Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy

Kadry podsuwają ten druk pierwszego dnia, razem z umową i szkoleniem BHP. W Twoich prawach nie zmienia on nic. Zmienia sytuację dowodową pracodawcy, bo to on ma pokazać Ci regulamin, a Twój podpis bywa jedynym śladem, że to zrobił.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz oświadczenie

Kiedy podpisujesz to oświadczenie

Standardowo w pierwszym dniu, zanim ktokolwiek dopuści Cię do pracy. Drugi typowy moment to nowy regulamin w firmie, w której pracujesz od lat: kadry roznoszą wtedy listę do podpisu albo proszą o potwierdzenie w systemie kadrowym.

Nie każdy pracodawca musi mieć regulamin. Wprowadza go ten, kto zatrudnia co najmniej 50 pracowników (art. 104 § 1(1) Kodeksu pracy). Przy załodze od 20 do 49 osób regulamin pojawia się na wniosek zakładowej organizacji związkowej (§ 3), a mniejszy pracodawca może go wprowadzić dobrowolnie (§ 2). Obowiązek odpada, gdy te same sprawy reguluje układ zbiorowy pracy.

Gdy regulaminu nie ma, sprawy czasu pracy przejmuje obwieszczenie, do którego stosuje się te same zasady ogłaszania (art. 150 § 7). Podpisujesz wtedy potwierdzenie zapoznania z obwieszczeniem.

Podstawa prawna: art. 104(3) Kodeksu pracy

Są tu dwa momenty, które łatwo skleić w jeden. Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 104(3) § 1). Niezależnie od tego pracodawca ma zapoznać Cię z jego treścią, zanim dopuści Cię do pracy (§ 2).

To rozdzielenie odpowiada na najczęstsze pytanie. Odmowa podpisu nie zawiesza regulaminu, bo jego moc wiążącą uruchamia ogłoszenie w zakładzie. Pracodawca odnotowuje odmowę i szuka innego dowodu zapoznania.

Sytuacja odwrotna działa na Twoją korzyść. Obowiązek z § 2 obciąża pracodawcę, więc to on musi wykazać, że go dopełnił. Jeżeli tekstu nigdy Ci nie przedstawiono, trudno na tej podstawie budować zarzut złamania zasady, o której nie miałeś jak wiedzieć.

W regulaminie znajdziesz organizację pracy, rozkłady czasu pracy, porę nocną, zasady wypłaty wynagrodzenia, obowiązki BHP oraz sposób potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności (art. 104(1) § 1). Osobno wymienia on kary porządkowe stosowane na podstawie art. 108 (§ 2), i to jest fragment, dla którego naprawdę warto go przeczytać.

Regulamin a informacja o warunkach zatrudnienia

Te dwa dokumenty mylą nawet działy kadr. Informację o warunkach zatrudnienia przekazuje Ci pracodawca, papierowo albo elektronicznie, najpóźniej w terminie 7 dni od dopuszczenia do pracy, a dane o instytucji zabezpieczenia społecznego w terminie 30 dni (art. 29 § 3). Obejmuje między innymi normy czasu pracy, przerwy, odpoczynek, nadgodziny, wymiar urlopu i termin odwołania do sądu pracy.

Kierunek jest odwrotny: tam informuje pracodawca, tu potwierdzasz Ty. Przepisy stykają się w jednym punkcie. Jeżeli pracodawca nie ustalił regulaminu pracy, ta sama informacja musi dodatkowo objąć termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłacania wynagrodzenia, porę nocną oraz sposób potwierdzania przybycia i usprawiedliwiania nieobecności (art. 29 § 3 pkt 1 lit. m).

Gdzie trafia podpis i co ma zawierać

Podpisane potwierdzenie idzie do części B akt osobowych, gdzie rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej wymienia je wprost, z odesłaniem do art. 104(3) § 2 (§ 3 pkt 2 lit. e). Potwierdzenie otrzymania informacji o warunkach zatrudnienia leży w tej samej części, pod kolejną literą. Akta pracodawca trzyma przez okres zatrudnienia i przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się skończył (art. 94 pkt 9b). Kopię dostaniesz na wniosek, także jako były pracownik (art. 94(12)).

Sam druk mieści się na jednej stronie:

• miejscowość i data faktycznego zapoznania,
• imię, nazwisko, stanowisko oraz oznaczenie pracodawcy,
• wskazanie regulaminu wraz z datą jego wprowadzenia,
• zdanie o zapoznaniu się z treścią i zobowiązanie do przestrzegania,
• własnoręczny podpis.

Podobne pisma z pierwszego dnia zbiera oświadczenie pracownika, a pełną listę wzorów znajdziesz wśród oświadczeń.

Najczęstsze błędy

• Data wsteczna, dopisana pod dzień rozpoczęcia pracy. Dokument ma świadczyć o faktycznym zapoznaniu.
• Podpis na liście zbiorczej bez dostępu do tekstu. Poproś o egzemplarz albo link do intranetu.
• Liczenie na to, że brak podpisu wyłączy regulamin. Wiąże on od wejścia w życie, a odmowa i tak zostanie odnotowana.
• Uznanie, że potwierdzenie zapoznania zastępuje informację z art. 29 § 3. To dwa odrębne obowiązki pracodawcy.
• Pominięcie części o karach porządkowych. Katalog kar warto przeczytać przed podpisem.