Oświadczenie o posiadaniu dowodu osobistego

Kartka z podpisem nie zastąpi dokumentu z portfela. Bywa jednak jedynym, co da się podać, kiedy sprawa toczy się korespondencyjnie.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz oświadczenie

Kiedy ktoś prosi o taki papier

Organizator kursu albo egzaminu zbiera dane z dowodów, zanim ktokolwiek pojawi się na sali. Zleceniodawca kompletuje umowę na odległość i chce potwierdzenia, że seria i numer w formularzu są aktualne.

Adresat jest w obu wypadkach podmiotem prywatnym i sam ustala, co mu wystarczy. W sprawie prowadzonej przez urząd ustawa staje po Twojej stronie.

To pismo mówi o fakcie

Takie pismo niczego Ci nie przyznaje. Potwierdza stan rzeczy: dowód masz, ma taki numer, jest ważny do wskazanej daty. Kodeks cywilny nie ma osobnych przepisów o oświadczeniach o faktach, każe natomiast stosować do nich odpowiednio przepisy o oświadczeniach woli (art. 65(1) KC).

Moc dowodowa jest przez to skromna. Podpisany dokument prywatny dowodzi tego, że osoba, która go podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie (art. 245 KPC). Czy dowód istnieje i czy nie został unieważniony, Twoja kartka nie rozstrzyga. Ustala się to w Rejestrze Dowodów Osobistych, z którego dane udostępniają organy gmin oraz minister właściwy do spraw informatyzacji (art. 65 ust. 1 ustawy o dowodach osobistych).

Urząd ma tu obowiązki po swojej stronie

Katalog z art. 220 § 1 KPA odbiera organowi prawo żądania potwierdzeń, które może zdobyć sam. Ostatnia pozycja tego katalogu wymienia dowód osobisty z nazwy: chodzi o dokumenty urzędowe przedstawione przez zainteresowanego do wglądu (art. 220 § 1 pkt 2 lit. d KPA). Akurat przy tym fakcie zakaz jest więc wyjątkowo konkretny: wystarczy położyć dowód na blacie. Żądanie takiego pisma organ musi za to uzasadnić: art. 220 § 2 KPA każe mu powołać podstawę, z której płynie obowiązek urzędowego potwierdzenia faktu. Wolno o nią poprosić.

Osobno stoi tryb, w którym oświadczenie wchodzi na miejsce zaświadczenia:

Jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia właściwego organu administracji, organ administracji publicznej odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania (art. 75 § 2 KPA).

Warto przeczytać uważnie formę czasownika. Ustawa mówi, że organ oświadczenie odbiera, więc po spełnieniu obu warunków jest to jego powinność. Poradniki opisują ten tryb jako uprawnienie urzędu i przez to odwracają ciężar rozmowy w okienku. Przy dowodzie osobistym sprawa i tak zwykle kończy się wcześniej, bo dokument wystarczy okazać.

Co ustawa mówi o samym posiadaniu dowodu

Prawo do posiadania dowodu ma każdy obywatel Rzeczypospolitej Polskiej (art. 5 ust. 1 ustawy o dowodach osobistych). Obowiązek obejmuje krąg węższy: pełnoletniego obywatela zamieszkującego na terytorium Polski (art. 5 ust. 2). Kto mieszka na stałe za granicą, temu obowiązkowi nie podlega, choć dowód mieć może. Wolno mieć tylko jeden ważny dowód (art. 6 ust. 2); wydają je organy gmin (art. 8 ust. 1).

Uchylanie się od obowiązku posiadania albo wymiany dowodu jest wykroczeniem zagrożonym karą ograniczenia wolności albo grzywny. Tak samo karane jest zatrzymanie cudzego dowodu bez podstawy prawnej (art. 79 pkt 1 i 2), o czym warto pamiętać, gdy ktoś prosi o zostawienie dokumentu w zastaw.

Co powinno zawierać

• Miejscowość, datę, imię i nazwisko, PESEL, adres.
• Adresata i sprawę: numer naboru, umowy albo zgłoszenia.
• Serię i numer dowodu, organ wydający, datę wydania i termin ważności.
• Zdanie, że dokumentu nie zgłoszono jako utraconego ani uszkodzonego.
• Zapowiedź okazania oryginału i własnoręczny podpis.

Najczęstsze błędy

• Traktowanie pisma jak tytułu do czegokolwiek. Potwierdza fakt, a uprawnienia biorą się z innych zdarzeń.
• Klauzula o odpowiedzialności karnej doklejana odruchowo. Art. 233 § 6 KK włącza ją tylko tam, gdzie przewiduje to przepis ustawy, a odbierający, w zakresie swoich uprawnień, o niej uprzedza (§ 2). Ustawa o dowodach osobistych taki przepis ma, tyle że dla innego pisma: oświadczenie o prawdziwości danych we wniosku o wydanie dowodu składa się pod tym rygorem, a nadrukowana klauzula zastępuje pouczenie organu (art. 28 pkt 12 i art. 28a).
• Podanie daty wydania zamiast terminu ważności. Adresata interesuje ta druga.
• Dokładanie skanu dowodu bez pytania, po co adresatowi kopia.
• Mylenie tego pisma ze zgłoszeniem zguby, które opisuje oświadczenie o utracie dowodu.

Generator ułoży pismo pod konkretnego adresata

Wpisz dane dokumentu i sprawę, dostaniesz gotowy druk. Napisz oświadczenie. Pozostałe wzory czekają wśród oświadczeń.