Podanie o przedłużenie umowy o pracę

Umowa na czas określony dobiega końca, a Ty chcesz pracować dalej. Tu jest haczyk: umowa terminowa wygasa sama, z upływem daty, bez żadnego wypowiedzenia. Jeśli nikt nie zrobi ruchu, zatrudnienie po prostu się kończy. Podanie o przedłużenie umowy to Twój ruch, czyli prośba do pracodawcy, żeby kontynuował współpracę na nowych warunkach.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy piszesz podanie o przedłużenie umowy

Podanie składasz wtedy, gdy Twoja obecna umowa ma określony koniec, a Ty chcesz zostać w firmie dłużej. Najczęściej chodzi o:

• koniec umowy na czas określony i chęć zawarcia kolejnej umowy terminowej;
• przejście z umowy terminowej na umowę na czas nieokreślony;
• koniec umowy na okres próbny, po której chcesz zostać na stałe.

Przykład: Twoja druga umowa na czas określony kończy się za miesiąc, a Ty chcesz pracować dalej, więc piszesz do działu kadr z prośbą o kolejną umowę. Inny przypadek: pracujesz u tego samego pracodawcy już prawie trzy lata i chcesz poprosić o umowę bezterminową. W obu sytuacjach to Ty inicjujesz rozmowę, bo umowa terminowa nie przedłuża się automatycznie.

Podstawa prawna i termin

Zacznijmy od rzeczy, która często zaskakuje: samo podanie o przedłużenie umowy nie ma ustawowego wzoru ani odrębnej podstawy prawnej. To zwykła prośba pracownika, a nie sformalizowany wniosek. Decyzja należy do pracodawcy, który nie ma obowiązku się na nią zgodzić.

Kodeks pracy wyznacza jednak ramy, w których taka umowa może być przedłużana. Art. 25(1) Kodeksu pracy ogranicza umowy terminowe: łączny okres zatrudnienia na umowach na czas określony u tego samego pracodawcy nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba tych umów nie może przekroczyć trzech. Przekroczenie któregokolwiek limitu oznacza, że od tego momentu jesteś zatrudniony na czas nieokreślony z mocy prawa, czyli automatycznie.

Ważny szczegół przy przedłużaniu: aneks wydłużający czas trwania umowy terminowej traktuje się jak zawarcie kolejnej umowy (art. 25(1) Kodeksu pracy). Przedłużenie umowy aneksem też więc wlicza się do limitu trzech umów.

Od limitów są wyjątki (m.in. umowa na zastępstwo, praca dorywcza lub sezonowa, praca na czas kadencji oraz obiektywne przyczyny po stronie pracodawcy). W takich przypadkach pracodawca zawiadamia okręgowego inspektora pracy w ciągu 5 dni roboczych od zawarcia umowy.

Termin na złożenie samego podania nie jest uregulowany, więc nie ma ustawowego terminu. W praktyce złóż je z wyprzedzeniem, zanim obecna umowa się skończy, żeby pracodawca zdążył przygotować dokumenty. Jeśli zależy Ci na ciągłości zatrudnienia, nie zwlekaj do ostatniego dnia.

Gdzie i jak złożyć

Adresatem podania jest pracodawca, czyli firma, w której pracujesz. W praktyce pismo trafia do działu kadr, do przełożonego albo bezpośrednio do osoby zarządzającej, zależnie od wielkości firmy.

Podanie złóż tak, żeby został ślad. Najbezpieczniej osobiście w kadrach lub sekretariacie, z prośbą o potwierdzenie wpływu na kopii. Wiele firm przyjmuje takie pisma także e-mailem lub przez wewnętrzny system kadrowy, a pocztą najlepiej listem poleconym. Zachowaj kopię i dowód złożenia, żeby mieć pewność, kiedy pismo dotarło. Zobacz też inne podania do pracodawcy, jeśli szukasz pisma w innej sprawie.

Co powinno zawierać

Skoro nie ma urzędowego formularza, trzymaj się elementów typowego pisma:

• miejscowość i data sporządzenia;
• Twoje dane - imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe;
• dane pracodawcy - nazwa i adres (adresat);
• nagłówek - słowo „Podanie” albo „Prośba o przedłużenie umowy o pracę”;
• treść prośby - wskaż konkretną umowę (data zawarcia, rodzaj, data wygaśnięcia) i napisz, o co prosisz: o kolejną umowę terminową czy o umowę na czas nieokreślony;
• uzasadnienie - krótko, dlaczego warto kontynuować współpracę;
• podpis odręczny.

Ton trzymaj rzeczowy i uprzejmy. To prośba, a nie roszczenie, więc konkretne, spokojne pismo działa lepiej niż długi wywód. Pamiętaj, że pracodawca może, ale nie musi się zgodzić.

Najczęstsze błędy

• Czekanie na ruch pracodawcy. Umowa terminowa wygasa sama; jeśli chcesz zostać, to Ty musisz o to poprosić.
• Mylenie przedłużenia z wypowiedzeniem. Podanie o przedłużenie to prośba o kontynuację, a nie oświadczenie o zakończeniu umowy.
• Przekonanie, że umowę na czas nieokreślony też się przedłuża. Ona nie ma daty końca, więc nie ma czego przedłużać.
• Pominięcie limitu trzech umów i 33 miesięcy. Czwarta umowa terminowa (lub przekroczenie 33 miesięcy) staje się z mocy prawa umową bezterminową.
• Brak wskazania konkretnej umowy. Podaj datę zawarcia i termin wygaśnięcia, żeby nie było wątpliwości, czego dotyczy prośba.
• Złożenie bez potwierdzenia. Bez podpisanej kopii lub potwierdzenia nadania trudno wykazać, że i kiedy pismo wpłynęło.

Napisz podanie z Prawomatem

Nie musisz układać pisma od zera. Prawomat zada Ci kilka pytań, czyli kto pisze, do jakiego pracodawcy, której umowy dotyczy prośba i o jaki tryb chodzi, i przygotuje gotowe podanie do pobrania. Jeśli dopiero starasz się o etat, zajrzyj do wzoru podania o przyjęcie do pracy.

Napisz podanie