Oświadczenie o użytkowaniu auta

Szef prosi o oświadczenie, zanim wyda Ci kluczyki do firmowego auta? A może pożyczasz samochód siostrze i chcesz, żeby miała coś na papierze? Nazwa jest ta sama, a pisma zupełnie inne: różnią się adresatem, podstawą prawną i tym, ile Cię kosztują.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz oświadczenie o użytkowaniu auta

Które oświadczenie jest Ci potrzebne

Pierwsze piszesz jako pracownik do pracodawcy. Deklarujesz w nim, że samochodu służbowego używasz także prywatnie: wracasz nim do domu, jeździsz na zakupy, wyjeżdżasz na weekend. Pracodawca chce to mieć na piśmie, bo od tego momentu dolicza Ci do wynagrodzenia ryczałtowy przychód i pobiera od niego zaliczkę na podatek.

Drugie piszesz jako właściciel auta do osoby, która ma nim pojechać. To zgoda na kierowanie cudzym samochodem, przydatna przy pożyczce w rodzinie, przy wyjeździe za granicę i przy pojeździe w leasingu.

Auto służbowe prywatnie: ile to kosztuje w PIT

Kwoty wyznacza art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i są dwie:

• 250 zł miesięcznie dla samochodów o mocy silnika do 60 kW, a także dla pojazdów elektrycznych i napędzanych wodorem w rozumieniu ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych,
• 400 zł miesięcznie dla wszystkich pozostałych aut.

Kryterium jest moc silnika w kilowatach, którą odczytasz z dowodu rejestracyjnego. Poradniki wciąż dzielą auta według pojemności silnika, po granicy 1600 cm³, i to jest brzmienie sprzed nowelizacji.

Jeżeli jeździsz prywatnie tylko przez część miesiąca, za każdy taki dzień liczy się 1/30 powyższej kwoty (art. 12 ust. 2b). Gdy pracodawca obciąża Cię za korzystanie z auta, Twoim przychodem jest różnica między ryczałtem a tym, co płacisz (art. 12 ust. 2c). Dopłata realnie zbija podstawę opodatkowania.

Paliwo było przez lata sporne. Skarbówka rozliczała je osobno, sądy administracyjne konsekwentnie orzekały odwrotnie, a sprawę zamknęła interpretacja ogólna Ministra Finansów nr DD3.8201.1.2020. Koszty paliwa finansowanego przez pracodawcę mieszczą się w ryczałcie, tak samo jak reszta wydatków na normalną eksploatację samochodu.

Sama ustawa nie wymaga tu żadnego oświadczenia ani nie wyznacza terminu. Obowiązek złożenia pisma bierze się z regulaminu albo polityki samochodowej pracodawcy, więc wzoru i terminu szukaj u siebie w firmie.

Co powinno zawierać oświadczenie dla pracodawcy

• Twoje dane i stanowisko oraz oznaczenie pracodawcy.
• Samochód: markę, model i numer rejestracyjny.
• Moc silnika w kW albo informację, że to pojazd elektryczny lub wodorowy, bo od tego zależy stawka.
• Dzień, od którego używasz auta do celów prywatnych.
• Informację, czy korzystanie jest nieodpłatne, a jeśli częściowo odpłatne, to za jaką kwotę.
• Datę i podpis.

Gdy przestajesz jeździć prywatnie, złóż drugie, krótkie pismo. Bez niego ryczałt biegnie dalej.

Zgoda na kierowanie cudzym autem

Prawnie jest to użyczenie: użyczający zezwala drugiej osobie na bezpłatne używanie rzeczy (art. 710 Kodeksu cywilnego). Formy nie narzuca tu żaden przepis, ale kartka z datą i podpisem właściciela rozwiązuje kilka realnych problemów.

Podczas kontroli w Polsce nikt takiej zgody nie żąda. Art. 38 Prawa o ruchu drogowym wylicza dokumenty, które kierowca ma mieć przy sobie, a obowiązek wożenia dowodu rejestracyjnego i polisy OC został z tej listy skreślony. Zgoda przydaje się gdzie indziej. Art. 78 ust. 4 Prawa o ruchu drogowym każe właścicielowi albo posiadaczowi auta odpowiedzieć uprawnionemu organowi, kto kierował pojazdem w danym okresie, a datowane pismo jest najprostszą odpowiedzią na takie wezwanie. Warto dopisać, czy kierowca może przekazać samochód komuś jeszcze, bo bez zgody właściciela nie wolno mu tego zrobić (art. 712 § 2 Kodeksu cywilnego), oraz przypomnieć, że zwykłe koszty utrzymania rzeczy obciążają biorącego (art. 713 Kodeksu cywilnego).

Przy wyjeździe za granicę i przy aucie w leasingu reguły ustala kto inny: państwo docelowe oraz finansujący, który wydaje własną zgodę na wywóz pojazdu. Sprawdź te wymagania przed podróżą.

Najczęstsze błędy

• Liczenie ryczałtu według pojemności silnika. Ustawa mówi dziś o mocy w kW i o rodzaju napędu.
• Przemilczenie końca prywatnych jazd. Ryczałt naliczy się za cały miesiąc.
• Traktowanie ryczałtu jak opłaty za auto. To przychód doliczany do wynagrodzenia, od którego płacisz podatek jak od pensji.
• Zgoda bez daty i bez numeru rejestracyjnego. Nie odpowiada na pytanie z art. 78 ust. 4.
• Doklejanie klauzuli o odpowiedzialności karnej, która sama z siebie tej odpowiedzialności nie tworzy, bo art. 233 § 6 Kodeksu karnego wymaga przepisu ustawy.
• Mylenie tego pisma z oświadczeniem o przekazaniu samochodu na działalność gospodarczą, które dotyczy rozliczeń po stronie firmy.

Nie masz gotowego druku? Odpowiedz na kilka pytań w Prawomacie, a generator ułoży oświadczenie w wybranym wariancie, z danymi pojazdu i datą.