Wezwanie do złożenia wyjaśnień

Pracownik spóźnia się bez usprawiedliwienia, nie wykonał polecenia albo złamał zasady BHP, a Ty rozważasz upomnienie lub naganę? Kodeks pracy nie pozwala ukarać go od razu. Najpierw musisz go wysłuchać, a wezwanie do złożenia wyjaśnień to pismo, które ten krok dokumentuje.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Napisz wezwanie do złożenia wyjaśnień

Kiedy wysłać wezwanie do złożenia wyjaśnień

Pod tą samą nazwą kryje się kilka różnych pism, więc zacznij od ustalenia, w jakiej jesteś sytuacji.

Najczęściej wezwanie do złożenia wyjaśnień pisze pracodawca do pracownika, zanim nałoży karę porządkową: upomnienie, naganę albo karę pieniężną. Temu przypadkowi poświęcamy tę stronę.

Zupełnie osobna sprawa to wezwanie z urzędu. Organ administracji może wezwać stronę lub świadka do złożenia wyjaśnień w toku postępowania na podstawie Kodeksu postępowania administracyjnego. Analogiczne uprawnienie ma organ podatkowy w Ordynacji podatkowej.

Bywa też, że firma prosi o wyjaśnienia kontrahenta albo pracownika nieformalnie, bez odrębnej podstawy w ustawie. Takie pismo opiera się wtedy na umowie lub regulaminie.

Dalsza część prowadzi Cię przez wersję pracowniczą, w której to Ty jesteś pracodawcą wysyłającym pismo przed decyzją o karze.

Podstawa prawna i termin

Kary porządkowe regulują artykuły 108-113 Kodeksu pracy. Katalog jest zamknięty: upomnienie i nagana, a za cięższe przewinienia, takie jak nietrzeźwość w pracy, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia czy złamanie przepisów BHP, także kara pieniężna (art. 108).

Sercem procedury jest art. 109 § 2: karę wolno zastosować dopiero po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Wezwanie do złożenia wyjaśnień otwiera właśnie ten etap. Wysłuchanie może odbyć się ustnie, a pismo daje Ci dowód, że dopełniłeś obowiązku.

Terminy pochodzą wprost z ustawy i są nieprzekraczalne. Kary nie można nałożyć po upływie 2 tygodni od dnia, w którym dowiedziałeś się o naruszeniu, ani po upływie 3 miesięcy od samego naruszenia (art. 109 § 1). Wezwanie i wysłuchanie muszą zmieścić się w tym oknie. Gdy pracownik jest nieobecny i nie możesz go wysłuchać, bieg dwutygodniowego terminu ulega zawieszeniu (art. 109 § 3).

Termin na samo złożenie wyjaśnień wyznaczasz Ty, bo ustawa go nie określa. Podaj datę realną dla pracownika, mieszczącą się przed upływem terminu na nałożenie kary.

Piszesz jako urząd? Wtedy podstawą są artykuły 50-56 Kodeksu postępowania administracyjnego, które regulują treść wezwania i granice obowiązku stawienia się. To odrębna procedura, więc nie łącz jej z pracowniczą.

Co to znaczy dla pracownika

Wezwanie do wyjaśnień daje pracownikowi szansę na przedstawienie swojej wersji: co się stało, dlaczego i w jakich okolicznościach. Warto z niej skorzystać, bo rzetelne wyjaśnienie potrafi powstrzymać karę albo złagodzić jej wymiar.

Pracownik ma prawo złożyć wyjaśnienia, choć nie ciąży na nim taki obowiązek. Milczenie czy odmowa nie blokują sprawy: pracodawca, który dał możliwość wypowiedzi, może nałożyć karę mimo braku odpowiedzi.

Jeśli kara już zapadła, a pracownik uważa ją za bezpodstawną lub wymierzoną z naruszeniem prawa, ma 7 dni od zawiadomienia na wniesienie sprzeciwu (art. 112 Kodeksu pracy). Gdy pracodawca sprzeciw odrzuci, pracownik może w ciągu 14 dni skierować sprawę do sądu pracy.

Gdzie i jak je doręczyć

Wezwanie kierujesz bezpośrednio do pracownika. Możesz wręczyć je osobiście za potwierdzeniem odbioru albo wysłać na jego adres. Zależy Ci na potwierdzeniu daty doręczenia, bo od niej zaczyna biec termin, który sam wyznaczyłeś na wyjaśnienia.

Wysłuchanie zorganizuj tak, aby pracownik miał realną możliwość się wypowiedzieć: wskaż konkretny dzień, godzinę i miejsce spotkania albo pozwól odpowiedzieć na piśmie. Formy pisemnej wymaga dopiero zawiadomienie o nałożonej karze (art. 110); samo wezwanie takiego wymogu nie ma.

Co powinno zawierać wezwanie

• Dane pracodawcy oraz pracownika: imię, nazwisko, stanowisko.
• Miejscowość i datę sporządzenia pisma.
• Opis zdarzenia lub naruszenia obowiązku pracowniczego wraz z datą, przedstawiony neutralnie.
• Powołanie na art. 109 § 2 Kodeksu pracy i wskazanie, że chodzi o wysłuchanie przed ewentualną karą.
• Sposób i termin złożenia wyjaśnień: ustnie w danym dniu i miejscu albo na piśmie do wskazanej daty.
• Podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej do działania w jego imieniu.

Inne pisma przydatne pracodawcy, na przykład wezwanie do zwrotu sprzętu służbowego, znajdziesz w sekcji wezwań.

Najczęstsze błędy

• Nałożenie kary bez wcześniejszego wysłuchania. To jedna z najczęstszych przyczyn uchylenia kary przez sąd pracy.
• Przekroczenie terminów z art. 109. Po 2 tygodniach od powzięcia wiadomości o naruszeniu albo 3 miesiącach od samego naruszenia kary już nie nałożysz.
• Przesądzanie winy w treści pisma. Wezwanie ma pytać o wyjaśnienia. Ogłaszanie, że pracownik zawinił, zanim się wypowie, podważa sens wysłuchania.
• Mylenie wezwania do wyjaśnień z zawiadomieniem o karze. To dwa różne pisma i dwa różne etapy procedury.
• Traktowanie milczenia pracownika jako przeszkody. Skoro dałeś mu szansę wypowiedzi, brak odpowiedzi nie wstrzymuje sprawy.

Nie pisz tego od zera

Prawomat zada Ci kilka pytań i złoży gotowe wezwanie do złożenia wyjaśnień: z podstawą z Kodeksu pracy, neutralnym opisem zdarzenia i terminem na odpowiedź dopasowanym do Twojej sytuacji.