędowego formularza nie ma, ale skuteczne pismo do biura rachunkowego zawiera:

• Twoje dane jako przedsiębiorcy (z NIP) oraz dane biura rachunkowego;
• oznaczenie umowy: numer i datę zawarcia umowy o obsługę księgową;
• jednoznaczne oświadczenie, że wypowiadasz umowę, z terminem rozwiązania zgodnym z okresem z umowy (lub z powołaniem art. 746 k.c., gdy umowa milczy);
• ustalenie, kto kończy bieżące rozliczenia: prośbę o wysyłkę JPK_V7 i deklaracji za ostatni okres objęty umową;
• żądanie wydania całości dokumentacji za protokołem zdawczo-odbiorczym (art. 740 k.c.);
• prośbę o pisemne potwierdzenie rozwiązania i końcowe rozliczenie wynagrodzenia;
• datę, miejsce i podpis.

Powodu podawać nie musisz. Nie chcesz układać pisma od zera? Opisz swoją sytuację po ludzku, a Prawomat dobierze właściwą podstawę i przygotuje gotowe wypowiedzenie do pobrania.

Napisz wypowiedzenie umowy

Najczęstsze błędy

• Zerwanie z dnia na dzień, gdy umowa przewiduje okres wypowiedzenia. Termin z kontraktu wiąże, a jego pominięcie bywa traktowane jak nienależyte zakończenie współpracy.
• Nieustalone, kto wysyła ostatni JPK i deklaracje. To najczęstsza luka: rozliczenie wypada między starym a nowym biurem, a karę i odsetki płacisz Ty jako podatnik.
• Pozostawienie dokumentów w starym biurze. Zażądaj ich wydania od razu w wypowiedzeniu, bo zaległa faktura nie daje biuru prawa ich zatrzymania (art. 740 k.c.).
• Brak dowodu doręczenia. Okres wypowiedzenia liczy się od chwili, gdy pismo dotrze do biura (art. 61 k.c.), a nie od dnia jego napisania.
• Przekazanie dokumentów bez spisu. Bez protokołu zdawczo-odbiorczego trudno wykazać, co faktycznie wróciło, a czego brakuje.
• Zapomnienie o aktualizacji pełnomocnictw i danych do urzędu. Po rozstaniu z biurem odwołaj upoważnienie do podpisywania deklaracji (UPL-1) i zgłoś zmianę osoby prowadzącej księgi.