Wezwanie do zwrotu sprzętu służbowego

Handlowiec odszedł z firmy i nie oddał samochodu służbowego? Były pracownik zniknął z laptopem i telefonem, a rozliczenie przy odejściu nic nie dało? Wezwanie do zwrotu sprzętu służbowego to pismo, którym jako pracodawca formalnie żądasz oddania firmowego mienia i wyznaczasz na to konkretny termin, zanim skierujesz sprawę do sądu.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz wezwanie do zwrotu sprzętu

Kiedy wysłać wezwanie

Piszesz je, gdy pracownik albo, częściej, były pracownik nadal trzyma sprzęt należący do firmy: laptop, telefon, samochód służbowy, narzędzia, odzież roboczą albo klucze i karty dostępu. Zwykle chodzi o sytuację po rozwiązaniu umowy, kiedy standardowe rozliczenie przy odejściu nie doprowadziło do zwrotu.

To pismo przedsądowe. Nie ma przepisu, który nakazywałby wysłać je w określonym czasie, więc termin na zwrot wyznaczasz sam. Wysyłasz je po to, żeby dać drugiej stronie ostatnią szansę na dobrowolne oddanie mienia i zebrać dowód, że próbowałeś odzyskać sprzęt polubownie.

Podstawa prawna i termin

Dopóki trwa stosunek pracy, sprzęt jest zwykle mieniem powierzonym z obowiązkiem zwrotu. Odpowiedzialność pracownika reguluje wtedy art. 124 Kodeksu pracy: za szkodę w prawidłowo powierzonym mieniu (pieniądze, narzędzia, odzież i obuwie robocze, a na podstawie § 2 również inne mienie, na przykład laptop czy samochód) pracownik odpowiada w pełnej wysokości. Kluczowy warunek to prawidłowe powierzenie, czyli podpisany protokół albo oświadczenie o przyjęciu sprzętu. Bez tej dokumentacji trudniej powołać się na pełną odpowiedzialność, dlatego firmowe papiery mają tu realne znaczenie. Pracownik może się od niej uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (art. 124 § 3).

Gdy umowa już wygasła, podstawą żądania zwrotu samej rzeczy jest roszczenie windykacyjne z art. 222 § 1 Kodeksu cywilnego: właściciel, czyli firma, może domagać się wydania rzeczy od każdego, kto nią faktycznie włada bez tytułu prawnego. Samo doręczenie wezwania sprawia, że świadczenie staje się wymagalne (art. 455 k.c.), bo obowiązek zwrotu jest bezterminowy i powstaje niezwłocznie po wezwaniu.

Uważaj na wynagrodzenie. Wartości niezwróconego sprzętu nie wolno po prostu potrącić z pensji ani z ekwiwalentu. Art. 87 Kodeksu pracy wymienia zamknięty katalog potrąceń dopuszczalnych bez zgody pracownika (między innymi egzekucja komornicza i zaliczki pieniężne), a należność za sprzęt się w nim nie mieści. Każde inne potrącenie wymaga zgody pracownika wyrażonej na piśmie (art. 91 § 1 k.p.). Bez takiej zgody jednostronne potrącenie jest bezskuteczne.

Rozróżnij dwa cele. Możesz żądać samej rzeczy (pozew o wydanie rzeczy) albo, gdy sprzęt zniknął lub został zniszczony, jej równowartości (odszkodowanie, czyli wezwanie do zapłaty i pozew o zapłatę). Jeżeli mimo wezwania sprzęt nie wraca, istnieje też możliwość złożenia zawiadomienia o podejrzeniu przywłaszczenia powierzonej rzeczy (art. 284 Kodeksu karnego). To odrębna droga karna, którą warto rozważyć ostrożnie i z pełną dokumentacją.

Termin: przepisy nie narzucają długości terminu na sam zwrot. Wyznacz rozsądny czas liczony od doręczenia pisma, w praktyce zwykle 7-14 dni.

Gdzie i jak je wysłać

Pismo wysyłasz na aktualny adres pracownika lub byłego pracownika. Najlepszą formą jest list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, bo daje pewną datę doręczenia, a od niej liczysz wyznaczony czas na zwrot. To potwierdzenie okaże się kluczowe, gdyby sprawa miała trafić na drogę sądową. Odłóż też kopię wezwania i całą dokumentację powierzenia: protokół przekazania, oświadczenie pracownika, fakturę zakupu sprzętu.

Co powinno zawierać wezwanie

• Dane firmy oraz dane pracownika, do którego kierujesz pismo.
• Dokładną listę sprzętu: rodzaj, marka, model, numer seryjny lub inwentarzowy.
• Podstawę powierzenia: datę i rodzaj dokumentu (protokół przekazania, umowa, oświadczenie).
• Wyraźne żądanie zwrotu wraz ze wskazaniem miejsca oraz sposobu oddania sprzętu.
• Termin na dobrowolny zwrot, liczony od doręczenia pisma.
• Rygor: zapowiedź skierowania sprawy do sądu (o wydanie rzeczy lub o zapłatę) i obciążenia kosztami.
• Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania firmy.

Jeśli szukasz szerszego, cywilnego szablonu bez wątku pracowniczego, zobacz przedsądowe wezwanie do wydania rzeczy. Pozostałe rodzaje pism znajdziesz na stronie wezwań.

Najczęstsze błędy

• Jednostronne potrącenie wartości sprzętu z wynagrodzenia lub ekwiwalentu bez pisemnej zgody pracownika (art. 91 k.p.).
• Brak protokołu powierzenia, przez co trudniej wykazać prawidłowe powierzenie i pełną odpowiedzialność z art. 124 k.p.
• Mylenie żądania zwrotu rzeczy z żądaniem zapłaty jej równowartości, bo to dwie różne drogi.
• Zbyt ogólny opis sprzętu, na przykład “służbowy laptop” bez marki i numeru.
• Wysłanie pisma bez potwierdzenia odbioru, przez co nie da się ustalić, od kiedy biegnie termin.

Nie pisz tego od zera

Prawomat przeprowadzi Cię przez kilka pytań i złoży gotowe wezwanie do zwrotu sprzętu służbowego, z listą mienia, podstawą prawną i terminem dopasowanym do Twojej sytuacji.

Napisz wezwanie do zwrotu sprzętu