Wniosek o przyznanie premii

Zamknąłeś rok powyżej celu, przejąłeś obowiązki po nieobecnym koledze albo dowiozłeś wdrożenie, którego nikt nie chciał ruszać. Naturalne, że myślisz o premii. Zanim jednak złożysz pismo, ustal, z jaką premią masz do czynienia. Od tego zależy, czy prosisz pracodawcę o dobrą wolę, czy upominasz się o coś, co Ci się należy.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy warto złożyć wniosek o przyznanie premii

Wniosek składasz najczęściej w trzech sytuacjach. Pierwsza: sam upominasz się o premię za konkretny wynik: zamknięty projekt, przekroczony plan sprzedaży, przejęte zadania nieobecnego pracownika. Druga: to przełożony wnioskuje o premię dla podwładnego i kieruje pismo do zarządu, który zatwierdza wypłatę. Trzecia dotyczy premii regulaminowej: spełniłeś warunki z regulaminu, a mimo to pracodawca premii nie wypłacił. Wtedy pismo działa jak upomnienie i wezwanie do zapłaty.

Przy premii regulaminowej samo pismo bywa zbędne, bo do wypłaty wystarczy spełnienie warunków. Wniosek nabiera sensu głównie tam, gdzie o premii decyduje uznanie szefa, albo gdy między Tobą a pracodawcą jest spór, czy warunek został spełniony.

Premia regulaminowa a uznaniowa: podstawa prawna

Dodatkowe składniki wynagrodzenia ustala się w umowie o pracę lub w regulaminie wynagradzania (art. 78 i art. 77(2) Kodeksu pracy). Sposób, w jaki je tam opisano, decyduje o wszystkim.

Premia regulaminowa opiera się na konkretnych, sprawdzalnych warunkach, na przykład wykonaniu planu w 100 procentach albo braku reklamacji w danym okresie. Po ich spełnieniu premia jest roszczeniowa: masz do niej prawo i możesz jej dochodzić przed sądem pracy. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po 3 latach (art. 291 Kodeksu pracy).

Premia uznaniowa działa inaczej. Prawo traktuje ją jak nagrodę z art. 105 Kodeksu pracy, o której pracodawca decyduje swobodnie. Nie powstaje tu roszczenie. Wniosek porządkuje Twoje argumenty, ale wypłaty nie wymusi.

O charakterze świadczenia przesądza sposób opisania warunków jego nabycia. Sama nazwa w regulaminie niczego nie rozstrzyga: jeśli tak zwana premia uznaniowa ma mierzalne kryteria, w praktyce jest regulaminowa, a więc roszczeniowa. Zanim uznasz, że nic Ci się nie należy, sprawdź, co dokładnie mówi regulamin premiowania. Ustawowego terminu na samo złożenie wniosku nie ma, liczy się rytm firmy.

Do kogo i jak złożyć wniosek

Pismo trafia do tego, kto faktycznie rozdziela premie. Zwykle jest to Twój bezpośredni przełożony, choć w większych firmach ostatnie słowo należy do dyrektora, zarządu albo działu kadr trzymającego budżet płac. Kierownik wnioskujący za swojego podwładnego składa pismo poziom wyżej, tam gdzie zapada zgoda na wypłatę.

Forma jest dowolna, bo żaden przepis jej nie narzuca. Najlepszy jest jednak pisemny ślad: kartka złożona w sekretariacie za potwierdzeniem na kopii albo e-mail z datą wysyłki. Ten dowód złożenia bywa kluczowy przy premii regulaminowej, gdyby sprawa miała trafić do sądu. Gotowy szkielet takiego pisma ułożysz w Prawomacie i dopniesz go do swojej sytuacji, a po kolejne wzory sięgnij do działu wniosek.

Co powinien zawierać wniosek o premię

1. Data i miejscowość w prawym górnym rogu.
2. Dane wnioskodawcy: imię, nazwisko, stanowisko, dział; jeśli piszesz za podwładnego, wskaż też jego dane.
3. Adresat: przełożony, zarząd lub dział kadr.
4. Okres lub zdarzenie, za które wnioskujesz o premię (kwartał, konkretny projekt).
5. Żądanie: przyznanie premii, najlepiej z proponowaną kwotą lub jej rzędem wielkości.
6. Podstawa: przy premii regulaminowej powołaj spełniony warunek z regulaminu; przy uznaniowej oprzyj się na argumentach merytorycznych.
7. Uzasadnienie: policzalne efekty, dodatkowe zadania, wpływ na wynik zespołu.
8. Załączniki: zestawienie wyników, raport sprzedaży albo korespondencja, która potwierdza efekty opisane w uzasadnieniu.
9. Prośba o odpowiedź: pisemną informację o decyzji, a przy odmowie o wskazanie jej przyczyny.
10. Podpis.

Najczęstsze błędy

• Nieustalenie typu premii: piszesz uznaniowy wniosek, choć masz prawo do regulaminowej, albo odwrotnie.
• Żądanie zamiast argumentów przy premii uznaniowej: poczucie, że premia się należy, nie zastąpi konkretnych powodów tam, gdzie decyduje uznanie pracodawcy.
• Ogólniki bez liczb: deklaracja o zaangażowaniu łatwo daje się zbyć; konkretny efekt i data przekonują.
• Spóźniony wniosek: pismo, które przychodzi pół roku po sukcesie albo w środku cięć kosztowych, startuje z dużo słabszej pozycji.
• Brak potwierdzenia złożenia: przy premii regulaminowej utrudnia dochodzenie roszczenia i liczenie 3-letniego przedawnienia.

Jeśli Twoja premia zależy wyłącznie od decyzji szefa, zerknij na wniosek o premię uznaniową. Rozłożono tam na czynniki, jak uzasadnić prośbę, której nie da się wyegzekwować.