Podanie do archiwum o wydanie świadectwa pracy wzór

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Kiedy piszesz to podanie

Sytuacja jest zwykle taka sama: potrzebujesz świadectwa pracy sprzed lat - do emerytury, do zaliczenia stażu, do sprawy w sądzie albo w urzędzie - a firma, w której pracowałeś, już nie istnieje. Została zlikwidowana, ogłosiła upadłość albo się przekształciła. Nie masz do kogo napisać, bo nie ma pracodawcy.

To nie znaczy, że dokumenty przepadły. Akta osobowe i płacowe mają ustawowy okres przechowywania i po zamknięciu firmy nie są niszczone - trafiają do kogoś, kto ma je przechować. Twoje zadanie to najpierw ustalić, gdzie są, a potem napisać podanie do tego miejsca.

Gdzie trafiła dokumentacja i jak ją znaleźć

Losem tych akt rządzi ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (rozdział 4a, art. 51a i następne). Przy likwidacji lub upadłości firmy to likwidator albo syndyk wskazuje przechowawcę dokumentacji osobowej i płacowej; jeśli tego nie zrobi, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy. Przechowywanie tych akt to działalność regulowana - przechowawcy są wpisani do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa.

Gdzie konkretnie szukać? Masz trzy tropy:

• Ogólnopolska baza miejsc przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, którą prowadzi Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Wpisujesz nazwę dawnego pracodawcy i miejscowość, a baza wskazuje, kto przechowuje jego akta.
• ZUS - prowadzi bazę zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy i podpowie, gdzie szukać dokumentów.
• Archiwum państwowe właściwe dla siedziby firmy - jeśli akta trafiły do zasobu państwowego.

Adresy i linki do baz znajdziesz w sekcji źródeł na końcu strony.

Co archiwum może wydać, a czego nie

Tu jest sedno i najczęstsze rozczarowanie. Archiwum ani przechowawca nie wystawią Ci nowego świadectwa pracy - nie są pracodawcą. Świadectwo wydaje wyłącznie pracodawca i to on ma taki obowiązek na podstawie art. 97 Kodeksu pracy. Nie ma też czegoś takiego jak „duplikat” świadectwa - prawo takiej instytucji nie zna.

Co więc dostaniesz? Uwierzytelnioną kopię lub odpis tych dokumentów, które fizycznie zachowały się w przekazanych aktach. Jeśli jest wśród nich egzemplarz Twojego świadectwa pracy, przechowawca sporządzi jego poświadczoną kopię. Jeśli świadectwa tam nie ma, wyda kopie tego, co jest: umów o pracę, kart wynagrodzeń, angaży. Dla ZUS taka poświadczona kopia ma tę samą wartość co oryginał.

Dla porównania: gdyby pracodawca wciąż istniał, także nie wystawiałby „duplikatu”, tylko kopię dokumentacji pracowniczej na Twój wniosek, w terminie 30 dni, na podstawie art. 94(12) Kodeksu pracy.

Za sporządzenie kopii lub odpisu przechowawca może pobrać opłatę, której górną granicę wyznacza rozporządzenie ministra. Archiwum państwowe oraz dawny pracodawca zwykle wydają dokumenty nieodpłatnie.

Co powinno zawierać podanie

Nie ma jednego urzędowego formularza. Podanie do archiwum albo przechowawcy powinno zawierać:

• miejscowość i datę;
• Twoje dane - imię, nazwisko, PESEL, adres do korespondencji;
• nazwisko noszone w okresie zatrudnienia, jeśli było inne (to częsta przyczyna, dla której teczki nie da się odnaleźć);
• pełną nazwę i adres byłego pracodawcy oraz nazwę zakładu lub wydziału;
• okres zatrudnienia (od-do) i zajmowane stanowisko;
• czego dokładnie potrzebujesz - kopii świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ERP-7), kopii kart płac;
• cel - na przykład ustalenie emerytury w ZUS;
• własnoręczny podpis.

Im dokładniej opiszesz miejsce i czas pracy, tym większa szansa na odnalezienie akt.

Gdy dokumentów nie da się znaleźć - droga przez ZUS

Jeśli akta zaginęły i żaden przechowawca ich nie ma, do emerytury czy renty wciąż jest droga. Sam okres zatrudnienia można udowodnić także zeznaniami świadków - potrzebujesz oświadczenia o braku dokumentów (druk ZUS Rp-9) i zeznań co najmniej dwóch świadków (druk ZUS Rp-8). Uwaga: świadkowie potwierdzą fakt i okres pracy, ale nie wysokość wynagrodzenia - tej z zeznań ustalić się nie da. Dlatego zawsze najpierw warto wyczerpać drogę archiwalną. Jeśli szykujesz się właśnie do przejścia na emeryturę, zadbaj o te dokumenty z wyprzedzeniem.

Najczęstsze błędy

• Żądanie „duplikatu” albo nowego świadectwa pracy - archiwum wyda tylko kopię lub odpis z zachowanych akt, nie nowy dokument.
• Pominięcie nazwiska z okresu zatrudnienia - jeśli zmieniłeś nazwisko, bez tej informacji teczki mogą nie odnaleźć.
• Zbyt ogólny opis pracodawcy - sama branża nie wystarczy; podaj pełną nazwę, adres i lata pracy.
• Pisanie w ciemno do dowolnego archiwum - najpierw sprawdź bazę przechowawców, żeby trafić pod właściwy adres.
• Rezygnacja, gdy akt nie ma - do samego okresu pracy zostaje droga przez ZUS i zeznania świadków.

Napisz podanie z Prawomatem

Nie musisz układać pisma od zera. Prawomat zapyta o dane pracodawcy, okres zatrudnienia i to, czego potrzebujesz, a potem złoży gotowe podanie do pobrania. Napisz podanie albo sprawdź inne podania do urzędów i instytucji.