Wniosek o odpis KRS

Ktoś poprosił Cię o dokument z danymi spółki. Sprawdź najpierw, czy jest Ci potrzebny. Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego udostępnia bezpłatnie, w ogólnodostępnych sieciach teleinformatycznych, aktualne i pełne informacje o podmiotach wpisanych do rejestru (art. 4 ust. 4a ustawy o KRS), a art. 4 ust. 4aa tej ustawy zrównuje moc bezpłatnego wydruku, który pobierasz samodzielnie, z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Bezpłatny wydruk zamiast wniosku

Centralna Informacja jest komórką organizacyjną Ministerstwa Sprawiedliwości, a jej oddziały działają przy sądach rejestrowych (art. 4 ust. 1 ustawy o KRS, § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 9 marca 2018 r. o ustroju i organizacji Centralnej Informacji KRS). Na stronie ministerstwa publikuje informacje o treści odpowiadającej odpisowi aktualnemu i pełnemu, po to, żeby każdy pobrał ich wydruk sam (§ 10 ust. 1).

Zrównanie działa pod warunkiem, że wydruk niesie siedem cech wyliczonych w § 10 ust. 2, od daty pobrania z dokładnością do sekundy po klauzulę o mocy zrównanej, bez pieczęci urzędowej i podpisu pracownika. Pieczęć i podpis są jedyną praktyczną różnicą wobec dokumentu zamówionego za pieniądze (§ 28 ust. 1 i 3).

Rejestr jest jawny, a każdy ma prawo otrzymać z niego poświadczone odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje, również drogą elektroniczną (art. 8 ust. 1 i 3 ustawy o KRS). Interesu prawnego nie wykazujesz i celu nigdzie nie podajesz.

Ta reguła nie przenosi się na inne rejestry. Przy księgach wieczystych obowiązuje osobna ustawa i osobna Centralna Informacja, a na to samo pytanie o moc darmowego podglądu odpowiedź brzmi tam inaczej: opisujemy ją przy wniosku o wypis z księgi wieczystej.

Cztery sytuacje, w których wniosek zostaje

Bezpłatny wydruk obejmuje zawsze całość aktualnych albo pełnych informacji i nie zastępuje czterech dokumentów. Po każdy z nich składasz osobny, płatny wniosek do Centralnej Informacji:

1. Wyciąg, czyli aktualna treść wpisów wyłącznie ze wskazanych przez Ciebie działów rejestru (§ 8 rozporządzenia o ustroju Centralnej Informacji). Formularz CI KRS-CWY.
2. Zaświadczenie, że dany podmiot nie jest wpisany do rejestru (§ 9 pkt 2). Wydruku czegoś, czego w rejestrze nie ma, nie pobierzesz. Formularz CI KRS-CZN.
3. Zaświadczenie z rejestru dłużników niewypłacalnych, trzeciego z rejestrów tworzących KRS (art. 1 ust. 2 ustawy o KRS), że podmiot jest tam wpisany (CI KRS-CDT) albo że nie jest (CI KRS-CDN), § 21 ust. 1 pkt 2 i 3. Sam odpis z tego rejestru pobierzesz za darmo (§ 23 ust. 2).
4. Dokument z fizyczną pieczęcią i podpisem pracownika (§ 28 ust. 1). Gdy druga strona żąda właśnie takiego papieru, wniosek zostaje jedyną drogą. Formularz CI KRS-COD.

Gdzie i jak złożyć wniosek

Wniosek o wydanie odpisu, wyciągu albo zaświadczenia składa się na formularzach z załączników nr 1, 2 i 6 do rozporządzenia o ustroju Centralnej Informacji (§ 11 ust. 1), wykładanych w oddziałach i publikowanych na stronie ministerstwa (§ 3). Pisma własnej redakcji ten tryb nie przewiduje, więc wzór z Prawomatu jest ściągą do wypełnienia urzędowego druku i formularza CI KRS-COD nie zastępuje.

Papierowy wniosek złożysz w centrali Centralnej Informacji albo w jej oddziale; oddział wydaje dokumenty wyłącznie na wniosek złożony bezpośrednio u niego, a korespondencyjnie obsługuje sama centrala (§ 24 ust. 1, 4 i 5 tego rozporządzenia). Drogę elektroniczną prowadzi rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 5 grudnia 2022 r. (Dz. U. poz. 2567): składasz wniosek przez konto w systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu (§ 3 ust. 1), opłatę wnosisz mechanizmem systemowym (§ 4 ust. 1), a dokumenty system generuje automatycznie i opatruje kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (§ 5 ust. 1).

Stawki ustala rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 14 marca 2018 r. (Dz. U. poz. 547): odpis aktualny 30 zł, odpis pełny 60 zł, wyciąg 10 zł za pierwszy dział i 5 zł za każdy następny, zaświadczenie 15 zł, informacja z rejestru 5 zł, poświadczona kopia dokumentu z katalogu dokumentów spółek 50 zł.

Terminu na wydanie dokumentu nie wyznacza ani ustawa o KRS, ani żadne z dwóch rozporządzeń, a wydanie odpisu nie jest postępowaniem administracyjnym: nie ma tu decyzji, odwołania ani skargi na bezczynność. Wniosek wadliwy, nieopłacony albo opłacony za nisko pozostawia się bez nadania biegu (§ 26 rozporządzenia o ustroju Centralnej Informacji).

Co powinien zawierać wniosek

Rozporządzenie o ustroju Centralnej Informacji mówi krótko, co trafia do formularza:

• rodzaj żądanego dokumentu i numer KRS podmiotu, przy wniosku o odpis albo o wyciąg; przy wyciągu dopisujesz, których działów rejestru dotyczy (§ 11 ust. 2);
• przy zaświadczeniu o niewpisaniu jedna z trzech danych: REGON, NIP (tylko w rejestrze przedsiębiorców) albo pełna nazwa lub firma wraz z siedzibą. Podanie kilku niczego nie ulepsza, bo wyszukiwanie idzie po jednej, w kolejności z przepisu (§ 11 ust. 3 i 4);
• oryginalny dowód wniesienia opłaty na rachunek Ministerstwa Sprawiedliwości albo sądu, przy którym działa oddział. Przy przelewie internetowym bez oryginału dołączasz wydruk potwierdzenia i własnoręcznie podpisane oświadczenie o przyczynie braku oryginału oraz o tym, że kwota nie została zaliczona na inny wniosek (§ 25).

Pismo pomocnicze do wypełnienia druku wygenerujesz w Prawomacie, a pozostałe wzory z tej rodziny znajdziesz w dziale wniosek.

Najczęstsze błędy

• Płacenie za coś, co jest za darmo. Zamawiasz odpis aktualny do zwykłego pisma, choć wydruk pobrany bezpłatnie jest ustawowo zrównany z płatnym odpisem (art. 4 ust. 4aa ustawy o KRS).
• Szukanie odpisu zwykłego. Odpisy z KRS dzielą się na aktualny i pełny (§ 6 i § 7 rozporządzenia o ustroju Centralnej Informacji). Odpis zwykły to nazwa z innego rejestru, przenoszona tu z sąsiedniej sprawy.
• Wysyłanie wniosku o odpis do sądu rejestrowego. Odpisy wydaje Centralna Informacja. Sąd rejestrowy prowadzi rejestr i rozpoznaje wnioski o wpis, czyli inne pismo: opisujemy je przy wykreśleniu spółki z KRS.
• Proszenie o zaświadczenie, że spółka jest wpisana. Z rejestru przedsiębiorców Centralna Informacja go nie wydaje: § 9 ma dziś jedną pozycję i jest nią odpowiedź przecząca. Dowodem istnienia spółki jest odpis albo wyciąg.
• Zamawianie płatnej kopii sprawozdania finansowego. Sprawozdania trafiają do repozytorium dokumentów finansowych i Centralna Informacja udostępnia je bezpłatnie (art. 9a ust. 3 i 4 ustawy o KRS). 50 zł kosztuje poświadczona kopia dokumentu z katalogu dokumentów spółek, a to inny zbiór (art. 8a ust. 2 tej ustawy).