Praca zdalna: przepisy, prawa i obowiązki

Pracujesz z domu kilka dni w tygodniu albo dopiero chcesz o to poprosić, a od razu mnożą się pytania. Czy pracodawca musi się zgodzić? Kto płaci za prąd i internet? Czym różni się stała praca zdalna od tych kilku dni „na home office”, które bierze się od czasu do czasu? Jeszcze niedawno odpowiedzi trzeba było wyszukiwać po omacku w specustawach. Od 7 kwietnia 2023 roku jest inaczej: praca zdalna ma swój własny rozdział w Kodeksie pracy.

Poniżej tłumaczę, od kiedy i na jakich zasadach działają te przepisy, jakie są rodzaje pracy zdalnej, co musi zapewnić pracodawca i kiedy nie może odmówić Twojemu wnioskowi. Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Dotyczy prawa polskiego.

Od kiedy praca zdalna jest w Kodeksie pracy

Stałe przepisy o pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku na mocy ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240). To one zastąpiły rozwiązania znane z czasów pandemii i wcześniejszą, dziś już uchyloną, telepracę.

Cała materia mieści się w rozdziale IIc Kodeksu pracy, czyli w art. 67(18) i kolejnych. Sama definicja jest dość pojemna: zgodnie z art. 67(18) Kodeksu pracy praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (w tym pod adresem zamieszkania) z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Dwa słowa są tu kluczowe: „uzgodnionym” i „wskazanym”. Praca zdalna co do zasady opiera się na porozumieniu obu stron, a miejsce jej wykonywania wskazuje pracownik. Wyjątkiem są sytuacje szczególne: w okresie stanu nadzwyczajnego, epidemii albo działania siły wyższej pracodawca może pracę zdalną polecić (art. 67(19) Kodeksu pracy). Poza takimi okolicznościami nikt nie wyśle Cię do domu jednostronnym poleceniem ani Ty sam nie przejdziesz na zdalną bez zgody firmy.

Trzy rodzaje pracy zdalnej: całkowita, hybrydowa i okazjonalna

W praktyce przepisy opisują trzy warianty, które łatwo pomylić, a różnice między nimi mają realne skutki.

Praca zdalna całkowita to model, w którym wszystkie obowiązki wykonujesz poza siedzibą pracodawcy. Do biura nie przychodzisz w ogóle albo tylko wyjątkowo.

Praca zdalna częściowa, czyli hybrydowa, to mieszanka: część dni spędzasz w firmie, część w domu. To dziś najpopularniejszy układ. Zarówno wariant całkowity, jak i hybrydowy opierają się na tych samych zasadach: wymagają uzgodnienia, a pracodawcę obciążają pełne obowiązki, o których za chwilę.

Praca zdalna okazjonalna rządzi się osobnymi regułami. Reguluje ją art. 67(33) Kodeksu pracy: wykonuje się ją na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. To rozwiązanie na doraźne sytuacje: gdy potrzebujesz popracować z domu, bo przyjechał hydraulik albo chcesz uniknąć dojazdu w jeden konkretny dzień.

Najważniejsza różnica jest taka: do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się większości przepisów o pracy zdalnej „regularnej”. Oznacza to między innymi, że przy tych 24 dniach pracodawca nie ma obowiązku zwracać Ci kosztów energii czy internetu ani wypłacać ekwiwalentu, a firma nie musi ustalać dla niej osobnych zasad w regulaminie. To wygoda dla obu stron, ale i pułapka: jeśli planujesz pracować z domu regularnie, okazjonalna praca zdalna nie jest właściwym trybem.

Obowiązki pracodawcy: sprzęt, koszty i ekwiwalent lub ryczałt

Tu zaczyna się część, która interesuje pracowników najbardziej. Przy pracy zdalnej całkowitej i hybrydowej art. 67(24) Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę konkretne obowiązki.

Po pierwsze, pracodawca ma zapewnić Ci materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania zadań, najczęściej komputer czy telefon. Po drugie, ma pokryć koszty instalacji, serwisu i konserwacji tych narzędzi.

Po trzecie (i to budzi najwięcej pytań) pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (czyli internetu), niezbędnych do pracy zdalnej. Jeśli używasz własnego sprzętu, należy Ci się dodatkowo ekwiwalent pieniężny.

Prawo daje tu firmie elastyczność co do formy rozliczenia. Zamiast dokładnie wyliczać każdy rachunek, pracodawca może wypłacać ryczałt, stałą kwotę odpowiadającą przewidywanym kosztom (art. 67(24) Kodeksu pracy). Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu bierze się pod uwagę m.in. normy zużycia materiałów i sprzętu, ich ceny rynkowe oraz zużycie energii i koszty usług telekomunikacyjnych.

Jest jeszcze plus, o którym łatwo zapomnieć: zapewnienie sprzętu, pokrycie kosztów oraz wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie są dla Ciebie przychodem w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym (art. 67(25) Kodeksu pracy). Nie zapłacisz więc od nich PIT-u ani składek.

Same zasady pracy zdalnej (kto, na jakich warunkach i z jakim ryczałtem) pracodawca ustala w porozumieniu ze związkami zawodowymi albo w regulaminie. Gdy takich ustaleń nie ma, określa je w poleceniu albo w porozumieniu zawartym bezpośrednio z Tobą.

Wniosek o pracę zdalną i kiedy pracodawca musi go uwzględnić

Wniosek o pracę zdalną możesz złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej. Zasada jest prosta: przejście na zdalną to uzgodnienie, więc pracodawca może się nie zgodzić, chyba że należysz do jednej z grup szczególnie chronionych.

Zgodnie z art. 67(19) § 6 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:

pracownicę w ciąży,
pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności,
rodzica dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub z odpowiednim zaświadczeniem o ciężkim stanie zdrowia.

Ten obowiązek nie jest jednak bezwarunkowy. Pracodawca może odmówić, jeżeli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, na przykład gdy stanowisko z natury wymaga obecności na miejscu. O przyczynie odmowy musi Cię poinformować w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

Jeśli chcesz takie pismo przygotować od podstaw, Prawomat poprowadzi Cię przez stworzenie wniosku o pracę zdalną na podstawie kilku Twoich odpowiedzi. Jedno zastrzeżenie: prawo do pracy zdalnej nie zależy od tego, czy masz umowę na czas nieokreślony, czy umowę o pracę na czas określony: rodzaj umowy nie przesądza tu o niczym.

BHP i ocena ryzyka przy pracy z domu

Przeniesienie pracy do mieszkania nie znosi przepisów o bezpieczeństwie i higienie: zmienia tylko ich zakres. Art. 67(31) Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązki BHP w ograniczonej formie, dostosowanej do tego, że nie kontroluje on Twojego biurka tak jak firmowego.

Pracodawca ma sporządzić ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej. Powinna ona uwzględniać w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne. Na tej podstawie tworzy się informację o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy w domu.

Po Twojej stronie jest oświadczenie, potwierdzenie, że zapoznałeś się z oceną ryzyka oraz że na Twoim stanowisku pracy zdalnej zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki. Dopiero po jego złożeniu praca zdalna może ruszyć. I jeszcze jedno: wypadek przy pracy zdalnej to nadal wypadek przy pracy, z obowiązkiem zgłoszenia i ustalenia okoliczności.

Najczęstsze błędy i nieporozumienia

Na pracy zdalnej ludzie potykają się zwykle na tych samych rzeczach:

Mylenie pracy okazjonalnej z regularną. Te 24 dni w roku to tryb doraźny bez zwrotu kosztów. Jeśli pracujesz z domu na stałe, to nie jest praca okazjonalna i należą Ci się ekwiwalent lub ryczałt.
Założenie, że pracodawca musi zgodzić się zawsze. Obowiązek uwzględnienia wniosku dotyczy wymienionych grup, a i tak ustępuje przed organizacją lub rodzajem pracy.
Rezygnacja ze zwrotu kosztów energii i internetu. Przy pracy zdalnej całkowitej i hybrydowej to Twoje prawo, a nie dobra wola firmy.
Brak pisemnych zasad. Gdy nie ma regulaminu ani porozumienia, łatwo o spory o sprzęt, ryczałt czy dni pracy w biurze.
Traktowanie pracy zdalnej jak dawnej telepracy. Stare przepisy o telepracy zostały uchylone: obowiązuje rozdział o pracy zdalnej z 2023 roku.

Praca zdalna przestała być prowizorką sprzed lat i ma dziś jasne ramy. Jeśli znasz swój rodzaj pracy zdalnej, wiesz, co musi zapewnić pracodawca, i pilnujesz formy wniosku, rozmowa o pracy z domu staje się znacznie spokojniejsza.