Zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy urząd musi Cię zawiadomić

Takie pismo dostajesz, gdy urząd zaczyna sprawę, w której jesteś stroną. Redaguje je organ, a Ty jesteś adresatem.

Dwa typowe układy. Właściciel mieszkania wnosi o wymeldowanie lokatora w trybie administracyjnym: sprawa rusza na jego żądanie, a pismo dostaje też osoba zameldowana, która o nic nie wnosiła. Albo ośrodek pomocy społecznej z własnej inicjatywy zaczyna sprawę o zwrot świadczenia i powiadamia o tym jego odbiorcę.

Stroną jest ten, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie, albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny (art. 28 KPA).

Podstawa prawna: art. 61 § 4 KPA

Przepis brzmi krótko: „O wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron należy zawiadomić wszystkie osoby będące stronami w sprawie.”

Wynikają z tego trzy rzeczy. Obowiązek obciąża organ, więc szukanie wzoru takiego zawiadomienia dla siebie prowadzi do cudzego pisma. Adresatem jest każda osoba o statusie strony, także ta, która o sprawie nie wiedziała. Pominięcie kogoś z tego kręgu bywa zarzutem w odwołaniu od późniejszej decyzji.

Zamiast listów organ może zawiadomić przez publiczne obwieszczenie, ale wyłącznie wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi (art. 49 § 1 KPA) albo gdy w postępowaniu bierze udział więcej niż dwadzieścia stron (art. 49a KPA). Taki komunikat uważa się za doręczony po upływie czternastu dni od publicznego ogłoszenia (art. 49 § 2 KPA).

Od kiedy sprawa się toczy i kiedy urząd odmawia jej wszczęcia

Data wszczęcia jest osobną kwestią; pismo tylko o niej informuje. Gdy sprawa rusza na żądanie strony, dniem wszczęcia jest dzień doręczenia żądania organowi (art. 61 § 3 KPA). Przy żądaniu wniesionym elektronicznie liczy się dzień wystawienia dowodu otrzymania na podstawie ustawy o doręczeniach elektronicznych (art. 61 § 3a KPA).

Organ może też z własnej inicjatywy zająć się sprawą, która normalnie wymaga wniosku, jeżeli przemawia za tym szczególnie ważny interes strony. Musi wtedy uzyskać w toku postępowania zgodę strony, a gdy jej zabraknie, postępowanie umarza (art. 61 § 2 KPA).

Odmowa ma własną formę. Jeżeli żądanie wniosła osoba niebędąca stroną albo sprawy nie można wszcząć z innych uzasadnionych przyczyn, organ wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia, na które służy zażalenie (art. 61a § 1 i § 2 KPA).

Co jest w piśmie i co możesz odpisać

Kodeks nie zawiera zamkniętej listy elementów tego zawiadomienia. Jedną rzecz wskazuje wprost: przy pierwszej czynności skierowanej do strony organ przekazuje informacje z art. 13 ust. 1 i 2 RODO, chyba że strona już je posiada, a ich zakres i treść się nie zmieniły (art. 61 § 5 KPA). W praktyce znajdziesz tam znak sprawy, przedmiot postępowania i osobę prowadzącą, i od tego znaku zaczynasz każde kolejne pismo.

Jeśli chcesz zareagować, wystarczy krótka odpowiedź: wskaż adres do doręczeń, poproś o wgląd w akta sprawy i zgłoś dowody, które chcesz przedstawić. Wygeneruj taką odpowiedź na podstawie danych z otrzymanego pisma.

Terminu na tę odpowiedź kodeks nie podaje. Terminy pojawiają się przy konkretnych czynnościach: o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze świadków, biegłych lub oględzin organ zawiadamia stronę przynajmniej na siedem dni przed terminem (art. 79 § 1 KPA).

Kolejne pismo dostaniesz dopiero przed wydaniem decyzji, gdy organ zamknie zbieranie dowodów; opisujemy je przy zawiadomieniu o zakończeniu postępowania. Pozostałe rodzaje zebraliśmy w dziale zawiadomień.

Najczęstsze błędy

• Szukanie wzoru pisma, którego się nie pisze. Zawiadomienie o wszczęciu redaguje organ (art. 61 § 4 KPA); Twoim dokumentem jest odpowiedź.
• Mylenie zawiadomienia z wnioskiem. Zawiadomienie informuje o toczącej się sprawie. Wniosek żąda rozstrzygnięcia i ma własną ścieżkę, z odmową wszczęcia w formie postanowienia włącznie (art. 61a KPA).
• Liczenie na to, że milczenie zatrzyma sprawę. Postępowanie biegnie dalej także bez Twojego udziału.
• Zignorowanie obwieszczenia na tablicy urzędu albo w BIP. Gdy stron jest więcej niż dwadzieścia, ta forma jest dopuszczalna i po czternastu dniach wywołuje ten sam skutek co list (art. 49a w związku z art. 49 § 2 KPA).
• Nieodbieranie korespondencji z urzędu. Awizowana przesyłka po pewnym czasie liczy się jako doręczona, a zasady opisujemy przy awizo.