Wniosek o dofinansowanie szkolenia

Chcesz posłać zespół na kurs, sam dokończyć studia podyplomowe albo przekwalifikować się, zanim stracisz pracę - i szukasz, kto dołoży się do rachunku. „Dofinansowanie szkolenia” to nie jedno pismo. To kilka różnych ścieżek, każda z innym adresatem i inną podstawą prawną. Zanim zaczniesz pisać, ustal, w której jesteś.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy i kto może wnioskować

Ścieżka zależy od tego, kim jesteś:

• Pracodawca - najczęstszy przypadek. Firma (także jednoosobowa działalność zatrudniająca choćby jedną osobę) wnioskuje do powiatowego urzędu pracy o środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) na kształcenie ustawiczne pracowników i swoje własne. To klasyczny „wniosek o dofinansowanie szkolenia”.
• Pracownik - nie występuje do KFS bezpośrednio. Prosi swojego pracodawcę o sfinansowanie lub dofinansowanie nauki na podstawie Kodeksu pracy. Gdy pracodawca się zgodzi albo sam skieruje Cię na szkolenie, w grę wchodzą urlop szkoleniowy i umowa szkoleniowa.
• Osoba bezrobotna - o szkolenie, bon szkoleniowy czy studia podyplomowe wnioskuje do urzędu pracy, w którym jest zarejestrowana. To odrębny tryb dla osób bez zatrudnienia.

Ten wpis prowadzi Cię przez dwie pierwsze, najczęstsze drogi. Więcej wzorów pism znajdziesz w dziale wniosek.

Podstawa prawna: KFS, Kodeks pracy, urząd pracy

KFS to wydzielona część Funduszu Pracy. Od 1 czerwca 2025 r. działa na podstawie ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która zastąpiła wcześniejszą ustawę o promocji zatrudnienia. Kto i na co dostaje pieniądze, doprecyzowuje rozporządzenie w sprawie KFS, a środkami dysponuje powiatowy urząd pracy (PUP).

Dofinansowanie pokrywa większość kosztów kształcenia, a pracodawca dokłada wkład własny. Najmniejsi pracodawcy dostają wyższy udział niż większe firmy, a wsparcie na jednego uczestnika ogranicza górny limit powiązany z przeciętnym wynagrodzeniem. Dokładne progi procentowe i ten limit wyznacza rozporządzenie oraz coroczne wytyczne, dlatego aktualne wartości sprawdź na gov.pl, zanim policzysz budżet.

Po stronie pracownika działa Kodeks pracy, art. 103(1)-103(6). Art. 103(1) definiuje podnoszenie kwalifikacji zawodowych z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą i daje wtedy prawo do urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia z części dnia pracy z zachowaniem wynagrodzenia. Wymiar urlopu określa art. 103(2): 6 dni na egzaminy oraz 21 dni w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej. Wzajemne prawa i obowiązki stron oraz ewentualny zwrot kosztów, gdy pracownik odejdzie z firmy, reguluje umowa szkoleniowa zawierana na piśmie (art. 103(4) § 1) oraz art. 103(5). Dodatkowe świadczenia, na przykład pokrycie opłat za kształcenie, przejazd, podręczniki czy zakwaterowanie, pracodawca może przyznać na podstawie art. 103(3).

Gdzie i jak złożyć wniosek

KFS (pracodawca). Wniosek składasz do PUP właściwego ze względu na siedzibę firmy lub miejsce prowadzenia działalności. Urząd nie przyjmuje wniosków przez cały rok - ogłasza nabory w wyznaczonych terminach, więc najpierw sprawdź komunikat swojego urzędu i przygotuj się na okno naboru. Formularz zwykle złożysz papierowo, elektronicznie przez praca.gov.pl albo przez ePUAP; sposób wskazuje ogłoszenie.

Kodeks pracy (pracownik). Pismo kierujesz do pracodawcy - działu HR lub bezpośredniego przełożonego. Nie ma tu urzędowego formularza ani terminu; liczy się zgoda pracodawcy i to, co ustalicie w umowie szkoleniowej. Zachowaj ślad po złożeniu pisma: kopię z prezentatą, e-mail albo potwierdzenie z sekretariatu.

Co powinien zawierać wniosek

We wniosku o środki z KFS ujmij:

1. dane pracodawcy - nazwa, NIP, REGON, adres, liczba zatrudnionych, forma prawna;
2. opis szkolenia - nazwa, zakres, realizator (instytucja szkoleniowa), termin i liczba godzin;
3. uczestników - ilu pracowników i na jakich stanowiskach obejmie kształcenie;
4. kalkulację kosztów - koszt na osobę, łączny koszt, wnioskowana kwota z KFS oraz wkład własny;
5. uzasadnienie - jak szkolenie odpowiada na potrzeby firmy i priorytety wydatkowania KFS na dany rok.

W piśmie pracownika do pracodawcy wskaż za to nazwę i termin szkolenia, jego koszt, korzyść dla stanowiska oraz to, o co konkretnie wnosisz: pokrycie opłaty, urlop szkoleniowy czy zwolnienie z części dnia pracy.

Najczęstsze błędy

• Pomylenie ścieżki - pracownik pisze „wniosek do KFS”, choć do KFS występuje wyłącznie pracodawca.
• Złożenie poza naborem - wniosek z KFS ma sens tylko w ogłoszonym oknie; wysłany wcześniej lub później nie zostanie rozpatrzony.
• Pominięcie wkładu własnego - KFS nie pokrywa 100% kosztów u każdego pracodawcy; bez wkładu własnego w kalkulacji budżet się nie zepnie.
• Umowa ze szkołą podpisana przed decyzją - środki z KFS dostajesz na przyszłe kształcenie, na podstawie umowy z urzędem; wydatek sprzed decyzji przepada.
• Brak umowy szkoleniowej - przy ścieżce z Kodeksu pracy pracodawca zawiera ją z pracownikiem na piśmie (art. 103(4) § 1); obowiązek odpada tylko wtedy, gdy firma nie zamierza wiązać pracownika zatrudnieniem po szkoleniu. To właśnie ta umowa wyznacza okres, w którym wchodzi w grę zwrot kosztów z art. 103(5).

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, wygeneruj wniosek o dofinansowanie szkolenia z Prawomatem - wskażesz ścieżkę, opiszesz szkolenie i koszty, a pismo ułoży się samo.