Oświadczenie o niezaleganiu

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy wolno napisać oświadczenie zamiast zaświadczenia

Oświadczenie o niezaleganiu podpisujesz Ty. Zaświadczenie wydaje ZUS albo naczelnik urzędu skarbowego po sprawdzeniu Twojego konta. Ustal, którego z tych dwóch dokumentów chce adresat, zanim cokolwiek napiszesz.

W postępowaniu administracyjnym zamiana jest możliwa, ale wąsko. Art. 75 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego pozwala na nią dopiero przy dwóch warunkach naraz: żaden przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia tych faktów zaświadczeniem, a Ty o odebranie oświadczenia wystąpisz. Wtedy organ oświadczenie odbiera, składane pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania. Gdy przepis zaświadczenia wymaga, Twoje pismo go nie zastąpi, choćbyś napisał je bez zarzutu.

Mocniejsze narzędzie leży kawałek dalej. Art. 220 § 1 KPA zakazuje urzędowi żądania zaświadczenia albo oświadczenia na potwierdzenie faktów, które zna z urzędu albo umie ustalić z własnych ewidencji, z rejestrów publicznych innych podmiotów publicznych czy z okazanych mu dokumentów urzędowych. Gdyby mimo to żądał, art. 220 § 2 KPA każe mu wskazać przepis, który urzędowego potwierdzenia wymaga. Możesz o ten przepis po prostu poprosić. Po stronie podatkowej tę samą rolę pełni art. 306d Ordynacji podatkowej.

Poza urzędem rządzą wymagania adresata. Bank, wynajmujący i zamawiający ustalają je sami, więc gdy w warunkach stoi słowo zaświadczenie, oświadczenie ich nie zwiąże.

Zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek

Służy do tego formularz RWN, wniosek płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. Kanały: portal eZUS (dawniej PUE ZUS), biznes.gov.pl, placówka albo poczta. ZUS wydaje zaświadczenie bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu siedmiu dni (art. 217 § 3 KPA, stosowany do spraw ZUS przez art. 123 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Opłaty skarbowej nie ma, bo sprawy ubezpieczenia społecznego są z niej wyłączone (art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy o opłacie skarbowej).

Zaświadczenie wydane elektronicznie i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym wolno wykorzystać w formie zwykłego wydruku (art. 50 ust. 4a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), a odbiorca potwierdzi jego autentyczność w wyszukiwarce zaświadczeń na stronie ZUS (art. 50 ust. 4b). Odmowa wraca w postaci decyzji.

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach

Skarbowym odpowiednikiem jest zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości, druk ZAS-W. Naczelnik urzędu skarbowego wydaje je na podstawie dokumentacji własnego organu i informacji od innych organów podatkowych (art. 306e § 1 Ordynacji podatkowej), również w ciągu siedmiu dni od złożenia wniosku (art. 306a § 5).

Opłata skarbowa to 21 zł od każdego egzemplarza (załącznik cz. II ust. 8 do ustawy o opłacie skarbowej), płatne gminie, w której siedzibę ma urząd wydający dokument (art. 12). Wyjątek wart zapamiętania: wniosek złożony przez konto w e-Urzędzie Skarbowym opłacie nie podlega (art. 3b tej ustawy), a dokument potrafi wrócić w kilka minut.

Dwa szczegóły przydają się w przetargu. Jeżeli zapłatę zaległości odroczono albo rozłożono na raty, do upływu terminów z decyzji uznaje się, że zaległości podatkowej nie ma (art. 306e § 5). Na żądanie urząd dopisze też, czy toczy się wobec Ciebie postępowanie egzekucyjne albo postępowanie zmierzające do ujawnienia zaległości (art. 306e § 4).

Co powinno zawierać oświadczenie

• Twoje dane i identyfikator, po którym adresat rozpozna konto: NIP albo PESEL, przy spółce także numer KRS.
• Wskazanie, czego dotyczy: składek do ZUS, podatków, czy jednego i drugiego.
• Dzień, na który potwierdzasz stan. Oświadczenie mówi o jednej dacie i za tydzień może być już nieaktualne.
• Wniosek o odebranie oświadczenia w trybie art. 75 § 2 KPA, gdy piszesz do organu.
• Miejscowość, datę i podpis.

Najczęstsze błędy

• Liczenie na to, że oświadczenie zastąpi zaświadczenie zawsze. Zastępuje wyjątkowo i tylko w warunkach z art. 75 § 2 KPA.
• Wysyłka pisma na skrzynkę mailową urzędu. W sprawie ZUS podanie wniesione na adres poczty elektronicznej organu pozostawia się bez rozpoznania (art. 63 § 1 KPA). W urzędzie skarbowym reguła jest ostrzejsza: pismo wniesione w formie innej niż wskazana w art. 168 § 1 pozostawia się bez rozpatrzenia, bez obowiązku zawiadamiania o tym wnoszącego (art. 169 § 1b Ordynacji podatkowej).
• Mylenie ZUS z urzędem skarbowym. Każdy z nich potwierdza wyłącznie własne należności, więc do przetargu zwykle potrzebne są dwa dokumenty.
• Uznawanie rat za zaległość albo odwrotnie. Rozstrzyga art. 306e § 5 Ordynacji, a niezapłacona rata przywraca dawny termin płatności (art. 49 § 2).
• Lekceważenie stawki tam, gdzie w grze są pieniądze publiczne. Przy zamówieniu publicznym, dotacji albo kredycie nierzetelne pisemne oświadczenie o okoliczności istotnej dla ich uzyskania jest osobnym przestępstwem z art. 297 Kodeksu karnego, a rygor odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania działa wyłącznie tam, gdzie przewiduje go ustawa (art. 233 § 6 KK), co rozwija strona o oświadczeniu o odpowiedzialności.

Potrzebujesz gotowego pisma? Napisz oświadczenie albo zajrzyj do pozostałych oświadczeń.