Wezwanie do wydania dokumentów księgowych

Rozwiązałeś umowę z biurem rachunkowym, a segregatory z fakturami wciąż u niego zostają? Nowa księgowa czeka na zeszłoroczne dokumenty, a poprzednie biuro milczy? A może dawne biuro wprost uzależnia zwrot dokumentacji od zapłaty spornej faktury za obsługę? Wezwanie do wydania dokumentów księgowych to pismo, którym upominasz się o własną dokumentację i dajesz biuru ostatnią szansę oddać ją bez sądu.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz wezwanie do wydania dokumentów księgowych

Kiedy wysłać wezwanie do biura rachunkowego

Piszesz je, gdy Twoje dokumenty księgowe zostały u kogoś, kto powinien je już oddać. Najczęstszy układ: zakończyłeś współpracę z biurem rachunkowym i zmieniasz księgowość, a stare biuro zwleka z przekazaniem segregatorów. Nowe biuro nie ruszy z rozliczeniami bez zeszłorocznych faktur, ewidencji i wyciągów, więc każdy tydzień zwłoki realnie Ci szkodzi.

Drugi wariant jest bardziej konfliktowy: biuro zatrzymuje dokumentację, dopóki nie zapłacisz spornej albo zaległej faktury za obsługę. To właśnie sytuacja, w której warto sięgnąć po pismo, bo dokumenty księgowe są Twoją własnością, a wynagrodzenia biuro może dochodzić osobno.

Wezwanie poprzedza pozew. Wysyłasz je, żeby dać biuru realną szansę na dobrowolne wydanie i mieć na piśmie dowód, że upomniałeś się o swoje.

Podstawa prawna i termin

Umowa o prowadzenie księgowości to umowa o świadczenie usług, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego). Kluczowy jest art. 740 k.c.: po wykonaniu zlecenia lub po wcześniejszym rozwiązaniu umowy przyjmujący zlecenie ma wydać wszystko, co przy jego wykonaniu uzyskał dla dającego zlecenie. W praktyce to Twoje faktury, umowy i wyciągi, a także prowadzone dla Ciebie księgi, ewidencje i kopie deklaracji.

Zapamiętaj jedną rzecz, o której biura wolą nie mówić: zaległość w wynagrodzeniu nie daje biuru prawa do zatrzymania Twoich dokumentów. Dokumentacja jest Twoją własnością, a spór o zapłatę to odrębna sprawa, którą biuro może skierować do sądu własnym pozwem. W skrajnych przypadkach ukrywanie cudzych dokumentów bywa też oceniane na gruncie art. 276 Kodeksu karnego.

Termin działa tu na Twoją korzyść. Zgodnie z art. 455 k.c. świadczenie, dla którego nie oznaczono terminu, ma być spełnione niezwłocznie po wezwaniu. Twoje pismo wyznacza więc realny termin wydania, w praktyce wystarczy 7 dni. Jeśli zwłoka biura wyrządzi Ci szkodę, na przykład karę lub odsetki za spóźniony JPK czy deklarację, biuro odpowiada za nią odszkodowawczo na podstawie art. 471 k.c.

Jest jeszcze powód, dla którego nie wolno tego odkładać. To Ty, a nie biuro, odpowiadasz przed fiskusem za przechowywanie dokumentacji: art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej każe trzymać księgi i związane z nimi dokumenty do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego (co do zasady 5 lat), a ustawa o rachunkowości (art. 74) wyznacza własne okresy przechowywania. Bez odzyskanych dokumentów nie rozliczysz podatków ani nie przejdziesz kontroli.

Gdzie i jak je wysłać

Wezwanie kierujesz do biura rachunkowego pod adres ujawniony w CEIDG lub w KRS. Wyślij je listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, bo tylko wtedy zyskasz pewną datę doręczenia, od której rusza wyznaczony termin. Jeśli umowa dopuszczała kontakt mailowy, możesz wysłać pismo dodatkowo mailem. Zachowaj kopię wezwania, umowę o obsługę księgową oraz ewentualny protokół, na podstawie którego przekazywałeś dokumenty biuru. Poproś o wydanie za protokołem zdawczo-odbiorczym, żeby mieć spis tego, co faktycznie wróciło.

Co powinno zawierać wezwanie

• Twoje dane jako przedsiębiorcy (z NIP) oraz dane biura rachunkowego.
• Wskazanie umowy o obsługę księgową i daty jej rozwiązania lub wygaśnięcia.
• Konkretny wykaz żądanej dokumentacji: faktury zakupu i sprzedaży, wyciągi, umowy, KPiR lub księgi rachunkowe, ewidencje VAT, kopie deklaracji i plików JPK, wraz z okresem (latami), którego dotyczą.
• Podstawę prawną: art. 740 w zw. z art. 750 k.c.
• Termin wydania (np. 7 dni od doręczenia) i sposób: odbiór osobisty albo wysyłka, najlepiej za protokołem zdawczo-odbiorczym.
• Rygor: zapowiedź pozwu o wydanie oraz odpowiedzialności odszkodowawczej z art. 471 k.c. za szkodę wywołaną zwłoką.
• Podpis.

Skoro dokumenty to rzeczy, ten sam mechanizm wydania znajdziesz w piśmie wezwanie do wydania rzeczy. Pozostałe wzory z tej rodziny zebraliśmy na stronie wezwań.

Najczęstsze błędy

• Zgoda na zasadę ‘zapłać, to oddam’. Nie łącz sporu o wynagrodzenie z wydaniem dokumentów, bo biuru nie przysługuje prawo ich zatrzymania.
• Brak dowodu doręczenia. Bez zwrotki nie wykażesz, od którego dnia biegł termin i kiedy biuro popadło w zwłokę.
• Mgliste ‘proszę o wszystkie dokumenty’. Nieokreślony zakres utrudnia i wydanie, i późniejszy protokół, i egzekucję. Wypisz rodzaje dokumentów oraz lata.
• Nierealny termin. Jeden dzień na przygotowanie kilku segregatorów sąd potraktuje jak brak realnej szansy na dobrowolne wydanie.
• Odkładanie sprawy. Za brak dokumentów przed urzędem odpowiadasz Ty, więc zwłoka biura najpierw uderza w Ciebie.

Nie pisz tego od zera

Odpowiesz na kilka pytań, a Prawomat ułoży gotowe wezwanie do wydania dokumentów księgowych: z wykazem dokumentów, terminem, powołaniem art. 740 i 750 k.c. oraz zapowiedzią pozwu.

Napisz wezwanie do wydania dokumentów księgowych