Oświadczenie notarialne - akt notarialny czy poświadczenie podpisu

Adresat żąda oświadczenia notarialnego i nie mówi, o którą czynność chodzi. Różnica bywa warta kilkaset złotych.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz oświadczenie

Trzy czynności pod jedną potoczną nazwą

Ustawa nie zna czynności o nazwie oświadczenie notarialne. To skrót na trzy pozycje z wykazu czynności notariusza (art. 79 Prawa o notariacie):

• Akt notarialny. Notariusz redaguje cały dokument i podpisuje go razem z uczestnikami (art. 91-94). Czynność dokonana zgodnie z prawem ma charakter dokumentu urzędowego (art. 2 § 2).
• Poświadczenie własnoręczności podpisu (art. 96 pkt 1). Notariusz potwierdza, że podpis pod Twoim tekstem jest Twój. Treści nie bada.
• Poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu albo kopii z okazanym dokumentem (art. 96 pkt 2 i art. 98). Dowodzi, że kopia zgadza się z oryginałem.

Dopytaj adresata pisemnie, której z nich oczekuje. Poświadczenie podpisu jest wielokrotnie tańsze od aktu.

Kiedy notariusz jest obowiązkowy

• Przeniesienie własności nieruchomości, także umowa zobowiązująca: akt notarialny (art. 158 KC).
• Poddanie się egzekucji: tytuł egzekucyjny daje akt notarialny, w którym dłużnik poddał się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 4 i 5 KPC), rozwinięty w oświadczeniu o poddaniu się egzekucji.
• Najem okazjonalny: oświadczenie najemcy o opróżnieniu lokalu wymaga aktu, a zgoda właściciela lokalu zastępczego, na żądanie wynajmującego, podpisu poświadczonego notarialnie (art. 19a ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy o ochronie praw lokatorów).
• Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością: akt notarialny (art. 157 § 2 KSH).
• Przyjęcie albo odrzucenie spadku: przed sądem albo notariuszem, ustnie lub pisemnie z podpisem urzędowo poświadczonym (art. 1018 § 3 KC).
• Zbycie przedsiębiorstwa: podpisy notarialnie poświadczone, bez aktu (art. 75¹ § 1 KC).

Poza przymusem ustawowym notariusz sporządzi akt również z woli stron (art. 91).

Co się dzieje, gdy formy notarialnej zabrakło

Forma notarialna jest inną formą szczególną, więc jej brak unieważnia czynność z mocy art. 73 § 2 KC, bez potrzeby rygoru nieważności, chyba że ustawa zastrzegła ją tylko dla wywołania określonych skutków. Żadne dowody tego nie naprawią. Przy formie pisemnej, dokumentowej i elektronicznej jest łagodniej: bez rygoru nieważności czynność zostaje ważna, a tracisz tylko dowód z zeznań świadków i z przesłuchania stron na fakt jej dokonania (art. 74 § 1 KC). Formy porównuje strona o oświadczeniu woli.

Co notariusz ma obowiązek zrobić

• Stwierdzić tożsamość uczestników na podstawie prawem przewidzianych dokumentów (art. 85).
• Czuwać nad zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz udzielać wyjaśnień (art. 80 § 2 i 3).
• Odczytać akt przed podpisaniem i przekonać się, że uczestnicy rozumieją treść i akt jest zgodny z ich wolą (art. 94 § 1).
• Odmówić czynności sprzecznej z prawem (art. 81) i stwierdzić odmowę protokołem (art. 81a).

Oryginał zostaje w kancelarii (art. 95). W obieg idzie wypis: ma moc prawną oryginału (art. 109) i przysługuje stronom oraz osobom, dla których zastrzeżono to w akcie (art. 110 § 1). Zamawiaj go z zapasem.

Ile to kosztuje

Wynagrodzenie ustalasz z notariuszem umownie, najwyżej do maksymalnej stawki taksy z rozporządzenia (art. 5 § 1). Stawka zależy od wartości przedmiotu czynności (§ 2 i 3 rozporządzenia): przy wartości do 3000 zł wynosi 100 zł, a górny pułap to 10 000 zł. Poświadczenie podpisu na pełnomocnictwie albo innym dokumencie to najwyżej 20 zł, a gdy przedmiot jest oznaczony sumą pieniężną, 1/10 stawki aktu, maksymalnie 300 zł (§ 13 pkt 1). Każda rozpoczęta strona wypisu albo poświadczonego odpisu to 6 zł (§ 12 i § 13 pkt 2). Dochodzi VAT, a osobno podatki, których notariusz jest płatnikiem, oraz opłata sądowa od wniosku wieczystoksięgowego (art. 7). Wycenę poproś przed wizytą.

Najczęstsze błędy

• Zamówienie aktu tam, gdzie adresatowi wystarczał poświadczony podpis.
• Wiara, że poświadczony podpis potwierdza również treść pisma.
• Przyniesienie pisma podpisanego w domu bez uznania podpisu przed notariuszem (art. 88).
• Wartość przedmiotu podana na oko. Od niej liczy się stawka.