Wezwanie do zapłaty

Faktura minęła termin trzy tygodnie temu, telefon milczy, a maile zostają bez odpowiedzi? Wezwanie do zapłaty to moment, w którym przestajesz przypominać, a zaczynasz budować akta sprawy: wyznaczasz konkretną datę, uruchamiasz odsetki i zostawiasz sobie dowód dla sądu.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz wezwanie do zapłaty

Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty

Pismo pasuje do każdego długu pieniężnego: faktury, rachunku, wynagrodzenia z umowy o dzieło, odszkodowania.

Typowe są dwa układy. W pierwszym termin płatności był umówiony, na przykład 14 dni od faktury, i minął. Dłużnik jest już w opóźnieniu, odsetki biegną same, a wezwanie to ostatni krok przed pozwem. W drugim terminu nigdy nie ustaliliście: dług istnieje, ale nie jest wymagalny, a dopiero Twoje pismo go takim czyni.

Nazwa niczego nie zmienia. Zwykłe, ostateczne i przedsądowe wezwanie to ta sama instytucja, bo przepisy nie dzielą wezwań na kategorie. Ten sam wzór spotkasz pod nazwą wezwanie przedsądowe do zapłaty.

Podstawa prawna, odsetki i termin

Fundamentem jest art. 455 Kodeksu cywilnego: jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, dłużnik ma zapłacić niezwłocznie po wezwaniu.

Odsetki należą Ci się z mocy prawa. Art. 481 § 1 k.c. daje je za sam czas opóźnienia, niezależnie od tego, czy dłużnik zawinił i czy poniosłeś szkodę. Wysokość wyznacza art. 481 § 2 k.c.: stopa referencyjna NBP powiększona o 5,5 punktu procentowego.

Między firmami zasady są ostrzejsze. Do transakcji handlowych stosuje się ustawę z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Odsetki wynoszą tu stopę referencyjną NBP plus 10 punktów procentowych, a plus 8 punktów, gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym (art. 4 pkt 3 tej ustawy). Dochodzi do tego rekompensata za koszty odzyskiwania należności z art. 10: równowartość 40 euro przy świadczeniu do 5000 zł, 70 euro powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł w górę. Przysługuje bez wezwania, samą mocą ustawy.

Termin zapłaty ustalasz sam, bo żaden przepis go nie narzuca. Przyjęło się dawać od 7 do 14 dni liczonych od doręczenia. Zbyt krótki łatwo podważyć, zbyt długi osłabia presję.

Jest jeszcze powód procesowy. W pozwie o zapłatę musisz napisać, czy podjęliście próbę mediacji albo innego pozasądowego rozwiązania sporu, a jeśli nie, to dlaczego (art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego). Wcześniejsze wezwanie jest najprostszą odpowiedzią na to pytanie. Zostaje Ci też elektroniczne postępowanie upominawcze przed e-sądem w Lublinie, w którym dochodzi się wyłącznie roszczeń wymagalnych w okresie trzech lat przed wniesieniem pozwu (art. 505[29a] k.p.c.).

Jak i gdzie je doręczyć

Wezwanie kierujesz wprost do dłużnika: osobie prywatnej na adres zamieszkania, przedsiębiorcy na adres z CEIDG, spółce na adres z KRS. Formą, która obroni się w sądzie, jest list polecony za potwierdzeniem odbioru. To Ty musisz wykazać, że pismo dotarło i od którego dnia biegł termin, więc sam wydruk maila bywa dowodem zbyt słabym. Jeśli przesyłka wróci nieodebrana, nie otwieraj jej: zaklejona koperta z awizami też jest dowodem.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty

• Miejscowość, datę oraz dane obu stron (przy firmach z numerem NIP i adresem z rejestru).
• Tytuł roszczenia: numer i datę faktury, oznaczenie umowy albo inne źródło długu.
• Kwotę główną i odsetki: od jakiej daty je naliczasz oraz na jakiej podstawie.
• Numer rachunku bankowego i nowy termin zapłaty, liczony od doręczenia pisma.
• Podstawę prawną: art. 455 i art. 481 k.c., a między firmami dodatkowo art. 7 i art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom.
• Rygor: zapowiedź pozwu o zapłatę oraz obciążenia dłużnika kosztami procesu.
• Opcjonalnie ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do biura informacji gospodarczej, z jego nazwą i adresem. Bez takiego ostrzeżenia w wezwaniu wpis dłużnika do rejestru jest niedopuszczalny (art. 14 i art. 15 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych).
• Podpis oraz załączniki: kopie faktur i umowy.

Pozostałe pisma z tej rodziny zebraliśmy na stronie wezwań.

Najczęstsze błędy

• Przekonanie, że wezwanie przerywa przedawnienie. Nie przerywa. Art. 123 § 1 k.c. wymienia dziś dwie takie czynności: czynność przed sądem lub innym organem, podjętą w celu dochodzenia roszczenia, oraz uznanie roszczenia przez dłużnika. Od 30 czerwca 2022 r. zniknęła z tej listy mediacja: mediacja i zawezwanie do próby ugodowej jedynie zawieszają bieg przedawnienia na czas ich trwania (art. 121 pkt 5 i 6 k.c.). Kolejne listy licznika nie zerują. Gdy termin z art. 118 k.c. (sześć lat, a przy świadczeniach okresowych i roszczeniach związanych z działalnością gospodarczą trzy lata) dobiega końca, roszczenie uratuje pozew albo pisemne uznanie długu.
• Brak dowodu doręczenia. Bez zwrotki nie wykażesz, kiedy dłużnik popadł w opóźnienie, a więc od kiedy należą Ci się odsetki.
• Ostateczne wezwanie numer trzy. Jeżeli po każdym ostatecznym wezwaniu wysyłasz następne, dłużnik przestaje traktować Twoje terminy poważnie.
• Zwykłe odsetki ustawowe w sprawie między firmami. Przy transakcji handlowej należą Ci się wyższe odsetki i rekompensata, więc powołując samo art. 481 § 2 k.c., zaniżasz roszczenie.

Nie pisz tego od zera

Odpowiesz na kilka pytań, a Prawomat złoży gotowe wezwanie do zapłaty: z kwotą, tytułem długu, odsetkami, terminem i podstawą prawną.

Napisz wezwanie do zapłaty