Oświadczenie o zatrudnieniu

Prośba o oświadczenie o zatrudnieniu wygląda na formalność. Problem widać dopiero przy okienku: bank, sąd i większość urzędów chcą papieru od pracodawcy, a nie kartki z Twoim podpisem. To dwa różne dokumenty i mylą się w obie strony.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz oświadczenie

Oświadczenie czy zaświadczenie: kto się podpisuje

Oświadczenie piszesz i podpisujesz Ty. To Twoje słowo o Twojej sytuacji, więc waży dokładnie tyle, ile Twoja wiarygodność wobec adresata.

Zaświadczenie o zatrudnieniu (często o zatrudnieniu i zarobkach) wystawiają kadry: na papierze firmowym albo na druku z banku, z podpisem i pieczątką pracodawcy. Pochodzi od kogoś z zewnątrz, dlatego instytucje wolą właśnie je.

Jak rozpoznać, o co chodzi. Jeżeli w prośbie pada “od pracodawcy”, “z zakładu pracy”, “z pieczątką”, albo dostajesz gotowy formularz z rubryką na podpis kadr, to zaświadczenie. Jeżeli druk zaczyna się od “oświadczam, że” i ma miejsce tylko na Twój podpis, to oświadczenie.

Kiedy oświadczenie o zatrudnieniu naprawdę wystarczy

W urzędzie. Jeżeli przepis nie wymaga urzędowego potwierdzenia faktu zaświadczeniem, organ odbiera od Ciebie, na Twój wniosek, oświadczenie składane pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania (art. 75 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego). Co więcej, organ w ogóle nie może żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów, które zna z urzędu albo może ustalić z rejestrów, do których ma dostęp (art. 220 § 1 KPA).

U płatnika składek. Zleceniodawca albo drugi pracodawca musi wiedzieć, jakie masz tytuły do ubezpieczeń, żeby wiedzieć, co zgłosić do ZUS. Tu standardem jest właśnie Twoje oświadczenie, opisane szerzej przy oświadczeniu do umowy zlecenia.

Przy dodatkowej pracy. Pracodawca nie może zakazać Ci jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą ani pracy na innej podstawie (art. 26(1) § 1 Kodeksu pracy). Ograniczyć to może odrębna umowa o zakazie konkurencji (art. 101(1) § 1) albo przepis szczególny. Stąd bierze się oświadczenie, w którym deklarujesz, czy pracujesz gdzie indziej i czy ta praca jest konkurencyjna.

Czy pracodawca ma obowiązek wydać zaświadczenie

Kodeks pracy nie zna ogólnego obowiązku wystawienia zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach na życzenie pracownika. Kodeksowym obowiązkiem jest świadectwo pracy przy rozstaniu (art. 97), a to zupełnie inny dokument.

Wyjątek istnieje i jest konkretny: dla celów emerytalno-rentowych pracodawca ma obowiązek wydawać pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczenia niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości (art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy o emeryturach i rentach z FUS). Poza tym obszarem zaświadczenie dla banku czy wynajmującego jest praktyką i kwestią regulaminu firmy, nie ustawowym roszczeniem.

Masz za to inne papiery, o które nikogo nie musisz prosić: umowę o pracę i informację o warunkach zatrudnienia, którą pracodawca przekazuje Ci na piśmie lub elektronicznie w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy (art. 29 § 3 Kodeksu pracy). Do tego paski wynagrodzeń, PIT-11 i wyciągi z konta. Bank może żądać dokumentów potrzebnych do oceny zdolności kredytowej (art. 70 ust. 1 Prawa bankowego) i sam decyduje, co go przekona.

Świadectwo pracy to trzeci dokument

Pracodawca wydaje je w dniu ustania stosunku pracy, a gdy z przyczyn obiektywnych jest to niemożliwe, przesyła w ciągu 7 dni (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Wydanie świadectwa nie może zależeć od tego, czy rozliczyłeś się z firmą (art. 97 § 1(3)).

Świadectwo podaje okres i rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska, tryb rozwiązania umowy oraz dane potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych. Na Twoje żądanie kadry dopisują wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje (art. 97 § 2). Opinii o Tobie w nim nie ma i być nie może. Widzisz błąd? Masz 14 dni od otrzymania na wniosek o sprostowanie, a po odmowie kolejne 14 dni na drogę do sądu pracy (art. 97 § 2(1)).

Co powinno zawierać oświadczenie o zatrudnieniu

• Miejscowość, datę oraz Twoje dane: imię, nazwisko, adres, PESEL.
• Pracodawcę: pełną nazwę, adres siedziby, NIP lub REGON.
• Rodzaj umowy: na czas nieokreślony, na czas określony do konkretnego dnia, na okres próbny.
• Okres zatrudnienia: od kiedy pracujesz, a przy umowie terminowej także do kiedy.
• Stanowisko i wymiar etatu.
• Na prośbę adresata: czy jesteś w okresie wypowiedzenia i czy pracodawca jest w likwidacji lub upadłości. Bank pyta o to zawsze.
• Zdanie o zgodności danych z prawdą, datę i czytelny podpis.

Zanim napiszesz cokolwiek od zera, poproś adresata o jego druk. Banki, leasingi i biura najmu zwykle mają własny.

Najczęstsze błędy

• Wysłanie oświadczenia tam, gdzie proszono o dokument od pracodawcy. Najczęstszy powód odesłania wniosku.
• Wpisywanie zarobków, o które nikt nie pytał. Gdy adresat chce kwot, właściwym pismem jest oświadczenie o dochodach albo zaświadczenie z kadr.
• “Umowa na czas nieokreślony” przy umowie terminowej. Bank i tak zweryfikuje to u pracodawcy.
• Przemilczenie trwającego wypowiedzenia. Formalnie nadal jesteś zatrudniony, ale dla banku to inna sytuacja.
• Podpisanie firmowego druku bez czytania. Bywa, że pod nagłówkiem o zatrudnieniu ukryto zgodę na zakaz konkurencji.
• Nieprawda po to, by dostać kredyt. Nierzetelne pisemne oświadczenie o okolicznościach istotnych dla uzyskania kredytu lub pożyczki to przestępstwo z art. 297 § 1 Kodeksu karnego.

Generator ułoży oświadczenie za Ciebie

Odpowiedz w Prawomacie na kilka pytań o pracodawcę, umowę i adresata, a dostaniesz gotowe pismo: rodzaj umowy, okres zatrudnienia, stanowisko i etat. Resztę wzorów znajdziesz wśród oświadczeń.