Wniosek o zwrot dokumentów z akt sprawy

Papier oddany do urzędu potrafi być potrzebny gdzie indziej szybciej, niż kończy się sprawa. Przepisy przewidują na to wymianę.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy piszesz wniosek o zwrot dokumentów

Pismo przydaje się w dwóch momentach. Pierwszy jest wtedy, gdy oryginał już leży w aktach urzędu: dołączyłeś go do wniosku o pozwolenie, wpis albo świadczenie, a teraz jest Ci potrzebny gdzie indziej. Zwykle chodzi o dyplom, świadectwo pracy, akt notarialny, odpis aktu stanu cywilnego, umowę, fakturę albo dokumentację techniczną.

Drugi moment jest lepszy i rzadziej wykorzystywany: zanim w ogóle oddasz oryginał. Kodeks postępowania administracyjnego stawia sprawę tak, że w aktach ma leżeć poświadczony odpis, a oryginał ma zostać u Ciebie.

Kodeks nie wyznacza terminu na taki wniosek. Złożysz go w trakcie sprawy i po jej zakończeniu, dopóki akta są u organu. Zwrot dokumentów to co innego niż wgląd do akt sprawy: tam chodzi o zapoznanie się z zawartością akt, tutaj o odzyskanie własnego papieru. Ta strona opisuje akta urzędu; dokumentu złożonego w sądzie dotyczą przepisy procedury sądowej.

Podstawa prawna: poświadczony odpis zamiast oryginału

Trzon sprawy jest w art. 76a Kodeksu postępowania administracyjnego i rozkłada się na dwie sytuacje.

Dokument już leży w aktach. Art. 76a § 1 KPA mówi, że gdy dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu wymienionego w art. 76 § 1 lub 2, w postępowaniu wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis albo wyciąg. Ten sam przepis dodaje, że o dostarczenie oryginału organ występuje wtedy, gdy uzna za konieczne jego przejrzenie. Przepis daje Ci argument do uzasadnienia wniosku. Roszczenia o wydanie papieru na żądanie z niego nie wyczytasz. Kodeks nie przewiduje osobnej procedury zwrotu oryginału z akt, więc o samym zwrocie rozstrzyga organ prowadzący sprawę.

Dopiero składasz dokument. Art. 76a § 2 KPA pozwala złożyć zamiast oryginału odpis, którego zgodność poświadczył notariusz albo występujący w sprawie pełnomocnik będący adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Najbardziej praktyczny jest art. 76a § 2b KPA: upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie, któremu okazano oryginał wraz z odpisem, poświadcza na żądanie strony zgodność odpisu z oryginałem. Poświadczenie obejmuje podpis pracownika, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia, a na żądanie strony również godzinę. Jeżeli dokument ma cechy szczególne, czyli dopiski, poprawki albo uszkodzenia, trzeba to w poświadczeniu stwierdzić. Upoważnienia takim pracownikom udziela organ na podstawie art. 268a KPA. W praktyce przychodzisz do urzędu z oryginałem i kopią, a wychodzisz z oryginałem w kieszeni.

Poświadczenie sporządzone przez zawodowego pełnomocnika albo przez upoważnionego pracownika organu ma charakter dokumentu urzędowego (art. 76a § 3 KPA).

Art. 76a § 4 KPA pozwala jednak organowi zażądać przedłożenia oryginału od strony, która złożyła odpis, jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy.

Osobno wygląda droga elektroniczna. Art. 220 § 3 KPA pozwala złożyć elektroniczną kopię zaświadczenia lub innego dokumentu wydanego przez podmiot publiczny, uwierzytelnioną podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. Art. 220 § 5 KPA mówi wprost, u kogo zostaje papier: strona przechowuje go do dnia, w którym decyzja kończąca postępowanie stała się ostateczna. Oryginału organ zażąda, gdy kopia nie pozwala zweryfikować autentyczności albo uzasadniają to inne okoliczności sprawy (art. 220 § 4 KPA).

Ile kosztuje poświadczenie odpisu

Poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii dokonane przez organ administracji rządowej albo samorządowej lub przez archiwum państwowe kosztuje 5 zł od każdej pełnej lub zaczętej stronicy (załącznik do ustawy o opłacie skarbowej, część II ust. 4). Poświadczenie czterostronicowej umowy to więc 20 zł.

W całych kategoriach spraw opłaty nie ma. Art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej wyłącza czynności urzędowe między innymi w sprawach alimentacyjnych, opieki, kurateli i przysposobienia, ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, świadczeń socjalnych oraz pomocy społecznej, zatrudnienia i wynagrodzeń za pracę, a także nauki, szkolnictwa i ochrony zdrowia.

Poświadczenie u notariusza rozlicza się według taksy notarialnej, a poświadczenie sporządzone przez Twojego zawodowego pełnomocnika mieści się w jego wynagrodzeniu.

Gdzie i jak złożyć wniosek

Pismo kierujesz do organu, który prowadzi lub prowadził sprawę, czyli do tego, w którego aktach leży dokument. W nagłówku podajesz znak sprawy, bo takim oznaczeniem posługują się urzędy w postępowaniu administracyjnym.

Najskuteczniejsza jest droga osobista. Przychodzisz z przygotowanymi odpisami, składasz wniosek w biurze podawczym i prosisz o poświadczenie na miejscu. Wniosek złożysz też listem poleconym albo elektronicznie, jeżeli urząd obsługuje tę drogę, ale wtedy o odbiór oryginałów umawiasz się osobno.

Odesłanie oryginału zwykłym listem to ryzyko, którego nie da się cofnąć, więc wskaż odbiór osobisty albo przesyłkę poleconą za potwierdzeniem odbioru.

Napisz wniosek w kilka minut albo zajrzyj do innych wzorów wniosków.

Co powinien zawierać wniosek

• Twoje dane, adres do korespondencji i kontakt.
• Oznaczenie organu oraz znak sprawy, w której dokument został złożony.
• Wykaz dokumentów: nazwa, data, wystawca, liczba stron, a jeżeli go znasz, numer karty akt.
• Żądanie rozpisane na trzy kroki: poświadczenie zgodności odpisów, pozostawienie ich w aktach, zwrot oryginałów.
• Krótkie uzasadnienie z powołaniem art. 76a § 1 KPA i wskazaniem, po co potrzebujesz oryginałów.
• Sposób odbioru: osobiście w siedzibie urzędu albo przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru.
• Informację o opłacie skarbowej za poświadczenie albo o podstawie jej wyłączenia.
• Datę i podpis.

Najczęstsze błędy

• Traktowanie pisma jak automatu. Wniosek nie wydaje dokumentu, bo o zwrocie rozstrzyga organ prowadzący sprawę.
• Oddanie oryginału, gdy wystarczał odpis. Art. 76a § 2 i § 2b KPA działają najlepiej w dniu składania pisma.
• Żądanie zwrotu pełnomocnictwa. Art. 33 § 3 KPA wymaga, żeby pełnomocnik dołączył do akt oryginał albo urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa, więc akurat ten dokument zostaje.
• Wniosek bez znaku sprawy i bez wykazu dokumentów. Urzędnik nie odgadnie, o który papier z akt chodzi.
• Założenie, że poświadczenie jest zawsze darmowe. Poza sprawami z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej kosztuje 5 zł od każdej zaczętej stronicy.
• Prośba o odesłanie oryginału zwykłym listem, bez potwierdzenia odbioru.